پورتال سازمانی چیست؟
پورتال سازمانی یا پورتال اطلاعاتی سازمانی (EIP) ، چارچوبی برای جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات ، افراد یک سازمان و فرآیندهای موجود هر سازمان برای خودش و کارکنانش به روشی مشابه پورتال های وب (مانند گوگل ، ياهو و …) شناخته می‌شود.
پورتال های سازمانی راه دسترسی یکپارچه و ایمن به اطلاعات هستند که اغلب به شکل یک رابط کاربری بر مبناي استفاده از شبکه وب ارائه می دهند و برای جمع آوری و شخصی سازی اطلاعات از طریق درگاه های خاص برنامه طراحی شده اند.
در مقاله پیش رو به سوالات زیر پاسخ خواهیم داد :
- پورتال سازمانی از چه بخش هایی تشکیل شده است؟
- اهمیت پورتال سازمانی چیست؟
- مزایا و امکانات پورتال سازمانی چیست؟
- انواع پورتال سازمانی چیست؟
- مراحل ایجاد یک پورتال سازمانی چیست؟
پورتال سازمانی از چه بخش هایی تشکیل شده است؟
همانطور که طراحی صفحات وب روش های مختلفی دارد، طراحی و شمایل پورتال های سازمانی نیز تنوع بسیار زیادی دارد اما تقریبا چند آیتم در آن ها مشترک است.
برای مثال یک نمونه پورتال سازمانی ممکن است دارای اجزای زیر باشد:
قسمت دسترسی و جستجو
قسمت دسترسی و جستجو در پرتال سازمانی به کاربر اجازه می دهد تا تمام «اطلاعات مورد نیاز» مد نظرش را بدست آورد.
واضح است که پورتال به هر شخصی اجازه نمی دهد که به همه اطلاعات سازمان دسترس پیدا کند.
برای مثال ، فردی که مسئول بخش وام های سازمان است، برای تأیید وام به اطلاعات بازاریابی احتیاج ندارد و لازم نیست به اطلاعات بازاریابی دسترسی داشته باشد.
بنابراین پورتال سازمانی به شما اطمینان می دهد که مسئول وام فقط اطلاعات مورد نیاز را دریافت می کند.
طبقه بندی اطلاعات
یک پورتال سازمانی کارآمد، تمام اطلاعات را به گونه ای دسته بندی می کند که در محتوای مورد نیاز به کاربر تحویل داده شود.
با توجه به اهمیت اطلاعات هر سازمان برای ادامه فعالیتش این بخش نقش مهمی دارد. به عنوان مثال تصور کنید اطلاعات مربوط به قسمت مدیرعامل در بخش دسترسی مشتریان قرار بگیرد. با یک مورد طبقه بندی اشتباه ممکن است اطلاعات اساسی سازمان را در دسترس افراد خارج از سازمان قرار دهد.
همکاری
در پورتال سازمانی این بخش به افراد اجازه می دهد بدون توجه به موقعیت جغرافیایی، به همکاری بپردازند. بنا به شرایط جامعه و فرد گاهی لازم است افراد بدون مراجعه به محل کار خود وظایف شغلی خود را انجام دهند.
بنابراین این قسمت در مباحث دورکاری کارکنان نقش مهمی دارد.
شخصی سازی
مسلم است که اشخاص مختلف سلیقه و علاقه های مختلفی دارند. این مسئله در نحوه چیدمان اطلاعات نیز برای اشخاص صادق است.
قابلیت شخصی سازی پورتال سازمانی، می تواند اطلاعاتی که در قالب اولیه به افراد ارائه می شود، با توجه ترجیحات و عادات آن اشخاص، مجدد تدوین کند و در اختیار آن ها قرار دهد.
تخصص و پروفایل
قسمت تخصص و پروفایل برای بخش همکاری یک پورتال سازمانی ضروری است.
