صدور سند حسابداری نرم افزار سپیدار همکاران سیستم
در این مقاله با نحوه صدور سند حسابداری در نرم افزار سپیدار آشنا می شویم. جهت دریافت دموی رایگان نرم افزار سپیدار به اینجا مراجعه بفرمایید.
1-تنظیمات عمومی حسابداری
- ابتدا از سمت راست نرم افزار حسابداری وارد منوی تنظیمات می شویم.
- پس از آن از قسمت عملیات، تنظیمات را انتخاب می کنیم.صفحه مربوط به تنظیمات حسابداری باز می شود.
- این صفحه شامل تب های مختلفی است که در ادامه هریک را به طور کامل توضیح می دهیم.
الف- تب حسابداری نرم افزار سپیدار
بخش اول: طول کد حساب ها
- در این قسمت طول کد حساب های گروه، کل و معین را باید تعریف کنیم.
- توجه به دو نکته ضروری است: اول اینکه امکان تغییر طول حساب ها بعد از گردش حساب امکان پذیر نمی باشد.
- دوم اینکه حداکثر طول کل حساب ها نباید از 10 بیشتر باشد.
بخش دوم: سند حسابداری
- در صورت فعال بودن آیتم موجود در این قسمت شرح قلم توسط نرم افزار حسابداری با توجه به شرح سند پر خواهد شد.
- در صورت خالی گذاشتن این آیتم باید شرح قلم را دستی وارد کنیم.
بخش سوم: سایر
- در صورت فعال بودنِ آیتم صدور سند تسعیر و اختتامیه به تفکیک شماره پیگیری، در صورتی که ویژگی پیگیری برای یک حساب فعال باشد و همچنین بخواهیم آن حساب در صدور سند تسعیر و اختتامیه شرکت کند، گردش های حساب بر اساس شماره پیگیری ها انجام می شود.
- در صورت غیرفعال بودن ویژگی پیگیری را در نظر نمی گیرد.
- در صورت فعال بودن آیتم نمایش شماره عطف در سند حسابداری، بالای هر سند حسابداری شماره عطف آن نمایش داده می شود.
- بعلاوه می توان در شماره گذاری مجدد اسناد آن ها را بر اساس شماره عطف مرتب کرد.
- برای این کار باید آیتم سوم این بخش را فعال کنیم.
بخش چهارم: تجزیه سنی بدهکاران
- در این قسمت می توان طول دوره را برحسب روز مشخص کرد.
- یعنی به ازای هر تعداد روز که مشخص می کینم مقدار بدهی بدهکاران نمایش داده می شود.
- در نهایت پس از وارد کردن اطلاعات حسابداری از قسمت پایین سمت چپ، فرم را ذخیره می کنیم.
2-سند حسابداری نرم افزار سپیدار
- برای ثبت سند حسابداری از منوی سمت راست نرم افزار حسابداری وارد قسمت حسابداری می شویم.
- از قسمت عملیات، سند حسابداری جدید را انتخاب می کنیم. صفحه مربوط به فرم سند حسابداری باز می شود.
- در ادامه به طور کامل هر یک از موارد را در ادامه توضیح می دهیم:
1- شماره سند:
- در این قسمت باید شماره سند خود را وارد کنیم که دو حالت دارد:
- اگر بخواهیم به صورت خودکار سیستم شماره گذاری سند حسابداری را انجام دهد، باید از قسمت روش های شماره گذاری، روش خودکار را انتخاب کنیم.
- در غیر این صورت می توانیم به صورت دستی شماره سند خود را وارد کنیم.
- همچنین در صورتی که شماره سند را وارد نکنیم و سند حسابداری را ثبت کنیم، سیستم به صورت خودکار عددی را برای شماره سند در نظر می گیرد.
2- تاریخ:
- در این قسمت به طور خودکار نرم افزار تاریخ روز ثبت سند را به ما نشان می دهد.
3- شماره فرعی:
- این قسمت برای دسته بندی دقیق تر سند های حسابداری است و وارد کردن آن در سند حسابداری غیر اجباری است و سیستم کنترلی روی آن انجام نمی دهد.
4- شماره عطف:
- این شماره مربوط به گزارش های مدیریتی می باشد. از شماره عطف برای کنترل حساب ها استفاده می شود.
- این قسمت غیر فعال است و خود سیستم بر اساس اسناد حسابداری که ما ثبت می کنیم عدد مربوط را ثبت می کند.
- در صورت حذف سند حسابداری توسط کاربر و یا جابجایی اسناد حسابداری، شماره عطف حذف نمی شود و تغییر نمی کند.
- به همین دلیل می توان به کمک شماره عطف اسناد را کنترل کرد.
5- نوع سند:
- نوع سند می تواند عمومی، افتتاحیه و یا اختتامیه باشد.
6- وضعیت سند:
- در کل دو نوع وضعیت برای اسناد داریم: موقت و دائم.
- همه اسنادی که ما در طول سال صادر می کنیم به صورت موقت صادر می شوند.
- تا زمانی که عملیات تبدیل اسناد موقت به دائمی انجام نشود به صورت موقت باقی می مانند.
- اسناد دائم را نمی توان ویرایش و یا حذف کرد.
7- شماره روزانه:
- هیچ کادری جلوی شماره روزانه وجود ندارد.
- سیستم با توجه به تاریخ ثبت سند حسابداری برای هر سند در روز شماره ای را ثبت می کند.
8- سیستم صادر کننده:
- این آیتم نشان می دهد که هر سند حسابداری از کدام سیستم صادر شده است.
- مثلا سیستم مشتریان و فروش یا حسابداری
9- توضیحات:
- در صورت نیاز نی توانیم توضیحاتی برای سند حسابداری یادداشت کنیم که تکمیل این آیتم نیز ضروری نیست.
