حسابداری منابع انسانی: با ارزشترین منبع اقتصادی یک سازمان
امروزه لزوم وجود سیستمی که قادر به تعیین و اندازه‌گیری ارزش واقعی خدمات کارکنان سازمان باشد، بیش از پیش احساس می‌شود. این سیستم که توانایی اندازه گیری و گزارش ارزش کارکنان سازمان را دارد، سیستم حسابداری منابع انسانی نامیده می‌شود.
مفهوم حسابداری منابع انسانی در دو بعد بررسی می‌شود:
- سرمایه‌گذاری منابع انسانی
- ارزش منابع انسانی
حسابداری نیروی انسانی به بررسی هزینه‌های تحمیل شده به سازمان در فرایندهای انتخاب، استخدام، آموزش، توسعه و به روز رسانی کیفیت کارکنان سازمان می‌پردازد.
حسابداری منابع انسانی تعاریف متفاوت همراه با رویکردهای متفاوت دارد.
یکی از این تعاریف، تعریف انجمن حسابداری امریکا است:
حسابداری منابع انسانی فرایند شناسایی و اندازه گیری داده‌های کارکنان و انتقال اطلاعات حاصل شده به افراد ذی نفع است.
انجمن حسابداری امریکا
اهمیت منابع انسانی
انچه مسلم است این است که یک سازمان می‌تواند در رابطه با دارایی‌های مشهود خود از قبیل:
- ماشین‌آلات
- زمین و ساختمان
- تجهیزات
- ابزارهای فنی
- موجودی کالا
- و …
جزئی‌ترین اطلاعات را برای استفاده ذی نفعان داخلی و خارجی ارائه دهد.
در عین حال ارائه اطلاعات و مدارک رسمی برای نشان دادن ارزش سرمایه‌گذاری‌های انجام شده در زمینه دارایی‌های نامشهود سازمان (منابع انسانی و خدمات کارکنان) مشکل و تا حدی غیر ممکن است.
آنچه ضرورت دارد سنجش مهارت‌های کارکنان سازمان در ایجاد ارزش بوده و بر اساس دانش و توانایی‌هایی آن‌هاست.
سازمان‌ها می‌توانند تعیین کنند که تا چه حدی قادر به کسب درآمد از افراد به عنوان دارایی‌های فکری سازمان هستند.
ارزش دارایی‌های فکری یک سازمان یا همان منابع انسانی، گاهی سه تا چهار برابر بیش از ارزش دفتری دارایی‌های مشهود سازمان است.
همچنین سرمایه‌های انسانی می‌توانند خدمات تخصصی گوناگونی همچون:
- مشاوره
- برنامه‌‌ریزی مالی
- خدمات بیمه
- بهینه سازی عملکرد تجهیزات
- و …
به سازمان ارائه دهند. لذا با توجه به این موارد اهمیت منابع انسانی و بالتبع حسابداری منابع انسانی آشکار می‌شود.
کاربردهای حسابداری منابع انسانی
این شاخه از حسابداری، در واقع نوعی سیستم اطلاعاتی است که به مدیران می‌گوید چه تغییراتی در طول زمان در منابع انسانی رخ داده است.
کارشناسان عقیده دارند سازمان‌ها می‌توانند با به کار بستن حسابداری منابع انسانی، منافع بسیاری کسب کنند.
این سازمان‌ها می‌توانند میزان بازده سرمایه‌گذاری در کلیه دارایی‌های سازمان از جمله منابع انسانی را تعیین کرده و بر اساس آن برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهند.
اطلاعات بدست آمده از این سیستم حسابداری می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های متنوع مدیریتی کاربرد داشته‌باشد،
از جمله تصمیماتی همچون :
- استخدام نیروها
- تجزیه و تحلیل حجم معاملات
- تجزیه و تحلیل میزان پیشرفت کارمندان
- بودجه‌بندی سرمایه‌ای
بر این اساس مهم‌ترین کاربرد اسنقرار این سیستم، مدیریت موثر منابع است.
این سیستم در کنار ارائه سایر اطلاعات مفید به مدیران، می‌تواند نگرشی در جهت تحلیل تاثیر تصمیم‌گیری مدیریت بر سازمان و ارائه نتایج ناشی از این تصمیمات باشد.
