آموزش نرم افزار حسابداری محک
با توجه به حجم بالای فعالیت شرکتها و سازمانها نیاز به نرم افزار حسابداری بیش از پیش شده است.
امروزه تهیه گزارشات درخواستی سازمان امور مالیاتی بدون نرم افزار حسابداری بسیار مشکل است.
شما میتوانید جهت سهولت تحریر و کم تر شدن حجم دفاتر قائونی؛ نسبت به معرفی نرم افزار به حوزه مالیاتی مربوطه اقدام نمایید.
امیدواریم با مقاله آموزش نرم افزار حسابداری محک بتوانیم سهمی در ارتقای سطح دانش فنی کشورمان داشته باشیم.
در مقاله های قبلی نرم افزار حسابداری محک را معرفی و قابلیتهای سطوح مختلف آن را بررسی کردیم.
در این مقاله و چند مقاله دیگر به کاربری و آموزش نرم افزار حسابداری محک خواهیم پرداخت.
بخشهای زیر در سری مقاله های آموزش نرم افزار حسابداری محک؛ مورد بحث، بررسی و آموزش قرار خواهند گرفت.
- معرفی اطلاعات
- عملیات بازرگانی
- عملیات تولید
- عملیات خاص
- عملیات حسابداری
- حضور و غیاب
- حقوق و دستمزد
- دارایی ثابت
- اتوماسیون
- گزارشات
- امکانات عمومی
معرفی اطلاعات
اولین گام در شروع به کار با نرم افزار حسابداری محک، معرفی اطلاعات اختصاصی و مورد نیاز است.
اطلاعات شرکت یا مجموعه شما می تواند از چند بخش تشکیل شود که ما بخشهای مختلف آن را آموزش خواهیم داد.
در مثاله لیست کلی این اطلاعات به شرح زیر است:
- الف- تعریف اشخاص
- ب- تعریف کالاها
- پ- واحدهای اندازه گیری
- ت- تعریف انبارها
- ث- تعریف بانکها
- ج- صندوقها
- چ- تعریف دسته چک
- ح- چکهای دریافتی و پرداختی اول دوره
- خ- هزینه ها
- د- درآمدها
- ذ- فرمولهای تولید
- ر- قیمت
- ز- اطلاعات سهام و سهامداران و سرمایه
- ژ- کدینگ حسابداری
- س- سطوح قیمت
چهار مورد اول لیست فوق در مقاله حاضر و مابقی در مقالات بعدی آموزش نرم افزار داده می شوند.
الف- تعریف اشخاص در نرم افزار حسابداری محک
دراين قسمت از نرم افزار مي توانيد اشخاص مرتبط با سيستم حسابداري خود را معرفی کنید.
روش های دسترسی به تعریف اشخاص
به روشهای زیر می توان به این بخش از نرم افزار دسترسی داشت.
- فشردن کليد H در صفحه اصلي نرم افزار
- انتخاب معرفی اشخاص از منو معرفي اطلاعات در قسمت بالاي صفحه اصلي نرم افزار
- استفاده از کليد + در بخش هاي مختلف نرم افزار که نياز به معرفی و انتخاب اشخاص دارد.
امکانات تعریف اشخاص
با بهره گیری از اين امکانات میتوان تنظیمات اولیه مورد نیاز بخش معرفی اشخاص را انجام داد.
برخی از این امکانات به شرح زیر هستند.
- 1- اعتبار
- 2- مانده اول دوره
- 3- نمونه امضاء و عکس
- 4- قیمت پیش فرض فروش
- 5- لیست گروه اشخاص
توضیحات مختصری راجع به هر یک از امکانات واقع در تعریف اشخاص بیان میکنیم.
1- اعتبار
در اين بخش مي توانيد براي اشخاصي که نیاز می بینید محدوديت مانده بدهي ايجاد نمائید.
به عنوان مثال می توانید براي شخصي اعتبار10/000/000 ريال تعیین کنيد.
حال اگر بخواهید فروش نسيه بيش از اين مبلغ به وي انجام دهيد نرم افزار به صورت خودکار به شما هشدار خواهد داد.