افراد درون یک شرکت با توجه به تجربه و شایستگی های خود پروفایل می شوند. اگر فردی نیاز به همکاری با دیگران داشته باشد ، می تواند مواردی را انتخاب کند که برای این پروژه واجد شرایط باشند.
یکپارچگی برنامه ها و ارتباطات درون سازمانی میان پرسنل و مدیران
این بخش به افراد امکان می دهد تا بدون توجه به برنامه های کاربردی مورد استفاده، به اطلاعات دسترسی داشه باشند و اطلاعات را به همکاران تحویل دهند و به اشتراک بگذارند.
امنیت
این بخش از پورتال سازمانی، اطلاعات را برای کاربران مبنی بر مجوزهای امنیتی فراهم می کند. این مسئله به همان امنیت اطلاعات موجود در پورتال سازمانی اشاره دارد.
اثر امنیت در پرتال این است: هنگامی که کاربر وارد سیستم شود، فقط به اطلاعاتی که کاربر مجاز به دستیابی آن است دسترسی پیدا می کند.
سیستم گردش کار
پرتال های سازمانی، می توانند گردش کار مشتری و ارباب رجوع را به صورت چارتی که مرحله به مرحله پیشرفت کار او را نشان می دهد، نمایش دهند.
این امکان مراجعات اضافی به سازمان را به شدت کاهش می دهد.
جلسات آنلاین
امکان برگزاری جلسات آنلاین در رتال های سازمانی موجود است که کارکنان را از استفاده از سایر برنامه های وبکم بی نیاز می کند و حتی ممکن است امن تر باشد.
دستور العمل ها
این بخش مشخصا برای مشتریان تدوین شده است تا آن ها را با سازوکار مجموعه آشنا کند.
معرفی سازمان و ساختار سازمانی
در این بخش ، سازمان و ساختار اعضای تشکیل دهنده آن معرفی می شود.
ساختار سازمانی سیستمی است که برای تعریف سلسله مراتب در سازمان استفاده می شود.
این کار هر شغل ، عملکرد و محلی را که در آن سازمان گزارش می شود را مشخص می کند.
معمولا ساختار سازمانی با استفاده از نمودار سازمانی نشان داده می شود.
اطلاع رسانی و اخبار سازمانی
کارکرد این بخش از پرتال طبق عنوان آن مشخص است و بیشتر سود را مشتریان از آن می برد.
اهمیت پورتال سازمانی چیست؟
اولین نشانه که سازمان ها را برای راه اندازی پورتال سازمانی تشویق می کند، صف های طولانی در سازمان است.
بسیاری از فعالیت های سازمان این قابلیت را دارند تا به صورت آنلاین و در فضای وب انجام شوند.این مسئله در واقع همان اتوماسیون کردن کارهاست.
برای نبود صف های طولانی، بهبود سرعت انجام کارها،کاهش هزینه ها و کاهش فشار کاری بر کارکنان سازمان بهترین راه حل ایجاد و راه اندازی پورتال سازمانی است.
مزایا و امکانات پورتال سازمانی چیست؟
پرتال های سازمانی به امکان استفاده ساده، فضای سفارشی سازی شده، امکان تجربه کاربری مشتری و طراحی شده به صورت پاسخگو به انواع سوالات و مشکلات احتمالی، معروف است.
هم چنین می توان گفت پرتال های سازمانی باعث افزایش دسترسی کارمندان و مشتریان به یکدیگر می شود.
امکان استفاده از فضای ابری ذخیره اطلاعات نیز در آن ها وجود دارد.
