کنترل هزینه ها در حسابداری

کنترل هزینه ها جز اساسی ترین فعالیت های حسابداری هر مجموعه مالی است.
هدف تاسیس هر مجموعه، ارائه با کیفیت ترین خدمات و کسب سود و منفعت حاصل از آن است.
هر مجموعه برای ارائه خدمات، ابتدا اقدام به سرمایه گذاری و تولید محصول می‌کند.
سپس با توجه به میزان سرمایه گذاری انجام شده و هزینه های عملیاتی تولید محصول اقدام به فروش محصول خود می‌کند.

انواع هزینه

هزینه های هر مجموعه را می‌توان به دو بخش کلی تقسیم کرد:

1- هزینه های ثابت

هر مجموعه در هنگام احداث هزینه هایی دارد که به میزان تولید و فروش بصورت مستقیم مربوط نیست.
در واقع هزینه های مربوط به خرید یا اجاره مکان کارخانه یا شرکت و دستگاه ها نمونه هایی از هزینه های ثابت هستند.

2- هزینه های متغیر

هزینه هایی که به مقدار فروش و تولید محصول وابسته هستند.
نمونه هایی از هزینه متغیر شامل هزینه خرید مواد اولیه و دستمزد کارکنان برای تولید محصول است.

انواع درآمد

1- درآمد عملیاتی

درآمدی که ناشی از تولید و فروش محصولات یک مجموعه باشد درآمد عملیاتی نام دارد.

2- درآمد غیرعملیاتی

درآمدی که در اثر تولید و فروش محصولات مجموعه نباشد جز درآمدهای غیر عملیاتی است.
برای روشن شدن تفاوت این دو نوع درآمد، به بررسی مثالی در ادامه می‌پردازیم.

فرض کنید کارخانه ای قطعات مختلف گوشی هوشمند را از کشورهای مختلف وارد می‌کند و با مونتاژ آن ها، محصول اصلی خود را تولید می‌کند.
درآمدی که این کارخانه هنگام فروش گوشی های هوشمند به دست می‌آورد، درآمد عملیاتی است.
حال اگر همین کارخانه در کنار فروش گوشی ها، قطعات وارداتی را به عنوان محصول جانبی به فروش برساند، درآمد حاصل از این فروش جز درآمدهای غیر عملیاتی خواهد بود.

وظایف حسابدار در کنترل هزینه چیست؟

به طور کلی، سیستم کنترل هزینه ها زیربخش سیستم مدیریت هزینه های یک مجموعه است.
کنترل هزینه ها در دو بخش برنامه ریزی و کنترل هزینه های عملیاتی مجموعه انجام می‌شود.

انتظارات سرپرست مجموعه از حسابدار، در انجام کامل امور کنترل و کاهش هزینه خلاصه می‌شود.
به عبارت دیگر این فعالیت حسابدار، روند رسیدن به اهداف کوتاه مدت یا بلند مدت مجموعه را کنترل می‌کند.
در واقع منطقی بودن ادامه فعالیت شرکت توسط این بخش از حسابداری تعیین می‌شود.

کنترل هزینه در ادامه فرآیند مدیریت هزینه انجام می شود. بعد از انجام برنامه ریزی هزینه ها، یافتن منبع مالی مناسب و انجام سرمایه گذاری، برآورد هزینه ها، بودجه بندی، کنترل معنی پیدا می‌کند.
در ادامه به صورت مختصر توضیحاتی برای هر قسمت مدیریت هزینه ها ارائه می‌شود:

1- برنامه ریزی هزینه

هر شرکت برای کسب سود مورد نظرش نیاز به برنامه و روند مشخص دارد. اغلب از این برنامه با عنوان سیاست شرکت یاد می‌شود.
در برنامه ریزی هزینه به ثبت سیاست های شرکت و برنامه ریزی برای اقدامات آینده شرکت طبق همین سیاست پرداخته می‌شود.

2- یافتن منابع مالی مناسب و انجام سرمایه گذاری

هنگامی که شرکت تصمیم به انجام فعالیتی می‌گیرد، ابتدا باید منبع یا منابع مالی مورد نیاز تامین شود.
یافتن سرمایه گذار قوی و علاقه مند به پیش برد اهداف شرکت اهمیت بالایی دارد.
هم سو بودن اهداف سرمایه گذار و مجموعه منجر به پیشرفت طرفین قرارداد خواهد شد.
در نتیجه بخشی از سرمایه اصلی شرکت یا سرمایه گذار تامین کننده سرمایه مورد نیاز فعالیت ها خواهد بود.