روش‌های اندازه‌گیری ارزش در حسابداری منابع انسانی
حسابداری منابع انسانی به طور معمول از دو روش به بررسی ارزش منابع انسانی در یک سازمان می‌پردازد که در ادامه بیان می‌شوند:
1- هزینه‌یابی منابع انسانی
یک سیستم حسابداری منابع انسانی در گام اول به شناسایی هزینه‌های تحقق یافته‌ی مربوط به نیروی انسانی پرداخته و این هزینه‌ها را از سایر هزینه های واحد تجاری تفکیک می‌کند.
هزینه یابی منابع انسانی به طور کلی از دو بخش زیر تشکیل می‌شود:
- هزینه‌های اولیه: کلیه هزینه‌هایی که صرف تامین و پرورش نیروی انسانی گردیده و شامل هزینه‌های گزینش نیرو و استخدام، آموزش ضمن خدمت، بازآموزی و آموزش‌های کاربردی و تخصصی برای کسب مهارت‌های نوین و … می‌شود.
- هزینه‌های جایگزینی: هزینه‌های جایگزینی کارکنانی که در حال حاضر در سازمان مشغول کار هستند و شامل موارد زیر است:
- هزینه‌های جایگزینی شغلی: شامل هزینه‌هایی است که صرف جایگزینی یک فرد شاغل در یک سازمان با فرد دیگری که بتواند خدمات مشابه را ارائه دهد می گردد.
هزینه‌هایی همچون: تامین، پرورش، آموزش تخصص‌های مرتبط ، هزینه‌های کناره‌گیری(شامل کلیه هزینه‌های پاداش، خالی ماندن پست، مابه التفاوت پیش از کناره گیری و… است.) و … - سایر هزینه‌های پرسنلی شامل پاداش‌ها (نقدی و غیر نقدی)، تسهیلات (ابزارها، تجهیزات ضروری برای رفاه کارکنان)، سلامت و بهداشت، هزینه‌های مربوط به مشاوره و گفتگو، حقوق و دستمزد پرداختی و سایر پرداخت‌های غیر مستقیم همچون بیمه و مالیات.
- هزینه‌های جایگزینی شغلی: شامل هزینه‌هایی است که صرف جایگزینی یک فرد شاغل در یک سازمان با فرد دیگری که بتواند خدمات مشابه را ارائه دهد می گردد.
2- ارزشگذاری منابع انسانی:
حسابداری منابع انسانی بیشتر از هزینه یابی نیازمند سیستم ارزشگذاری کارآمد است.
مفهوم ارزش منابع انسانی مبتنی بر نظریه ارزش در اقتصاد عمومی است.
با توجه به اینکه انسان قادر به ایجاد منافع بالقوه آتی است، می‌توان ارزش انسان را مانند سایر منابع به عنوان ارزش فعلی خدمات آتی مورد انتظار تعریف کرد.
بنابراین ارزش فرد عبارتست از:
ارزش فعلی مجموعه‌ای از خدمات که انتظار می رود فرد در طول دوره خدمت خود در سازمان ایجاد کند.
گروهی این نظریه را نپذیرفته و معتقداند که انسان فراتر از ارزیابی و در حقیقت غیرقابل ارزیابی است.
بر اساس نظر محققان برای اندازه‌گیری منابع انسانی دو مرحله اساسی وجود دارد:
- مرحله نخست بایستی ارزش منابع انسانی به بیان غیر ریالی یا کیفی مشخص گردد
- مرحله دوم باید ارزشگذاری به صورت ریالی جهت انعکاس در ترازنامه سازمان ارائه شود.
معیارهای اندازه گیری سرمایه انسانی
بر اساس مطالعات صورت گرفته در زمینه ارزشگذاری منابع انسانی، بیش از نیمی از کسب و کارهای موفق جهان معیارهای زیر را برای ارزشگذاری منابع انسانی سازمان خود به کار می‌گیرند:
- فعالیت‌های کارکنان
- اندازه گیری‌های ممکن
- استخدام نیروی جدید
- هزینه، زمان، کمیت، کیفیت و انطباق با معیارهای راهبردی
- برکناری
- دلایل ترک شغل و نرخ ترک خدمت
- پاداش / جبران خدمت
- سطح پرداخت‌ها، تفاوت‌ها، ارزیابی عدالت، رضایت مشتری و رضایت کارکنان
- شایستگی‌ها / آموزش
- اندازه گیری سطح و فاصله شایستگی‌ها، مهارت‌ها، و سرمایه‌گذاری در آموزش
- نمودار نیروی انسانی
- سن، نرخ ارتقا، مشارکت در فعالیت‌های مدیریت دانش، تنوع، رهبری و تعهد سازمانی
- معیارهای بهره وری
- درآمد سرانه، هزینه عملیاتی و ارزش افزوده واقعی هر فرد
بر اساس نظریه مدیریت مدرن، ثروت ملل در چهار دسته: انسان، مواد، ماشین آلات و پول طبقه بندی می‌شود.