2- مانده اول دوره
در زمان شروع به کار با نرم افزار حسابداری محک میتوان از اين قسمت براي وارد کردن مقدار مانده ي بدهکاري و بستانکاري قبلی افراد و طرف حسابها استفاده کرد.
3- نمونه امضاء و عکس
با استفاده از اين امکان شما مي توا نيد عکس و امضا شخصی که اطلاعاتش را وارد مي کنيد انتخاب کنيد.
براي اينکار باید با استفاده از کليدهای انتخاب عکس و نمونه امضاء، عکس هاي مورد نظر تان را انتخاب کنيد.
این امکانات میتواند در روابط تجاری با طرف حسابها بسیار کاربردی و موثر باشد.
یک نکته مهم در انتخاب عکس
در زمان انتخاب عکس برای این قسمت باید دقت شودعکس هايي که انتخاب مي کنيد دارای پسوند BMP باشد.
4- قیمت پیش فرض
در بسیاری از کسب و کارها قیمت معامله با اشخاص متفاوت از هم هستند و ثبت آنان نیازمند دقت می باشد.
در صورت تعریف قیمت پيش فرض فروش یا خريد براي شخص؛ اين سطح قيمت به هنگام فروش/خرید اين شخص پيشنهاد داده خواهد شد.
5- لیست گروه اشخاص
درقسمت لیست گروه اشخاص ميتوانيد ليست انتخابي مورد نظر را انتخاب نماييد و درعمل فقط ليست اشخاصي
که در آن ليست تعريف کرده ايد نمايش داده مي شود.
ب- تعریف کالاها در نرم افزار حسابداری محک
این قسمت برای تعریف کالاها در نظر گرفته شده است که با توجه به نیاز سازمان در گروه های مختص خود تعریف شوند.
برای تعریف نام کالا در نرم افزار حسابداری محک تعیین کردن سه گزینه الزامی می باشد.
پس از تعیین اسم کالا، نوع کالا و شاخص کالا، این اطلاعات درکنار هم قرار گرفته و نام کالا را ايجاد مي کند.
روشهای دسترسی به منوی تعریف کالاها
در این بخش از آموزش نرم افزار حسابداری محک روشهای دسترسی به این منوی نرم افزار حسابداری محک را خواهیم آموخت.
دسترسی به منوی تعریف کالاها برای کاربران به سه روش زیر امکان پذیر خواهد بود.
- استفاده از کليد F8
- انتخاب تعريف کالا از منو اطلاعات بالاي صفحه اصلي نرم افزار
- استفاده از کليد رابط ( + ) در بخش هاي مختلف نرم افزار که نياز به انتخاب کالا می باشد. (به
عنوان مثال انتخاب در قسمت فاکتور خريد)
امکانات تعریف کالاها
در منوی تعریف کالاها امکانات مختلفی وجود دارد که می توانیم با استفاده از آنها مدیریت مالی بهینه ای داشته باشیم.
در زیر به معرفی و بررسی برخی از این امکانات خواهیم پرداخت.
- 1- حد اقل موجودی
- 2- ثبت عکس کالاها
- 3- چک کردن موجودی کالاها
- 4- کالاهای سریالی
- 5- کالاهای دو واحدی
- 6- درصد بازاریابی کالاها
- 7- کالاهای بارکد
1- حد اقل موجودی
حد اقل موجودی عبارت است ازحداقل مقدار کالايي که شما بودن آنرا در انبار خود ضروري مي دانيد.
با رسیدن کالا به حد اقل موجودی نیاز به ثبت سفارش یا تولید و یا تامین موجودی می باشد.
به عنوان مثال فرض می کنیم کاربر نرم افزار حسابداری محک حداقل موجودی کالايي را پنج واحد در نظر بگيرد.
در این صورت پس از مصرف، فروش و… زمانی که موجودي آن کالا به تعداد پنج واحد برسد نرم افزار به صورت اتومات اين کالا را در گزارش موجودی های نیازمند تامین قرار خواهد داد.
2- ثبت عکس کالاها
در نرم افزار حسابداری محک اين امکان وجود دارد که درهنگام تعريف هر کالا عکسی براي آن انتخاب کنید.