3- برآورد هزینه ها

بعد از تامین منبع مالی، شخص حسابدار یا برنامه ریز شرکت اقدام به برآورد هزینه ها می‌کند.
به عبارت دیگر، شخصی که برآورد هزینه ها را انجام می‌دهد باید هزینه های ناشی از فعالیت مورد نظر را طبق شرایط اقتصادی با نهایت دقت ممکن پیش بینی کند.

4- بودجه بندی

تمام سرمایه ای که از منبع مالی یا از سرمایه اصلی شرکت صرف انجام فعالیت های مالی می شود، بعد از برآورد هزینه ها به صورت سهم هایی بین فعالیت ها تقسیم می‌شود.
ثبت و ضبط این سهمیه بندی، به عنوان تخصیص بودجه شناخته می‌شود.

5- کنترل هزینه ها

هنگامی که تمامی موارد ذکر شده انجام شود؛ به نحوی که فعالیت مورد نظر شرکت با سرمایه تامین شده به سرانجام برسد کنترل هزینه ها وظیفه خود را به درستی انجام داده است.

این تعریف کنترل هزینه عمومی است و بسته به شرکت و مجموعه مالی، نحوه انجام آن متفاوت است. اصل بهینه سازی فعالیت ها و هزینه های ناشی از آن ها اساس این کار است.
می‌توان گفت اصول کلی بر این امر حاکم است. چند نمونه از آن ها در ادامه مطلب بررسی خواهیم کرد.

اصول بهینه سازی هزینه ها در کنترل هزینه

1- کاهش هزینه نیروی انسانی

همان طور که می‌دانید اکثر مجموعه ها امکانات و مزایایی برای نیروهای انسانی فراهم می‌کنند که هزینه آن از محل درآمدهای مجموعه تامین می‌شود.
مسلما رعایت توازن بین این مزایا و بودجه و وضعیت اقتصادی مجموعه کمک بزرگی به کنترل هزینه ها خواهد کرد.
بنابراین حسابدار موظف است روی این هزینه ها نظارت و کنترل داشته باشد.

مورد دیگر، مربوط به جذب نیرو انسانی مجموعه است.
معمولا توصیه می‌شود جذب نیروی انسانی چند گام عقب تر از روند رشد دارایی های مجموعه باشد.
در جهت عکس جذب، پدیده تعدیل نیرو هم به منظور حفظ تعادل درآمد و هزینه ها انجام می‌شود.

2- به روز رسانی یا حذف سیستم های قدیمی

شاید در نگاه اول هزینه های دستگاه های قدیمی در مقایسه با خرید دستگاه های جدید ناچیز به نظر بیاید.
واقعیت این است که گاهی اوقات هزینه های ناشی از استهلاک دستگاه های قدیمی هر بخش از مجموعه هزینه های خرید یک دستگاه جدید بیشتر خواهد بود.
پس منطقی است که تمامی دستگاه هایی که در مجموعه وجود دارند مورد بررسی قرار گیرند.
حتی ممکن است متوجه شویم تعدادی از دستگاه ها اضافی بوده و فقط باعث هزینه اضافی هستند.
با حذف یا به روز رسانی دستگاه ها، گام مهمی در کاهش و کنترل هزینه ها برداشته خواهد شد.

3- درک اهمیت برنامه ریزی صحیح و کامل

روشن بودن مسیر پیش رو حرکت به سمت هدف را آسان تر می‌کند و موجب انتخاب بهترین روش دستیابی به هدف می‌شود.
انجام برنامه ریزی دقیق برای تک تک جزئیات و مراحل فعالیت های شرکت موجب افزایش کارایی و کاهش هزینه ها خواهد شد.
برای مثال، فرض کنید کارخانه رنگ سازی، تصمیم به احداث واحد جدیدی می‌گیرد. اگر در برنامه ریزی، دستگاه های لازم مشخص شود، حسابدار می‌تواند با کمک تجربیات سرپرست های مجموعه، موجب تشکیل واحدی با دستگاه های پربازده تر شوند.
این برنامه ریزی نه تنها به بهبود محصول کمک می‌کند بلکه باعث کاهش هزینه ها نیز می‌شود.

4- بهینه سازی در مصرف اجناس خریداری شده

نیاز شرکت ها و کارخانه جات به یکدیگر در حین تولید محصولات امری بدیهی است.
مسلماً با تهیه هر کالا از شرکت یا کارخانه ای دیگر، ملزم به پرداخت هزینه هایی هستیم که ممکن است بخشی از آن ها ضروری نباشند.
شناسایی دقیق اجناس مورد نیاز مجموعه و انتخاب مناسب ترین نوع کالاها، نقش مهمی در کنترل هزینه ها دارد و معمولا نادیده گرفته می‌شود.
اگر قیمت کوچک ترین این اجناس (که حتی می‌تواند اقلام غذایی کارکنان باشد) در طی یک سال محاسبه شود، اهمیت انتخاب درست اجناس مصرفی به خوبی مشخص می‌شود.

