تنخواه گردان چیست؟ انواع، نمونه فارسی و انگلیسی، مراحل، نحوه رسیدگی و تفاوت با صندوق
تنخواه گردان چیست؟ در این مقاله به این سوال و موارد مهم زیر پاسخ خواهیم داد:
- تنخواه گردان در حسابداری چیست؟
- مهم ترین اهداف تنخواه حسابداری چیست؟
- انواع تنخواه گردان حسابداری چیست؟
- نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری
- تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟
- مراحل درخواست برای تنخواه گردان
- رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
- نمونه انگلیسی و فارسی تنخواه گردان
- فرآیند های آینده سیستم تنخواه گردان
تنخواه گردان در حسابداری چیست؟
تنخواه گردان مقدار کمی از پول نقد، ارز و سکه است که برای استفاده در پرداخت هزینه های اتفاقی کنار گذاشته شده است. این مبلغ به طور معمول در یک صندوق یا کشو ذخیره می شود و توسط یک متولی که صلاحیت انجام پرداخت را دارد کنترل می شود و در اختیار فردی که به آن تنخواه دار گفته میشود قرار میگیرد.
تنخواه گردان در واقع صندوق نقدی برای هزینه های جزئی در فعالیت های یک شرکت، از جمله خرید لوازم و هزینه های عملیاتی غیر شخصی است.
تنخواه دار فردی است که وظیفه ی پرداخت مبالغ ناچیز را بر عهده دارد و برای مستند کردن هر پرداخت باید یک رسید نقدی کوچک ارائه دهد.
هنگامی که ارز و سکه کم می شود، متولی پول نقد، چکی را برای برای پر کردن سکه ها و ارزهایی که پرداخت شده درخواست میکند. از آنجا که چک درخواستی روی حساب کاربری سازمان ترسیم می شود، حساب نقدی اعتبار خواهد داشت.
تحت سیستم تنخواه گردان، متولی پول نقد(تنخواه دار) در هر زمان باید ترکیبی از ارز، سکه و وجوه نقدی خرد را داشته باشد که معادل مبلغ مشخصی است که به عنوان تنخواه گردان برای شرکتی در نظر میگیرند (مانده حساب نقدی).
مهمترین اهداف تنخواه حسابداری چیست؟
- ایجاد سهولت و تسریع در امر پرداخت: استفاده از تنخواه گردان در مورد پرداختهای جزئی هزینه ها و همچنین در مواردی که پرداختها فوریت دارند و یا دسترسی به بانک وجود ندارد، باعث سهولت و تسریع در امر پرداخت میشود.
- کاهش حجم عملیات پرداختهای نقد و بانکی: چنانچه برای هر پرداخت کوچک ازصندوق و یا بانک استفاده شود، با توجه به تعداد پرداختها و طی مراحل عملیات پرداخت، این امر علاوه بر کندی در امر پرداخت موجب افزایش حجم عملیات حسابداری خواهد شد.
- افزایش میزان کنترل وجوه نقد: برای حفظ کنترل های داخلی، مدیران می توانند از یک وجه نقد کوچک(تنخواه) استفاده کنند، که استفاده از پول نقد را ردیابی می کند و نیاز به امضای مدیر دارد. این کار توسط کوپن های پول نقد که یک سند مهم کنترل داخلی برای ردیابی است انجام میشود.
انواع حساب های تنخواه گردان چیست؟
حساب های تنخواه گردان به دسته‌های کلی زیر تقسیم میشوند که البته دو مورد اول از مهمترین انواع هستند:
- حساب با تنخواه گردان ثابت
- حساب با تنخواه گردان متغیر
- حساب با تنخواه گردان نقدی
- حساب با تنخواه گردان تعهدی
1- روش تنخواه گردان ثابت
بر طبق این روش در اولین پرداخت وجه به حساب تنخواه، ثبت بدهی آن انجام میشود. (حساب تنخواه بدهکار میگردد.)
در پایان دوره معین، ثبت معکوس آن انجام می شود و به همراه آن ثبت سند هزینه ها صادر میشود.
در روش ثابت به این علت که مبلغ وجه برای مدت زمان خاصی نزد تنخواه گردان باقی میماند و پس از آن صورت هزینه ها ارسال میگردد و همچنین با توجه به آیین نامه تحریر دفاتر از نظر مالیاتی چندان مورد استفاده موسسات قرار نمیگیرد.
2- روش تنخواه گردان متغیر
در روش متغیر، برخلاف روش ثابت، به محض اینکه اسناد هزینه ارائه شد، ثبت بستانکاری تنخواه زده میشود و برای هزینه های آتی ان شارژ مجدد صورت میگیرد.
3- روش تنخواه گردان نقدی
در این روش وجه به صورت نقد دریافت خواهد شد.
4- روش تنخواه گردان تعهدی
در این روش قسمتی از وجه پرداخت خواهد شد، یا هیچ وجهی پرداخت نمی شود.
