نرم افزار حسابداری: نحوه انتخاب بهترین

هنگامی که شروع به کار حسابداری می کنید، اولین قدم معمولاً مهم ترین قدم و انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب است.
نیازهای حسابداری خود را به طور کامل ارزیابی کنید، ویژگی های نرم افزار را بر اساس آن نیازها در اولویت قرار دهید و نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که ویژگی های مورد نیاز شما را پوشش دهد.

1. آنچه نیاز دارید را به کمک حسابدار یا مدیر خود در یک لیست بنویسید.
2. سعی کنید نیازهای آینده را نیز درنظر بگیرید.
3. نرم افزارهای مختلف را کنار هم قرا دهید و ویژگیهای آنها را مقایسه کنید.
4. این موضوع جدی است و عدم اجرای دقیق آن هزینه های زیاد را به شما تحمیل خواهد کرد.
5. لزوما نرم افزار ارزان را نخرید، موضوع امنیت، کیفیت و دقت را جدی بگیرید.
6. سابقه شرکت نرم افزاری را در نظر بگیرید،
7. سعی کنید میزان رضایت مشتریان فعلی را درنظر بگیرید.

نحوه انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری

وقتی نرم افزار حسابداری را برای شغل خود انتخاب می کنید، اطمینان حاصل کنید که نیازهای خود را درک کرده و قبل از شروع کار می دانید که چه ویژگی هایی را باید جستجو کنید.
بازار مملو از نرم افزار های حسابداری مختلف با قابلیت های متفاوت است و انتخاب درتس برای کسب و کار شما می تواند بسیار مهم باشد.
این امر بر اساس نیازهای حسابداری، قابلیت استفاده و قیمت گذاری به شما در اولویت بندی ویژگی های مورد نظر کمک می کند.
در اینجا برخی از ویژگی های نرم افزار را گردآوری می کنیم تا به شما در انتخاب بهترین سیستم برای کسب و کار خود کمک کنیم.

نرم افزاهای بررسی شده در AccTrain.ir

1. نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم
2. نرم افزار حسابداری و فروشگاهی هلو طرفه نگار
3. نرم افزار حسابداری محک

ویژگی های حسابداری

1- طرف حسابها: حساب های دریافتی و پرداختنی

هر سیستم حسابداری خوب به شما امکان می دهد، که

الف) حساب دریافتی یا پولی که مشتریانتان به شما بدهکار هستند و
ب) حساب های قابل پرداخت یا پولی که به فروشندگان خود بدهکار هستید را ثبت و پیگیری کنید.

نرم افزار حسابداری باید به شما در مدیریت کارآمد مطالبات کمک کند، که شامل:

• ایجاد فاکتور،
• ارسال یادآوری (آلارم) پرداخت و
• استفاده از درگاه های پرداخت برای جمع آوری پرداخت های آنلاین

است. همچنین باید بتوانید بگویید که هنوز کدام مشتری باید به شما پرداخت داشته است و چه مبلغی پرداخت کرده است.
نرم افزار شما باید در نگه داشتن مدیریت زمان بدهی ها، مانند صورتحساب و هزینه های عملیاتی، کمک کند و یادآوری هایی داشته باشد تا مطمئن شوید که به موقع آنها را پرداخت می کنید.

2- حسابداری مبتنی بر وجه و تعهد

دو روش وجود دارد که می توانید برای انجام امور حسابداری برای تجارت خود استفاده کنید:

1. روش وجه نقد:
   اگر شما یک تجارت کوچک هستید و عمدتا معاملات را بر اساس میزان وجوه نقدی ضبط می کنید،
2. روش تعهدی:
   اگر یک تجارت بزرگ هستید که با اعتبار خرید و فروش می کنید و حساب های دریافتنی و قابل پرداخت را ثبت می کنید
   

البته در این مورد محدودیتهای قانونی نیز وجود دارد.
پیشنهاد می کنیم مقاله حسابداری تعهدی را مطالعه بفرمایید.

3- درگاه های پرداخت

درگاه‌های پرداخت وسیله ای مطمئن برای پرداخت آنلاین به شما ارائه می دهد.
با ادغام درگاه‌های پرداخت، می توانید چندین گزینه پرداخت راحت از جمله کارت های اعتباری، کارت های بدهی و نقل و انتقال بانکی آنلاین را ارائه دهید.
البته استفاده از چنین امکاناتی در نرم افزارهای ابری بیشتر امکان پذیر است.

