دفاتر قانونی(حسابداری) چیست؟ انواع دفتر قانونی چه کاربردی دارند؟
طبق ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم، اشخاص حقوقی موظفند تمامی اسناد و دفاتر قانونی خود را با رعایت اصول تعیین شده توسط قانون تجارت تنظیم کنند.
مطابق قانون تجارت، شرکت‌ها برای تشخیص و تعیین درآمد مشمول مالیات، بایستی اظهارنامه مالیاتی خود را در بازه زمانی مشخصی به مراجع مربوطه ارائه دهند.
دفاتر قانونی چیست؟
- دفتر قانونی شامل تمامی اطلاعات بدهکاری و بستانکاری و کلیه اطلاعات مالی شرکت یا مجموعه، به ترتیب تاریخ وقوع است.
- این اسناد به علت اصول مشخصی که بر آن حاکم است مورد تایید قانون هستند.
- تهیه این دفاتر علاوه بر الزام قانونی، موجب نظم و دقت بیشتر می‌شود.
- بر اساس قانون، به طور معمول حسابداران باید دفاتر قانونی را تا پایان سال مالی به صورت دستی تکمیل کنند.
- پس از تکمیل دفاتر توسط حسابدار بایستی مقام مسئول شرکت، دفاتر را تایید کند.
- در نهایت دفاتر تایید شده به مراجع ذی ربط شرکت تحویل داده شده و پلمپ می‌شوند.
- (پلمپ دفاتر قانونی) پلمپ شدن دفاتر به معنی بسته شدن اطلاعات است. به طوری که دیگر امکان اصلاح اطلاعات مالی وجود ندارد.
- پلمپ دفاتر قانونی توسط اداره ثبت شرکت انجام می‌شود.
- در مهر پلمپ، تاریخ، تعداد صفحات دفتر، تعداد جلد هر دفتر و اطلاعات شرکت ثبت می‌شود.
- پس از طی این فرایند، دفاتر برای بررسی اطلاعات مالی، به کارشناسان مالیاتی سپرده خواهند شد.
انواع دفاتر حسابداری
- دفاتر رسمی و قانونی که تنظیم و تهیه آن دارای اجبار قانونی است شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است.
- علاوه بر دفاتر قانونی یکسری دفاتر غیر رسمی و بدون اجبار قانونی نیز وجود دارد. این دفاتر صرفاً جهت سهولت و نظم در امور حسابداری مجموعه و محافظت اطلاعات به کار می‌روند.
معروف ترین دفتر غیر رسمی، دفتر معین است.
در ادامه هر یک از دفاتر رسمی تشریح می‌شوند
1- دفاتر قانونی
الف) دفتر روزنامه
- دفتر روزنامه دفتری است که تمام معاملات و تراکنش‌های مالی در آن ثبت می شود. در این دفتر معاملات باید به ترتیب تاریخ وقوع ثبت شوند. ساختار دفتر روزنامه، متشکل از چند ستون است.
- در هر یک از این ستون‌ها، شماره سند، تاریخ، مبالغ بدهکاری و بستانکاری و شرح رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ ثبت می‌شوند.
- در ستون شرح رویداد، لازم است شرح مختصر از رویداد مالی و نام حسابی که بدهکار یا بستانکار است، نوشته شود.
- این دفتر عمدتا برای ارائه صورت های مالیاتی سالانه استفاده می شود.
گاهاً مجموعه حسابداران یک شرکت، تصمیم می‌گیرند تا یک سری رویدادهای خاص مالی را به صورت جداگانه بررسی و ثبت کنند. لذا دفتر روزنامه را در دو نسخه تنظیم می‌کنند.
در این حالت به جای یک دفتر روزنامه، «دفتر روزنامه اختصاصی» و «دفتر روزنامه عمومی» خواهیم داشت.
ب) دفتر کل
- به علت تنوع داده‌های حسابداری در دفتر روزنامه، یافتن نوع خاصی از رویدادهای مالی در شرکت‌های بزرگ با حجم معاملات، بالا کار دشواری است.