با طی کردن مراحل زیر میتوان عکس کالای مورد نظر را تعیین نمود.
کليد ثبت عکس را در پنجره اطلاعات کالا بزنيد و پس از ورود به گالري تصاوير عکس کالای مورد نظر را انتخاب کنید.
با ثبت عکس براي کالا ها مي توانيد در بخش اطلاعات کالا تصویر آن را نیز مشاهده و بررسی نمایید.
با بازکردن گالري تصاوير در نرم افزار هم می توان عکس هر کالا را جستجو و مشاهده کرد.
3- چک کردن موجودی کالاها
با استفاده از اين امکان در صورتي که موجودي کالايي منفي شود در هنگام صدور فاکتور فروش کالا با هشدار مواجه خواهیم شد.
برای استفاده از این امکان وارد منوي امکانات در بالاي صفحه اصلي نرم افزار و سپس وارد بخش تنظیمات شويد.
بروي منوي فاکتور فروش کليک کنيد و گزینه چک کردن موجودي کالا را انتخاب نمایید.
4- کالاهای سریالی
در منوی تعریف کالاهای نرم فزار حسابداري محک امکان ثبت سريال برای کالاها هم وجود دارد.
با انجام اين تنظيمات در اول دوره می توانید سریال کالاهاي خود را وارد کنيد و از آن در جستجوی کالا و…استفاده کنید.
برای انجام این تنظیمات باید وارد منوي امکانات در بالاي صفحه اصلي نرم افزار شويد و در بخش تنظیمات عمومی تیک جزئیات کالا را بزنید.
یک نکته مهم در تعریف سریال کالاها
به اين نکته توجه کنيد که اگر سريال هاي اول دوره را وارد مي کنيد بايد تک تک سريال هاي کالاها را در اول دوره وارد کنيد.
دلیل این کار این است که نرم افزار تعداد موجودي کالاها را باتوجه به تعداد سريال ها محاسبه مي کند .
5- کالاهای دو واحدی
يکي از امکانات نرم افزار حسابداری محک در ارتباط با کالا ها امکان تعريف کالا هاي دو واحدي می باشد.
همچنين امکان اينکه ارتباطي منطقی (فرمول) بين واحد ها ايجاد کنيد. به عنوان مثال هر جين 12 عدد.
برای تعریف کالاهای دو واحدی باید وارد بخش تنطیمات در منوي امکانات صفحه اصلي نرم افزار شويد.
سپس وارد بخش عمومي شده و تیک دو واحدی را بزنید.
با انجام تنظيمات لازم در هنگام تعريف کالا امکان تعريف واحد دوم و موجودي واحد کالاها فراهم مي آيد.
اگر نياز به ايجاد ارتباط بين واحدهاي کالا می باشد، تيک واحدها را در پنجره تعريف کالا بزنيد و ارتباط بین
واحدها را تعریف کنيد.
به عنوان مثال در صورتي که واحد اول عدد و واحد دوم دست باشد مي توانيد با استفاده از فرمول واحدها مشخص کنيد 6 عدد یک دست است.
در این صورت نرم افزار در فاکتور های خريد و فروش به صورت خودکار محاسبات مربوط به واحدها را انجام مي دهد.
6- درصد بازاریابی کالاها
امکان ديگر نرم افزار حسابداري محک تعیین درصد ويزيتوري مشخص در صورت تمایل برای هرکالا می باشد.
این امکان زمانی قابل استفاده است که در فاکتور کالايي وجود داشته باشد که داراي درصد ويزيتوري باشد.
در این صورت نرم افزار به صورت خودکار درصد مربوطه را در حساب تفصیلی ویزیتور مورد نظر لحاظ میکند.
برای بهره مندی از این امکان باید گزینه درصد ویزیتوری را در بخش تنظیمات عمومی واقع در بالای صفحه نرم افزار فعال نمایید.
7- کالاهای بارکد
با انجام تنظیمات مربوط به اين امکانات در تعريف کالاها قسمتي به نام بارکد در زير اسم کالا ايجاد ميشود.