به محض اینکه پرداخت از طریق درگاه تمام شد، وضعیت فاکتور مربوطه به طور خودکار در سیستم شما به روز می شود.

4- مغایرت بانکی

مغایرت بانکی بخش مهمی از حسابداری شما است.
به دنبال نرم افزاری حسابداری باشید که صورت های بانکی شما را بطور خودکار مغایرت گیری کند.
این به شما امکان می دهد تا حساب های بانکی خود را به سرعت مغایرت گیری کنید و حسابرسی خود را آماده نگه دارید.

5- آمادگی بررسی مالیاتی

• آماده بودن برای بررسی های مالیاتی یکی از مزایای داشتن نرم افزار حسابداری خوب است.
• نرم افزار حسابداری شما باید بتواند بدهی مالیاتی را محاسبه کند،
• در صورت لزوم با چندین نرخ مالیات کار کند و
• گزارش مالیاتی را تهیه کند تا به شما در تطبیق قوانین مالیاتی کمک کند.

6- خودکار بودن ثبتها، اسناد، آلارمها و…

• سند خودکار یکی از با ارزش ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری است،
• زیرا به شما کمک می کند تا در زمان کمتری به موفقیت بیشتری برسید.
• در سطح صورتحساب، می توانید معاملات مکرر را خودکار کنید، یادآوری پرداخت را به صورت خودکار به مشتریان ارسال کنید.
• اسکن خودکار به شما کمک می کند تا داده ها را از رسید دریافت کنید و با کمترین تلاش آن را به معاملات و اسناد حسابداری تبدیل کنید.
• با انتخاب نرم افزار که فرآیندهای خسته کننده را خودکار می کند و مداخله دستی را کاهش می دهد، بیشتر روی حساب اصلی خود متمرکز شوید.

7- ارتباط با سایر نرم افزارها

ارتباط با سایر نرم افزارها، نرم افزار حسابداری شما را انعطاف پذیرتر می کند.
آنها به شما امکان می دهند بدون ترک بستر حسابداری خود با برنامه های مختلف کار کنید.
تغییراتی که در یک برنامه یکپارچه ایجاد می کنید به طور خودکار در بستر حسابداری شما به روز می شوند و نیاز به ورود مکرر داده را برطرف می کنند. به عنوان مثال، ادغام نرم افزار CRM با حسابداری، اطلاعات مشتریان شما را به سیستم حسابداری شما پیوند می دهد و هرگونه بروزرسانی در CRM در برنامه حسابداری شما منعکس می شود، بنابراین همه تیم های شما دارای اطلاعات یکسانی هستند. نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید باید قادر به ارتباط با خدماتی از جمله CRM ها، ابزارهای مدیریت پروژه و سیستم های مدیریت موجودی باشد.

8- گزارش گیری در نرم افزار

برای پیگیری عملکرد کسب و کار خود، نرم افزاری را انتخاب کنید که قادر به تولید گزارش های صورتهای مالی از قبیل ترازنامه، صورتهای درآمدی و صورتهای گردش پول باشد.
همچنین نرم افزار حسابداری که انتخاب کرده اید باید به شما در تولید گزارش سرفصلهای مختلف مانند حساب های پرداختنی و دریافتنی، موجودی کالا و مالیات و… کمک کند.

ویژگیهای کاربردپذیری نرم افزار

1- رابط کاربری ساده

فرایندهای حسابداری لزوماً آسان نیست و همه افراد مهارت لازم را ندارند.
نرم افزار حسابداری که شما انتخاب می کنید باید محیطی را فراهم کند که کار با داده های مالی شما را ساده تر می کند.
یک رابط کاربری مرتب و بدون حاشیه که به شما کمک می کند تا جنبه های مهم حسابداری خود و عملکردهای داخلی برای انجام محاسبات حسابداری خود را به طور خودکار انجام و گزارشات را مشاهده کنید.
این موضوع در آسان تر کردن حسابداری برای شما یا کارمندانی که مسئولیت رسیدگی به حساب ها را دارند کمک خواهد کرد.