5- بهینه سازی قرارداد های مجموعه

طی سال هایی که شرکت به فعالیت مالی می‌پردازد معمولا قراردادهایی با شرکت های مختلف از جمله بیمه و شرکت های خدماتی و … انجام می‌شود.
مدیریت و کنترل دائمی این قراردادها بسیار دارای اهمیت است.
چرا که ممکن است بعد از گذشت زمان ، قرارداد دیگر به اندازه قبل به صرفه و مفید نباشد. در مورد دیگر ممکن است شرکت دیگری همان خدمات را با کیفیت بیشتر و هزینه کمتر انجام دهد.
بنابراین نظارت دائمی بر قراردادهای بسته شده، نقش اساسی در کنترل هزینه ها خواهد داشت.

6- بهینه سازی اتوماسیون اداری

نامه نگاری های متعدد و استفاده از اتوماسیون اداری قدیمی منجر به اتلاف وقت و هزینه اضافی استفاده از کاغذ و خدمات چاپ می شود.
بنابراین اگر سیستم اتوماسیون قدیمی در شرکت شما حکم فرماست، راه اندازی سیستم جدید، اقدام عاقلانه ای خواهد بود.

7- نظرسنجی از کارکنان

مدیران و برنامه ریزهای هر شرکت، کلیات امر را تعیین می‌کنند و ممکن است به جزئیات فرآیند تولید مسلط نباشند.
به جرات می‌توان گفت کارکنان هر شرکت بیشتر از جزئیات و زیر و بم های مجموعه آگاهند.
با این حساب، اگر بتوان نظرات کارکنان را درباره بخش های مختلف جویا شد، گام مهمی در جهت بهبود فرآیند تولید و کاهش و کنترل هزینه ها برداشته خواهد شد.
در کشورهای پیشرفته تعامل بین بخش مدیریت و کارکنان بیشتر دیده می‌شود.
اثر مثبت آن به طور واضحی قابل مشاهده است و به کرات توسط مدیران مختلف اذعان شده است.

نرم افزار های حسابداری چه کمکی به کنترل هزینه ها می‌کنند؟

وظیفه نرم افزارهای حسابداری طبقه بندی و نظم بخشیدن به اسناد حسابداری است.
در این نرم افزارها محیط هایی برای روندهای متداول حسابداری وجود دارد.
به عنوان مثال می توان به قالب از پیش تعیین شده دفاتر مختلف قانونی، از جمله دفتر روزنامه، دفتر معین و … اشاره کرد.
حسابدار با وارد کردن اطلاعات عملیات های مالی، می‌تواند از نرم افزار بهره ببرد.
حال سوال این است این نرم افزارها، چه کمکی به کنترل هزینه می‌کنند؟

در نرم افزارهای حسابداری، امکان تعریف مراکز هزینه جدید وجود دارد.
با کمک این ویژگی، حسابدار قادر است مراکزی تعریف کند که معیار های کنترل و مدیریت هزینه را در بربگیرد.
سپس با وارد کردن اطلاعات مجموعه مورد نظرش، هزینه های آن را با دقت بالا کنترل کند.

چند معیار که به طبقه بندی اطلاعات در کنترل هزینه کمک می‌کند عبارت است از:

1. مشخص کردن مراکز هزینه (قسمتی که هزینه در آن انجام می‌شود)
2. جدا کردن هزینه های ثابت و متغیر در دو بخش مجزا
3. جدا کردن درآمدهای عملیاتی و غیرعملیاتی مجموعه
4. اختصاص قسمت جداگانه برای هر یک از موارد ذکر شده
5. پیوند دادن اسناد و بخش های مرتبط به یکدیگر

در نرم افزارهای جدیدتر، امکان تجزیه و تحلیل داده های وارد شده اضافه شده است.
این قابلیت باعث تصمیم گیری و عملکرد بهتر در کنترل هزینه ها می‌شود.

از اثرات نادیده گرفتن کنترل هزینه ها می‌توان به ایجاد زیان جبران ناپذیر و بی اعتباری شرکت و حتی ورشکستگی اشاره کرد. علت ورشکستگی بسیاری از شرکت های نوپا یا بعضاً قدیمی، بی توجهی به امور کنترل هزینه است.