جهت تعریف بارکد استاندارد کالا باید ارقام بارکد کالای مورد نظر را يک رقم کمتر وارد کادر بارکد نمایید.
به عنوان مثال برای تعریف بارکد 10 رقمي بايد 9 رقم وارد کنيد. این کار بابت تنظیم کدهای داخلی بارکد می باشد.
پ- واحدهای اندازه گیری
در این قسمت از آموزش نرم افزار حسابداری محک با واحدهای اندازه گیری آشنا خواهیم شد.
با ورود به این بخش از نرم افزار شما مي توانيد واحد ندازه گيري کالای مورد نظر خود را تعریف کنید.
به عنوان مثال می توانید برای ماشین؛ دستگاه و برای کفش؛ واحد جفت را تعیین کنید.
روشهای دسترسی به واحدهای اندازه گیری
شما مي توانيد به دو روش به اين قسمت از نرم افزار حسابداری محک دسترسي داشته باشید.
- انتخاب گزينه واحدهاي ان ري از منو معرفي اطلاعات در صفحه اصلي
- استفاده از کليد رابط( + )در قسمت تعريف کالاها که شما را به قسمت تعريف واحدهاي اندازه گيري عطف می دهد.
امکانات واحدهای اندازه گیری
منوی واحدهای اندازه گیری دارای دو امکان زیر می باشد.
- 1- راست کلیک
- 2- پیغام ها
به بررسی مختصر این امکانات می پردازیم
1- راست کلیک
در تعريف واحد هاي اندازه گيري در قسمت واحدها راست کلیک کنید سپس کليه عمليات قابل انجام در اين بخش در اختيار شما قرار مي گيرد.
با این امکان شما ديگر نيازي به استفاده از کليدهاي واقع شده در پايين صفحه نداريد.
2- پیغام ها
پیغام مهم این قسمت( کالاهایی از این واحد استفاده می کنند می باشد ) که در شرایط زیر با آن مواجه می شوید. اگر در تعریف کالا از واحد اندازه گيري استفاده کنيد با وجود آن کالا نمي توانيد واحد اندازه گيري را حذف کنيد. براي حذف واحد اندازه گیری کالای مورد نظر ابتدا بايد کالاهايي که از آن واحد اسستفاده مي کنند را حذف کنيد.
همچنین با تغییر واحد اندازه گیری کالای مورد نظر می توانید واحد اندازه گيري قبلی را حذف کنید.
ت- تعریف انبارها در نرم افزار حسابداری محک
در این قسمت مي توانيد به تعريف انباربا نامهاي مختلف مورد استفاده در انبار کالاهاي خود بپردازيد.
روشهای دسترسی به نعریف انبارها
دسترسی به این قسمت از نرم افزارحسابداری محک به دو روش زیر امکان پذیر می باشد.
- انتخاب گزينه معرفي انبارها از منوی معرفي اطلاعات در صفحه اصلي
- استفاده از کليد رابط( + )در منوهاي مختلف نرم افزار که شما را به بخش معرفي انبار انتقال میدهد.
برای استفاده از این بخش باید به روش زیر عمل شود.
وارد بخش تعریف انبار ها شده و پس از انتخاب گزینه انبار جدید نام انبار مورد نظر خود را وارد کنید.
امکانات تعریف انبارها
منوی تعریف انبارها دارای دو امکان زیر می باشد
- 1- راست کلیک
- 2- پیغامها
1- راست کلیک
در تعريف کالاها در صورتي که در قسمت ليست کالاها راست کلیک کنید منویی براي شما باز خواهد شد.
تمامی عملیات قابل انجام در بخش تعریف انبارها با منوی باز شده در اختيار شما قرار مي گيرد.
2- پیغامها
(اين کالا دارای گردش است نمي توان آنرا حذف کرد) از جمله مهم ترین پیغامهای تعریف انبارها می باشد.
این پیغام را زمانی مشاهده میکنید که بخواهید کالایی را که در عملیاتی از آن استفاده شده حذف کنید.
برای آشنایی با سایر زیر سیستمهای نرم افزار حسابداری محک؛ سری مقالات آموزش نرم افزار حسابداری محک را دنبال کنید.