- این نقص و محدودیت دفتر روزنامه، باعث تشویق حسابداران به استفاده از دفتر کل می‌شود.
- زیرا ساختار دفتر کل به گونه‌ای است که دسترسی به اطلاعات هر حساب را تسهیل می‌کند.
- دفتر کل برای هر حساب، صفحه‌ای جداگانه در نظر می‌گیرد. بنابراین تمامی عملیات و شرح رویدادهای یک حساب، به ترتیب زمان رویداد در یک صفحه جای می‌گیرند.
- ساختار دفتر کل، نظم و دقت آن ارزش قانونی خاصی به آن می بخشد. به طوری که یکی از معتبر ترین دفاتر قانونی هر مجموعه ای محسوب می‌شود.
ذکر نکات زیر در رابطه با دفتر کل خالی از لطف نخواهد بود:
- تمامی اطلاعات تشکیل دهنده دفتر کل از دفتر روزنامه استخراج می‌شود.
- بر اساس نکته قبل نباید مغایرتی در خروجی‌های این دو دفتر مشاهده شود.
- بسته به تصمیم تیم حسابداری، اطلاعات بصورت هفته‌ای، ده روزه و پانزده روزه وارد دفتر کل می‌شوند.
- مزیت عمده دفتر کل، امکان محاسبه آسان میزان بدهکاری یا بستانکاری هر حساب است.
همچنین می‌دانیم دفتر کل شامل فهرست رویدادها که شامل بدهکاری و بستانکاری یک حساب است. در حقیقت همین ویژگی دفتر کل باعث می‌شود اطلاعات مانده حساب به سرعت بدست آید.
2- دفاتر غیر رسمی
الف) دفتر معین
همان گونه که بیان شد، دفتر کل نمونه بهبود یافته دفتر روزنامه است. همچنین می‌توان دفتر معین (کمکی) را نیز نمونه بهبود یافته دفتر کل در امور حسابداری دانست.
دفتر معین از انواع دفاتر غیر رسمی است و بسته به نیاز شرکت ها تهیه می شود.
این دفتر در زمینه تفکیک حساب‌ها کمک‌های شایانی به حسابداران می‌کند. به همین علت به آن دفتر معین یا کمکی گفته می‌شود.
معمولاً اطلاعات کامل یک یا چند حساب خاص، برای امور حسابداری شرکت یا مجموعه اهمیت بالایی دارند و لازم است همیشه در دسترس باشند. دفتر معین در اینگونه موارد خاص کاربرد دارد.
در واقع تمام اطلاعات و شرح رویدادهای حساب‌ها، از دفتر کل به دفتر معین وارد می شوند.
این به معنی کامل نبودن دفتر کل نیست. بلکه نشان دهنده اهمیت در دسترس بودن حساب‌های وارد شده به دفتر معین است.
با توجه به جامع نبودن دفتر معین می توان دریافت که این دفتر بیشتر برای امور داخلی حسابداری یک شرکت اهمیت دارد.
معروف‌ترین دفاتر معین عبارت اند از:
- دفتر معین بدهکاران شرکت
- دفتر معین بستانکاران شرکت
- دفتر معین اموال شرکت
- دفتر معین بانک
دفاتر غیر رسمی به دفتر معین محدود نمی شوند اما هیچ کدام به اندازه دفتر معین شناخته شده نیستند. در ادامه به بررسی چند نمونه از آن‌ها پرداخته می‌شود.
ب) دفتر دارایی
طبق ماده 9 قانون تجارت، دفتر دارایی شامل اطلاعات و گزارش کامل دارایی‌های منقول وغیر منقول یک فرد تاجر است.
این گزارش باید در دفتر دارایی و به صورت سالانه به مراجع قانونی ارائه شود. امروزه اما با وجود ترازنامه‌های تبین شده، این دفاتر کارایی چندانی ندارند.
