کدینگ حسابداری چیست؟
در این مقاله تلاش شده تا توضیحات ملموس و کاملا قابل درک در مورد اینکه کدینگ حسابداری چیست؟ چرا باید انجام شود؟ دارای چه سطوحی است؟ چرا باید دارای سطوح مختلف باشد و اینکه چه مواردی در کدینگ حسابداری قرار می‌گیرند در اختیار شما عزیزا قرار دهیم.
به زمانی کاملا ساده یعنی اختصاص دادن کد به حساب‌ها و اطلاعات.
تنظیم کدینگ حساب‌ها در طراحی نرم سیستم های حسابداری جزو اولین و حساس ترین مراحل کار به حساب می‌آید زیرا هر خطایی که رخ دهد نه این که قابل اصلاح نباشد، اما اصلاح آن نیازمند دوباره کاری‌های بسیاری است.
چه لزومی به کدینگ حسابداری است ؟
کدینگ یا اختصاص کد به حساب‌ها فواید بسیاری دارد و می‌توان احتمال رخ دادن خطا را بسیار کاهش دهد.
به طور مثال در مبحث موجودی کالا اختصاص دادن هر کد به هر قلم از کالا در شرکت کدینگ گفته می‌شود.
علت انجام کدینگ در این حالت این است که پس از گذشت زمان و گسترده شدن شرکت و هم چنین افزایش کالاها و تنوع آنها، امکان دست یابی به اطلاعات مرتبط با یک کالای خاص یا یک گروه از کالاها وجود ندارد.
و نمی‌توان در این شرایط اطلاعات را از واحدهای مختلف سازمان جمع آوری و تحلیل کرد و درمورد مسائل مربوط به آنان تصمیم گرفته شود در این حالت است که از کدینگ یا کد گذاری کالاها استفاده می‌شود.
در قدم اول کدینگ کمک کرد که تنها یک نام و یک کد برای شناسایی تنها یک قلم از کالاها وجود داشته باشد و بی نظمی حاصل از تعدد اسم گذاری ها روی یک کالای واحد کاملا از بین برود.
پس از انجام کد گذاری به نوعی طبقه بندی یا گروه بندی هم در موجود کالاها صورت گرفت.
به طول مثال تمامی مواد اولیه، كالاهای ساخته شده و کالاهای درحال ساخت با یک کد خاص شناخته می‌شوند.
پس می‌توان گفت از جمله مزایای کدینگ یا کد گذاری افزایش سرعت و دقت در امر گزارش گیری و بررسی اطلاعات می‌باشد با این روش بازه زمانی و بهای تمام شده گزارشات برای واحدهای تجاری کاملا به صرفه خواهد بود. کدینگ حسابداری را هم می‌توان به صورت دستی انجام داد و هم با استفاده از نرم افزار اکسل.
اما بهترین راه برای انجام کدینگ حسابداری استفاده ازانواع نرم افزاری های حسابداری تخصصی می‌باشد، استفاده از این نرم افزارها کد گذاری را با دقت و سرعت بیشتری انجام می‌دهد.
طراحی دیجیتالی چیست؟
همانطور که می‌دانید کدینگ حسابداری نشان‌دهنده نحوه استقرار سیستم‌های مالی و پایه‌گذار رویدادهای مالی می‌باشد.
نحوه کار و چیدمان کدینگ، میزان آشنایی و تسلط کاربر بر سیستم را نشان می‌دهد، البته اینکه استفاده کننده از کدینگ چه کسی است این امر می‌تواند متفاوت باشد، استفاده کننده می‌تواند یک اپراتور معمولی، حسابدار یا یک مدیر مالی باتجربه باشد.