همچنین موارد زیر از مزایای پرتال سازمانی هستند:
- به روز رسانی و نگهداری سیستم
- حل معضلاتی چون پیچیدگی فعالیت های حضوری
- استفاده از پورتال به عنوان یک مزیت رقابتی در رقابت سازمان ها خصوصی و دولتی
- نهادینه شدن فناوری اطلاعات در سازمان برای مدیریت اطلاعات و فرآیندهای سازمان
- امکان تصمیم گیری و نظارت بهتر مدیران
- کاهش هزینه ها
- افزایش رضایت مشتریان و کاربران
- تنوع در ارائه خدمات
- رعایت امنیت در ارائه اطلاعات
انواع پورتال سازمانی چیست؟
پورتال های اطلاعات سازمانی
می توان پورتال سازمانی را به عنوان یک درگاه که شامل یکپارچه سازی داده ها است نامید.
این نوعی پورتال است که برای دستیابی به داده های گسترده ، یک نقطه دستیابی کاملاً ایمن و امن را ارائه می دهد. می توان از پورتال بانک ها و شرکت ها و سازمان های مختلف در این زمینه نام برد. برای مثال پورتال بانک تجارت به شکل زیر است:
علاوه بر این، به کاربران امکان می دهد تا اطلاعات مربوط به سیستم های مختلف را با اطلاعات جدید یکپارچه سازی کنند.
کاربردهای فراوان این درگاه ها، دلیل اصلی اهمیت آن ها هستند. به عنوان مثال چند نمونه کاربرد آن ها را معرفی می‌کنیم.
استفاده از پرتال سازمانی برای خبرها
سازمان ها، به بخشی از مجموعه های رسانه ای تبدیل شده است که از یک پورتال خبری استفاده می کنند تا در یک دوره کوتاه در مقایسه با رقبای خود، دنبال کنندگان بیشتری داشته باشند.
پورتال مسافرتی
امروزه تقاضا برای پورتال های مسافرتی بسیار زیاد است. شرکت ها در حال فراهم آوری پرتال مسافرتی هستند تا مشتریان دانش عمیق و کاملی درباره خدمات آن ها بدست آورند.
این پرتال مسافرتی به شرکت ها کمک می کند تا تجارت خود را در سراسر جهان گسترش دهند.
پورتال آموزشی
اوقات اخیر نیز حاکی از افزایش تقاضا برای پرتال آموزش است که در آن مدارس و دانشکده ها برای آموزش دانش آموزان خود از پورتال آموزش استفاده می کنند. این پورتال شامل اطلاعات کامل دانش آموزان ، دوره ها ، نتایج و جدیدترین اخبار است.
مراحل ایجاد یک پورتال سازمانی چیست؟
ایجاد یک پورتال سازمانی مهارت وتخصص خاص خود را لازم دارد. بنابراین هنگامی که تصمیم به ایجاد آن گرفتید باید خود از یک متخصص کمک بخواهید. امروزه سایت های بسیاری در اینترنت خدمات طراحی سایت و اموری مانند آن را ارائه می دهد.
اما مراحلی که یک طراح برای ایجاد یک پورتال سازمانی طی می کند به صورت زیر است:
- شناخت و آگاهی از فرآیندهای سازمان و نیاز های آن
طبق وظایف و هدف تشکیل سازمان ها، فرآیندهای متفاوتی بین کارکنان آن شکل می گیرد. پورتال سازمان باید شبیه سازی فرایند دستی و حضوری را در قالب اتوماسیون انجام دهد. این امر با شناخت از فرایندهای سازمان انجام می پذیرد. - طراحی اولیه پرتال
- اعمال اصلاحات و نظرهای اصلاحی کارفرما (مسئول پورتال، مدیر عامل و …)
بعد از طراحی اولیه، طراح پورتال پیش نمایشی برای کارفرما تدارک می بیند. دلیل این بازبینی اشراف کارفرما بر نحوه عملکرد اتوماسیون است.
هم چنین این مرحله باعث رفع مشکلات و باگ های احتمالی خواهد بود. - تکمیل پرتال و تحویل به کارفرما
- آموزش نحوه کارکرد آن و تحویل ابزارهای مدیریتی به کارفرما
- انجام پشتیبانی و خدمات