2- امنیت داده ها در نرم افزار حسابداری

داده های مالی بسیار حساس و بی نهایت پر اهمیت است.
نرم افزاری که شما انتخاب می کنید باید سطح بالایی از امنیت را برای محافظت از داده های خود داشته باشد.

معمولا هنگام خرید نرم افزار به این موضوع اهمیت داده نمی شود و هزینه های آتی زیادی به شرکت تحمیل خواهد شد.

3- دسترسی به موبایل

نسخه های موبایل، برنامه های مبتنی بر ابر امکان دسترسی آسان و انعطاف پذیر به اسناد و گزارشات را فراهم می کنند.
شما می توانید کل مراحل حسابداری کار خود را فوراً انجام دهید، حتی اگر در محل کار خود نیستید.

اگر شغل شما نیاز به مسافرت مکرر دارد، انتخاب نرم افزار حسابداری دارای نسخه های تلفن همراه (موبایل) به شما امکان می دهد تا حسابداری خود را به همان راحتی که روی دسکتاپ انجام می شود بر روی دستگاه تلفن همراه انجام دهید.

4- دسترسی مبتنی بر نقش

بخشهای خاصی از حسابداری شما باید از دسترسی غیرمجاز در امان بمانند.
به عنوان سرپرست، باید تصمیم بگیرید که چه کسی به چه چیزی دسترسی پیدا می کند.
بهترین نرم افزار حسابداری در بازار به شما امکان می دهد تا به کارمندان خود دسترسی مستقیمی به ماژول های حسابداری اختصاص دهید.
به عنوان مثال، شما می توانید کارمندان را منحصراً به عنوان انباردار تعیین کنید تا به آنها امکان دسترسی محدودی را بدهید تا بتوانند برای انجام وظایف خود وقت بگذارند، اما آنها را از همه بخشهای دیگر حسابداری حذف کنید.

هنگامی که یک نرم افزار حسابداری را انتخاب می کنید، مطمئن شوید که انواع دسترسی انتخابی را در اختیار شما قرار می دهد.

ویژگی های قیمت گذاری

1- قیمت گذاری

بیشتر نرم افزار حسابداری با بسته های متعدد به بازار ارائه می شوند.
این بسته ها دارای قیمت مختلف بر اساس ویژگی هایی که در آن قرار دارد، قیمت گذاری می شوند.
قیمت نرم افزارهای مختلف را مقایسه کنید اما دقت کنید که:

• هزینه پشتیبانی سالیانه به چه صورتی محاسبه می شود؟
• بسیار مهم است که سایر ویژگیهای نرم افزاری که در بسته انتخابی وجود ندارد را در آینده می توانید انتخاب کنید؟
• این انتخابها چه هزینه هایی را در پی دارد؟

2- نسخه رایگان دارد؟

• نرم افزاری که انتخاب می کنید:
• بهتر است یک نسخه رایگان در اختیار شما قرار دهد تا بتوانید از عملکرد و کیفیت نرم افزار اطمینان خاطر پیدا کنید.
• نسخه آزمایشی رایگان به شما ایده می دهد که چگونه این نرم افزار کار می کند
• قبل از خرید اطمینان حاصل کنید که تمام نیازهای شما توسط سیستم برآورده می شود.

حسابداری خود را از راه درست شروع کنید

حسابداری شامل پیگیری فرایندهای حیاتی تجارت مانند صورتحساب، حسابهای دریافتنی و پرداختنی، مغایرت بانکی، مالیات و گزارش گیری است. به دست آوردن همه چیز می تواند دشوار یا هزینه بر باشد، اما حسابداری خوب برای رشد و موفقیت شغل شما ضروری است.

هنگامی که شروع به کار حسابداری می کنید، اولین قدم ها معمولاً مهم ترین هستند و انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب مهم است. نیازهای حسابداری خود را به طور کامل ارزیابی کنید، ویژگی ها را بر اساس آن نیازها اولویت بندی کنید و نرم افزاری را انتخاب کنید که ویژگی های مورد نیاز شما را برای بهترین تجربه حسابداری ارائه دهد.

آموزشهای حسابداری
آموزشهای بیمه
آموزشهای مالیات
کانال تلگرام آموزشهای مالی و حسابداری Acctrain.ir