شما به عنوان کسی که با کدینگ و انواع مختلف آن آشنا هستید هنگام مواجه با یک کدینگ حسابداری غیراستاندارد چگونه عمل خواهید کرد؟ آیا آن را اصلاح می‌کنید یا بی‌تفاوت به آن به ثبت و صدور اسناد خواهید پرداخت؟
توصیه ما به شما این است که اگر قصد داریم طراحی کدینگ‌های موفقی انجام دهید حتما برای خود تعدادی پیش‌فرض آماده داشته باشید، تا بتوانید طراحی مدنظر خود را دقیق‌تر و سریع‌تر انجام دهید. در این میان توجه داشته باشید که تعدادی از اصول و گروه‌بندی‌ها در تمام فعالیت‌های تجاری یکسان است، برای مثال اولین حساب برای موجودی نقد و بانک، تعریف معین و تفصیلی آن می‌باشد.
چرا باید کدینگ حسابداری به چند سطح تقسیم شود؟
این مثال را در نظر بگیرید که شما با یک چمدان خیلی بزرگ قصد سفر دارید و باید همه لازم مورد نیاز سفرتان را در چمدان قرار دهید، برای این کار شما می‌توانید همه‌ی وسایل را تا زمانی که ظرفیت آن تکمیل شود در آن قرار دهید و مشکل زمانی رخ می‌دهد که شما احتیاج به چیزی داشته باشید و مجبور باشید آن را از چمدان خارج کنید !
اما راه دوم این است که شما می‌توانید لوازم خود را دسته بندی کرده، هر کدام را در قسمت جدا گانه ای قرار دهد و به هنگام نیاز به راحتی به آن دست پیدا کنید. با درک این مثال، علت وجود سطوح مختلف در کدینگ حسابداری را متوجه خواهید شد و همانطور که پیش تر گفته شد برای تهیه گزارشات دستیابی به اطلاعات سریع‌تر و آسان‌تر خواهد بود.
ساختار استاندارد سطوح کدینگ حسابداری
- گروه حساب
در این قسمت صورت حساب‌های مالی قرار می‌گیرند که شامل درآمدها و هزینه‌ها، بدهی‌های جاری و غیر جاری، سرمایه گذاران و ذی نغعان و حقوق مربوط به آنها می‌شود.
- حساب کل
در این قسمت صورت‌های مالی تعریف می‌شوند و نیازها و فعالیت‌های این شرکت از اجزای اصلی این قسمت است.
- حساب معین
در این سطح حساب های کل به زیر به حساب‌های ریز تر و جزئی تقسیم می‌شود.
- حساب تفصیلی
این حساب‌ها هم تقسیم حساب‌های معین هستند که در اصطلاح به حساب‌های تفصیلی شناخته می‌شوند.
با توجه به شکل می‌توان به راحتی متوجه رابطه بین حساب ها با یکدیگر شوید، مجموع دو حساب تفصیل برابر با حساب معین، مجموع حساب‌های معین برابر با گروه و به همین ترتیب خواهد بود.
انواع کدینگ حسابداری
کد گذاری انواع و روش های مختلفی دارد، اما چند روش رایج آن به صورت زیر می‌باشد:
کدینگ حفظی یا کدینگ بر اساس حروف الفبا
یکی از روش‌های ساده کد گذاری است که در این روش حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات استفاده می‌کنند.
مثال :موجودی کالا «م_ک»
- کدینگ متوالی
- سیستم کدینگ توده ای
- کدینگ سلسله مراتبی
کدینگ متوالی
به کدینگ متوالی کدینگ پی در پی یا کدینگ سریالی هم گفته می‌شود.در این روش اعداد به صورت پشت سر هم برای کد گذاری استفاده می‌شوند.
سیستم کدینگ توده ای
اگر یک سری از اعداد فقط به حساب‌های یک دوره مالی مشخص اختصاص داده شوند این سیستم، سیستم کدینگ توده‌ای است.
کدینگ سلسله مراتبی
یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ است که علاوه بر وجود نظم ودقت در آن هیچ محدودیتی برای کالاها، حساب‌ها و … وجود ندارد. در این روش یک کد برای یک حساب در نظر گرفته می‌شود و هنگام اضافه کردن زیر گروه به این دسته یک عدد اعشاری به کد اضافه می‌شود.