بر این اساس کارمندان و کارکنان در زمره منابع انسانی قرار می‌گیرند.
اما انچه مسلم است این است که منابع انسانی تنها شامل افراد مشغول در سازمان نبوده، بلکه فراتر از این تعداد است.
منابع انسانی مجموعه‌ای از دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها، خلاقیت‌ها، استعدادها و نگرش‌های نیروی کار یک سازمان است که در واقع بیانگر مجموع توانایی‌های ذاتی، دانش کسب شده و مهارت‌های کارمندان خواهد بود.
هزینه منابع انسانی به کمک تکنیک‌های هزینه‌یابی در صورت سود و زیان انعکاس می یابد. اما ارزش منابع انسانی هیچ جایگاهی در ترازنامه و سایر صورت‌ها نداشته و محاسبه آن دشوار است.
گرد آوری اطلاعات سرمایه انسانی و عدم درک مناسب از این اطلاعات، گزارشگری سرمایه انسانی و کیفیت اطلاعات آن را امری چالشی نموده است.
گزارشگری سرمایه انسانی
گزارشگری سرمایه انسانی به معنی ارزیابی، بررسی و گزارش منابع انسانی جهت تعیین میزان سهم این منابع از سرمایه شرکت و مشارکت آن‌ها در اداره سازمان است.
بر این اساس برای تهیه این گزارش سازمان سه هدف عمده را در نظر دارد:
- تهیه اطلاعات مالی مربوطه شامل صورتهای مالی متفاوت به جهت آگاهی ذی نفعان کلی سازمان از وضعیت موجود
- تعیین مشارکت سرمایه و کار این منابع در عملکرد سازمان
- ارائه مبنایی جهت انگیزه‌های اقتصادی بیشتر در راستای اداره بهتر سازمان و تهیه اطلاعات مناسب برای انجام وظایف کارمندی
با بررسی‌های انجام شده مشخص شده است که کاهش سرمایه گذاری در منابع انسانی ممکن است باعث افزایش سود کوتاه مدت شده، اما تهدیدی برای سودآوری سازمان در بلند مدت است.
در نتیجه مهم‌ترین مزیت استفاده از حسابداری منابع انسانی جمع‌آوری اطلاعاتی در این راستا برای سرمایه گذاران است.
این اطلاعات را به چهار روش زیر گزارشگری می‌شود:
الف) گزارش هیات مدیره به مجمع عمومی:
گزارش هیات مدیره به مجمع عمومی صاحبان سهام اغلب شامل اطلاعاتی در رابطه با هزینه‌های مربوط به منابع انسانی است این هزینه‌ها می‌تواند چشمگیر و حتی با اهمیت‌تر از هزینه‌های دارایی‌های مشهود باشد. ابتدایی‌ترین گام در جهت برقراری حسابداری منابع انسانی، گزارش هیات مدیره است که می‌تواند با تفکیک هزینه‌های انجام شده برای آموزش کارکنان این عمل را محقق کند.
این اطلاعات تفکیک شده به سرمایه گذاران و تحلیل گران مالی کمک می‌کند تا میزان توجه مدیریت به توسعه منابع انسانی را به عنوان عامل حیاتی برای تضمین سوددهی شرکت در بلندمدت ارزیابی کنند.
همچنین، گزارش هیات مدیره بایستی شامل اطلاعاتی در مورد ترک خدمت کارکنان از لحاظ روند و هزینه آن نیز باشد.
زیرا شرکت باید در مورد ترک خدمت مدیران کلیدی و متخصصان فنی خود نیز که ممکن است به رقبای تجاری شرکت ملحق شوند یا رقیب جدیدی را به وجود آورند گزارش بدهد.
این موضوع در صنایعی با تکنولوژی بالا و دارای بازار پر رقابت اهمیت بیشتری دارد.