ج) دفتر کپیه
طبق ماده 10 قانون تجارت، این دفتر شامل کلیه رسیدها، صورت حساب‌ها و تمامی نامه‌های ارسالی یا دریافتی مجموعه است.
به علت کامپیوتری شدن تمامی این فرایندهای مالی، از این مورد نیز به ندرت استفاده می‌شود.
اگر دفاتر قانونی تنظیم نشود چه مشکلاتی پیش خواهد آمد؟
بر اساس صحبت‌های بیان شده، در رابطه با تهیه دفاتر قانونی توسط شرکت‌ها الزام قانونی وجود دارد.
زیرا در صورت عدم تهیه و ارائه آن‌ها به مراجع قانونی، شرکت متحمل جریمه به میزان بیست درصد مالیات مصوب مجموعه خواهد شد.
بنابراین قبل از اتمام سال مالی دفاتر اصلی باید تهیه و پلمپ شوند.
در صورتی که یک دفتر، برای عملیات‌های مالی کافی نبود، حسابدار ملزم به تهیه جلد شماره دو خواهد بود.
رد دفاتر و علت آن چیست؟
در پایان سال مالی، دفاتر قانونی توسط کارشناسان دریافت می‌شود. وظیفه کارشناسان بررسی هر گونه جعل سند و ناهماهنگی احتمالی در حساب‌ها است.
هم چنین آن‌ها نحوه وارد کردن اطلاعات مالی را نیز بررسی خواهند کرد.
در صورت مشاهده هر گونه مشکل در دفاتر ارائه شده شرکت، کارشناسان اقدام به رد دفاتر می‌کنند.
مشکلات ناشی از تحریر معمولاً پر تکرار و واضح هستند. اما مشکلات مربوط به اصل سندها و اکتشاف آن ها در هر مورد متفاوت خواهد بود.
چند نمونه از مشکلات موجود که باعث رد دفاتر می شوند در ادامه بیان شده است:
- ناخوانا بودن، پاره بودن صفحات و وجود خط خوردگی در لیست حساب‌ها
- ثبت اطلاعات مالی ناصحیح و سند سازی
- وجود صفحه‌های خالی بیش از حد عادی و استاندارد
- خارج شدن دفتر از پلمپ
- کپی کردن از دفاتر قانونی سال‌های گذشته شرکت
- عدم ثبت اطلاعات مربوط به حساب‌ها (هر چند جزئی)
مسلماً در صورت اعلام مشکل در دفاتر قانونی توسط کارشناس، شرکت متحمل جریمه، به میزان ده درصد از مالیات کل شرکت خواهد شد.
نرم افزارهای حسابداری
- در عصر ارتباطات، علم حسابداری نیز با نرم افزارهای موجود از حالت سنتی خود فاصله گرفته است.
- به این صورت که امکان ذخیره هر عملیات یا صورت حساب مالی در کامپیوتر فراهم است.
- بنابراین نرم افزارها قادر به تنظیم دفاتر قانونی هستند.
- هر عملیات مالی در نرم افزارهای حسابداری به صورت یک سند ذخیره می شوند.
- فضای این نرم افزارها، عیناً مشابه دفاتر موجود است.
- همچنین امکان تهیه گزارش با فرمت هر موسسه‌ای (اداره مالیات، دارایی و…) فراهم است.
- با جمع آوری این اسناد می توان دفاتر حسابداری را شبیه سازی کرد. این برنامه ها، قادر به خلاصه سازی اطلاعات است.
به طور مثال می‌توانند خلاصه صورت‌های مالی یک ماهه را با یک کلیک ارائه دهند.
در نتیجه می توان با کمک اسناد ثبت شده، با دقت بیشتر اقدام به پر کردن دفاتر قانونی نمود.
ماهیت این دست نرم افزارها، تسهیل امور حسابداری است؛ اما هر چه به اصول و استانداردهای مراجع قانونی نزدیک‌تر باشند کارایی بیشتری خواهند داشت.