در حسابداری موارد زیر شامل کدینگ حسابداری می‌شوند:
- کدینگ دارایی‌های جاری
- کدینگ دارایی‌های ثابت
- کدینگ دارایی‌های نامشهود
- کدینگ بدهی‌های جاری
- کدینگ بدهی‌های‌بلند مدت
- کدینگ حقوق صاحبان سهام
- کدینگ درآمد
- کدینگ قیمت تمام شده کدینگ سایر حساب‌ها
معیارهایی که باید در کدینگ حسابداری در نظر گرفته شود
پایه و اساس کدینگ حسابداری اصول و استانداردهای حسابداری می‌باشد.
نرم‌افزار‌های حسابداری استاندارد این قابلیت را دارند که کدینگ حسابداری را تعدیل و تنظیم کنند.
در کدینگ حسابداری به ترتیب چیدمان توجه داشته باشید، اینکه کدینگ از چه شروع و با چه حسابی به پایان می‌رسد مهم است، همچنین به کدگذاری و عددگذاری نیز باید توجه داشته باشید یعنی چیدمان حساب‌ها با چه تعدادی نشان داده می‌شود.
نوع فعالیت بنگاه تجاری شما نیز مهم است، برای مثال کدینگ سیستم پیمانکاری با بازرگانی یا خدماتی و… متفاوت است.
در طراحی کدینگ حسابداری باید توجه داشته باشید که استفاده کنندگان از گزارشات بنگاه به چه اطلاعاتی در گزارشات نیاز دارند و بدین ترتیب باید مبانی لازم برای تفکیک، طبقه‌بندی مثبت اطلاعات مالی برای جمع‌آوری و کنترل اطلاعات و اعدام ارقام ایجاد کنید تا گزارشات آنگونه که باید تهیه شوند.
سهولت استفاده از حساب‌ها باید بگونه‌ای باشد که برای کاربران قابل فهم و قابل استفاده باشد.
همچنین باید جامعیت حساب‌ها طوری باشد که تمام فعالیت‌های واحد تجاری را مورد پوشش قرار دهد، زیرا تعدادی از کدهای حسابداری وجود دارند که بین واحدهای تجاری یکسان هستند اما برخی از آنها با توجه به نوع و حجم عملیات واحد تجاری، مختص فعالیت آن واحد تجاری می‌باشد. برای مثال حساب کالای در جریان ساخت مختص فعالیت‌های تولیدی بوده و حساب پیمان در جریان پیشرفت، برای شرکت‌های پیمانکاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سخن پایانی
امیدواریم که پس از مطالعه مطالب به سوالاتتان در زمینه کدینگ حسابداری پاسخ داده باشیم و هم چنین به اهمیت مسئله کدینگ وی برده باشید. کدینگ حسابداری امری تخصصی است و در صورت عدم انجام آن با دقت و تخصص مورد نیاز ممکن است مشکلات مالی و حسابداری بسیاری برایتان به وجود بیاید.
برای انجام کدینگ اطلاعاتتان می‌توانید از افراد متخصص در زمینه طراحی سیستم‌های مالی و حسابداری استفاده کنید.
به پایان مقاله کدینگ حسابداری رسیدیم، امیدواریم این مقاله مفید واقع شده باشد.
ممنون از همراهیتان.
مجموعه AccTrain طی سالها تلاش ارايه کننده انواع نرم افزارحسابداری موجود در بازار می باشد،.
مفتخریم پاسخ گوی نیاز شما باشیم .
جهت کسب اطلاعات بیشتراز حسابداری و نرم افزارهای حسابداری با ما همراه شوید.
مباحث مرتبط :
- صورت حساب سود و زيان
- انواع نرم افزار حسابداری و کاربردهای آنها
- انواع حسابداری
- درآمد حسابداران در ایران
- حسابداری صنعتی ، اجزا، عوامل و کاربردها