10- وارد کردن اقلام:
- به کمک علامت + زرد رنگ در پایین صفحه سطر جدید اضاف می کنیم و برای حذف آن از علامت × استفاده می کنیم.
- ابتدا باید کد حساب معین را وارد کنیم.
- به کمک علامت فلش کنار کد معین، فهرست حساب های معین که از قبل تعریف شده اند، باز می شود.
- از همان قسمت حساب معین مربوطه را انتخاب و تایید می کنیم.
- همچنین با راست کلیک کردن بر روی منوی جدید باز شده می توانیم حساب معین جدید تعریف کنیم.
- سپس باید کد تفصیلی را وارد کنیم.
- در صورتی که حساب معین انتخاب شده تفصیل پذیر باشد، انتخاب کد تفصیل برای آن ضروری است.
- کد تفصیل را نیز همانند کد معین می توانیم انتخاب و تعریف کنیم.
- پس از آن باید شرح سند حسابداری و مبلغ بدهکار یا بستانکار را وارد کنیم.
- همچنین در صورتی که حساب معین انتخاب شده ارزی باشد باید برای ان مبلغ ارز را تعیین کنیم.
در صورت فعال کردن ویژگی پیگیری برای حساب معین، در دو ستون آخر باید اطلاعات مربوط به ویژگی پیگیری را وارد کنیم. - توجه شود که حداقل تعداد سطر در یک سند حسابداری دو سطر می باشد، چون یک سند حتما باید بدهکار و بستانکار داشته باشد.
- در صورت تراز بودن مقدار بدهکار و بستانکار در قسمت پایین سند حسابداری میزان اختلاف را برابر صفر قرار می دهد و سیستم بدون خطا سند حسابداری را ثبت موقت می کند.
نکته: در صورتی که بخواهیم عینا یک سند را کپی کنیم از قسمت بالای سند حسابداری روی آیکون کپی، کلیک کرده و سپس سند جدید را ذخیره می کنیم.
نکته: برای بالا و پایین کردن سطر ها در سند حسابداری می توان از علامت های آبی رنگ ˅ و ˄ که در قسمت پایین سند حسابداری قرار دارند، استفاده کرد.
11- تهیه روکش از اسناد حسابداری:
- در صورت نیاز به گرفتن روکش از سند حسابداری از آیکون پرینتر در قسمت بالایی سند حسابداری استفاده می کنیم.
- مطابق شکل می توانیم هر نوع سند حسابداری که به ان نیاز داریم را پرینت بگیریم.
12- دریافت و ارسال اسناد حسابداری از نرم افزار به اکسل:
- ابتدا از منوی سمت راست وارد سیستم حسابداری شده و سپس از قسمت فهرست، اسناد حسابداری را انتخاب می کنیم که فهرستی از اسناد حسابداری را به ما نشان می دهد.
- در این قسمت می توانیم هریک از اسناد حسابداری را ویرایش، حذف و یا پرینت کنیم.
- همچنین از طریق آیکون های مربوطه می توان اسناد حسابداری را به اکسل ارسال و یا از اکسل وارد نرم افزار کرد.
3- شماره گذاری مجدد اسناد حسابداری
- طبق اصل توالی شماره که در اصول حسابداری وجود دارد باید اسناد ما به ترتیب تاریخ شماره گذاری شوند.
- همانطور که می دانید به ازای هر سند حسابداری که صادر می شود یک شماره برای آن در نظر گرفته می شود.
- حال در صورتی که به هر دلیلی اسناد ما به ترتیب تاریخ صادر نشده باشند باید آن ها را مرتب کنیم.
- برای این کار از شماره گذاری مجدد اسناد استفاده می شود.
- برای این کار ابتدا از منوی سمت راست وارد بخش حسابداری می شویم.
- سپس از قسمت عملیات، شماره گذاری مجدد اسناد را انتخاب و تایید می کنیم.
- همچنین می توان از منوی سمت راست وارد بخش حسابداری می شویم.
- سپس از قسمت فهرست، وارد بخش اسناد حسابداری شده و پس از باز شدن فرم، از بالای فرم گزینه شماره گذاری مجدد اسناد(%) را انتخاب و تایید کنیم.
4- تعریف تفصیلی سایر
- برای تعریف تفصیلی سایر ابتدا از منوی سمت راست وارد بخش حسابداری می شویم.
- از منوی عملیات، وارد بخش تفصیلی سایر جدید می شویم.
- زمانی از حساب تفصیلی سایر استفاده می کنیم که حساب مورد نظر در هیچ یک از حساب های تفصیلی تعریف شده در سیستم وجود نداشته باشد.
- عنوان تفصیلی را حتما باید تعریف کرد اما سیستم کد تفصیلی را با ذخیره کردن به طور خودکار به حساب تفصیلی ما تخصیص می دهد.
- برای دیدن فهرست حساب های تفصیلی ابتدا از منوی سمت راست وارد بخش حسابداری می شویم.
- سپس از بخش فهرست، تفصیلی های سایر را انتخاب می کنیم.
- همچنین می توانیم در این قسمت هر یک از حساب های تعریف شده را حذف و یا ویرایش کنیم.
- همچنین می توانیم به کمک آیکون ارسال و دریافت اطلاعات از اکسل که در قسمت پایین فهرست اسناد تفصیلی سایر وجود دارد، حساب های تفصیلی را از اکسل وارد نرم افزار کرده و یا از نرم افزار وارد اکسل کنیم.
- برای دریافت مقالات بیشتر به قسمت آموزش حسابداری مراجعه کنید.