ب) گزارش دارایی‌های نامشهود
این روش توسط موسسه حسابرسی آرتور اندرسن پیشنهاد گردید.
این موسسه پیشنهاد می‌کند که مبالغ عمده ای که صرف دارایی‌های نامشهود از جمله منابع انسانی می‌گردد در صورتهای مالی به صورت جداگانه گزارش شود.
یعنی شرکت‌هایی که هزینه‌های هنگفتی را در رابطه با دارایی‌های نامشهود متحمل می‌شوند، باید صورتی از دارایی‌های نامشهود خود را، که بیانگر هزینه‌ها انجام شده برای انواع دارایی‌های نامشهود در دوره جاری و همچنین در دوره های گذشته است، ارائه کند.
یکی از محدودیت های مهم این روش تبدیل ترازنامه به یک صورت مالی گمراه کننده است.
زیرا ارزش دارایی‌های شرکت کمتر از واقعیت نشان داده می شود.
اندازه‌گیری سود یا زیان نیز تعریف شده است، زیرا تمامی هزینه‌های مربوط به دارایی‌های انسانی در دوره‌ای که واقع شده اند هزینه جاری تلقی گردیده و به همین ترتیب اندازه گیری بازده سرمایه گذاری نیز تعریف شده است.
ج) صورتهای مالی حسابرسی نشده
شرکت‌ها قادرند مجموعه‌ای از صورتهای مالی را که در برگیرنده سرمایه گذاری در دارایی‌های انسانی طبق روش‌های پیشنهادی حسابداری منابع انسانی است را به عنوان تکمیل اطلاعات به همراه صورتهای مالی سالانه ارائه و تصریح نمایند.
در این حالت صورتهای مالی مزبور باید جدا از صورتهای مالی اساسی که طبق اصول پذیرفته شده حسابداری تهیه و ارائه شده اند مورد بررسی قرار گیرند.
د) ارائه در صورتهای مالی اساسی
در این روش، سرمایه گذاری در دارایی‌های انسانی تحت عنوان دارایی بلند مدت در نظر گرفته شده و در زمان عمر مفید مورد انتظار آن مستهلک می‌شود.
اگر چه این کار در رابطه با سرمایه گذاری‌ها در منابع انسانی معمول و متداول نیست اما برخی از موسسه‌ها و شرکت‌ها نظیر:
- خطوط هواپیمایی
- صنایع الکترونیک
- باشگاه‌های ورزشی و حرفه ای
- و …
که بخش عمده سرمایه آنان را نیروی انسانی تشکیل می‌دهد این روش را اعمال می کنند.
تاثیرات حسابداری منابع انسانی بر توسعه یک اقتصاد
بهبود منابع انسانی و تاثیر آن بر جنبه‌های مختلف عملکرد سازمان و سطوح گسترده‌تر همچون توسعه اقتصادی و اجتماعی جامعه، واضح و مبرهن است.
ارتقای این سرمایه شامل مجموعه‌ای از شایستگی‌ها برای استفاده از دانش و مهارت به منظور رسیدن به نتایج برنامه هاست.
شایستگی‌ها دربرگیرنده ویژگی‌هایی همچون خلاقیت، انعطاف پذیری، توانایی رهبری، توانایی حل مساله، برقراری ارتباط سازنده با دیگران، کارآفرینی و مهارت پیچیده‌ای همچون دانش چگونه آموختن است.
تلاش برای اندازه گیری فعالیت‌های مرتبط با تشکیل سرمایه انسانی نیازمند استفاده از ابزارها و لوازم مربوط و قابل اتکا خواهد بود.
با استفاده از حسابداری منابع انسانی می‌توان سرمایه‌گذاری‌های پیشنهادی روی منابع انسانی را بر اساس روش هزینه یابی ارزیابی کرد و به کمک مدل‌های بهای تمام شده یا مدل جایگزینی، منابع انسانی را اندازه‌گیری و در گزارشات حسابداری و مدیریت و صورتهای مالی اساسی تشریح نمود.
بی تردید در دنیای رو به رشد امروز توجه به نیروی انسانی به عنوان محور توسعه و سیستم‌های شناسایی و اندازه گیری این منبع مهم و ارزشمند از نکات حائز اهمیت بوده و نقش مدیران به عنوان تصمیم گیران سازمانی و حسابداران به عنوان تصمیم سازان این عرصه پررنگ تر و حساس تر خواهد بود.