مثال
مثال زیر نحوه ثبت رویدادهای حسابداری تنخواه گردان را در هر دو روش اول توضیح داده است.
در تاریخ 98/08/20 پرداخت مبلغ 2500000 ریال به کارپرداز بابت تنخواه گردان در قبال اخذ سفته ای تضمینی
98/09/21 پرداخت هزینه ها توسط تنخواه گردان و ارائه اسناد هزینه به شرکت به مبلغ 1800000 ریال
98/09/26 تایید و پرداخت وجه اسناد هزینه به کارپرداز
نحوه ثبت رویدادهای مذکور
روش تنخواه گردان ثابت:
98/08/20
تنخواه گردان 2500000
بانک 2500000
98/08/21
ثبتی ندارد
98/09/26
هزینه ها 1800000
بانک 1800000
روش تنخواه گردان متغیر:
98/08/20
تنخواه گردان 2500000
بانک 2500000
98/08/21
هزینه ها 1800000
تنخواه گردان 1800000
98/08/26
تنخواه گردان 1800000
بانک 1800000
نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری
تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟
تنخواه گردان و صندوق از نظر ماهیت شبیه به هم هستند. چیزی که این دو را از هم متفاوت میکند به قرار زیر است:
- پرداختهای صندوق باید به طور روزانه ثبت شود ولی پرداختهایی که از طریق تنخواه گردان انجام میشود باید در هنگام واریز هزینه ها انجام شود و در حساب ها ثبت گردد.
- تنخواه دار به هیچ عنوان مجاز به دریافت وجه نیست. همچنین مسئول تنخواه گردان فقط می تواند در حدود اختیارات خود مبلغی را خرج نماید. بدیهی است که عملیات دریافت از وظایف صندوقدار بوده و از طریق حسابداری انجام می شود.
- پرداخت حساب تنخواه معمولا به منظور هزینه های مشخص شده انجام می گردد، اما پرداخت های صندوق معمولا محدودیت مشخصی ندارند و فقط در پرداخت های خرد باعث افزایش مراحل ثبت حسابداری می گردد.
- مانده حساب تنخواه گردان در دفاتر همواره مبلغ ثابتی است (میزان اولیه هنگام ایجاد).
حساب تنخواه گردان پس از ایجاد فقط هنگام افزایش یا بستن حساب ثبت می شود و البته در زمان ثبت صورت هزینه ها چون شارژ تنخواه معادل هر صورت هزینه است فقط یک بار بدهکار و یک بار بستانکار می شود که تاثیری در مانده حساب نمی گذارد در حالی که حساب صندوق در قبال هر دریافت یا پرداخت مورد ثبت قرار خواهد گرفت.
مراحل درخواست برای تنخواه گردان
برای هر بازپرداخت باید درخواست برداشت پول نقد آماده شود.
فرم درخواست شامل اطلاعات زیر می باشد:
- تاریخ
- نام درخواست کننده
- مقدار کل
- صندوق، منطقه، سازمان و کد فرعی
- توضیحات و مبلغ مربوط به هر کد حسابداری
- هدف مربوط به دانشگاه
- تأیید و تاریخ لازم است
- امضای گیرندگان
رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه گردان در مراحل زیر رسیدگی میشوند.
1- قبل از پرداخت:
در مواردی که دارنده تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه نیز باشد، رسیدگی صرفاً به صورت شناخت و آگاهی به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام میشود.
در مواردی که دارنده تنخواه گردان صرفاً پرداخت کننده باشد، رسیدگی های لازم براساس ضوابط موجود در امور مالی اعمال و پس از تأیید صحت آنها اقدام به پرداخت میشود.
2- بعد از پرداخت:
اسناد پرداخت شده از طریق تنخواه گردان به انضمام صورت خلاصه مربوط، به امور مالی ارسال میشود. امور مالی براساس ضوابط تعیین شده بررسی های لازم را به عمل آورده و پس از تأیید اسناد، مراحل تأمین تنخواه گردان انجام میشود.
نمونه انگلیسی و فارسی رسید تنخواه گردان
فرآیند های آینده سیستم تنخواه گردان
محبوبیت سیستم تنخواه گردان رو به کاهش است، زیرا بسیاری از مشاغل ترجیح می دهند از کارتهای اعتباری شرکت برای خریدهای موردی (اتفاقی) استفاده کنند، یا اینکه کارمندان پول نقدی بپردازند و سپس از طریق سیستم بازپرداخت هزینه شرکت درخواست بازپرداخت بدهند. همچنین، سیستم تنخواه گردان می تواند باعث نشت وجه نقد از یک تجارت شود، چه از طریق سرقت پول نقد و چه به دلیل اینکه متولی پول نقد ممکن است از ثبت تخفیف ها جلوگیری کند.
