سند افتتاحيه چيست؟
مقدمه
يكي از مهم ترين اسناد هر واحد تجاري، سند افتتاحيه است که در آن اطلاعاتي مانند سرمايه، موجودي صندوق،
دارايي هاي مشهود و… اول دوره واحد تجاری نمايش داده مي شود. در اين پست تلاش داریم تا شما را با سند افتتاحیه و
نحوه ثبت آن به صورت سنتی و در نرم افزار حسابداری آشنا كنيم. با سایت ما همراه باشيد.
- سند افتتاحیه چیست؟
- انواع سند افتتاحیه
- نحوه ثبت در دفتر روزنامه
- ثبت در شرکت های تازه تاسیس
- ثبت در شرکت با بیش از یک سال سابقه فعالیت
- ثبت در چند مرحله
- ثبت در نرم افزار های حسابداری
- چند نکته مهم
- جمع بندی
سند افتتاحیه چیست؟
تعريف هاي متعددي براي سند افتتاحيه بيان شده است، اما در يك تعريف جامع مي توان گفت:
“به اولين سند حسابداري ثبت شده در يك شركت تازه تاسيس و يا اولين سند سال مالي جديد در يك شركت با سابقه بيش
از يك سال فعاليت، كه حاوي اطلاعات دارايي ها، بدهي ها و سرمايه شركت است، سند افتتاحيه گفته مي شود.”
البته ذكر اين نكته ضروري است كه اولين بودن سند افتتاحيه در بسياري از شركت ها اتفاق نمي افتد و سند افتتاحيه
در تير ماه و پس تصویب صورت سود و زیان و ترازنامه سال قبل، ثبت مي شود.
هم چنین در نرم افزار های حسابداری، اولین اقدام در راه اندازی نرم افزار، ثبت این سند است. این عمل شامل ثبت دارایی ها (مانند صندوق، تنخواه، ساختمان و…)، بدهی ها (مانند چک ها و اسناد پرداختنی) و سرمایه شرکت در نهایت تایید
این موارد است.
انواع
همانطور که در تعریف اولیه به آن اشاره شد، سند افتتاحیه دو نوع است:
- سند افتتاحیه در شرکت تازه تاسیس: در یک شرکت تازه تاسیس اولین رویداد به عنوان سند افتتاحیه محسوب
می شود. یعنی از ابتدا شروع به ثیت دارایی ها، بدهی ها (در صورت وجود) و سرمایه شرکت می کنیم و سپس
عملیات حسابداری را آغاز می کنیم. - سند افتتاحیه در شرکت با سابقه بیش از یک سال فعالیت: سند افتتاحیه در شرکت ها با سابقه بیش از
یک سال فعالیت کمی پیچیده تر است.
در انتهای هر سال مالی تمامی حساب های ترازنامه ای و انتظامی به یک حساب رابط به نام حساب “تراز اختتامیه” بسته می شوند. منظور از بستن حساب همان ثبت همه مبلغ یک حساب به شکل برعکس نسبت به ماهیت خود حساب است (مثلا حساب وجه نقد دارای ماهیت بدهکار است و برای بستن آن، یک ثبت حسابداری به مبلغ کل این حساب به صورت بستانکار زده می شود). حساب تراز اختتامیه یک حساب موقت، واسطه و بدون ماهیت است
که صرفا برای انتقال مانده های انتهای سال به سال مالی بعد از آن استفاده می شود.
در واقع ثبت این سند در یک شرکت با سابقه بیش از یک سال فعالیت، شامل ثبت های مربوط به تراز اختتامیه به شکل برعکس است. یعنی همه حساب ها (شامل دارایی ها و بدهی ها اعم از جاری و غیر جاری و هم چنین سرمایه)
باید بسته شده (ثبت برعکس) و مانند یک شرکت تازه تاسیس دوباره ثبت شوند.
نحوه ثبت سند افتتاحیه در دفتر روزنامه
در سند افتتاحیه همه حساب های موجود در واحد تجاری به نحوی نقش دارند. بنابراین سند افتاحیه در واقع بر پایۀ معادله
اساسی حسابداری (دارایی ها=بدهی ها + سرمایه) شکل میگیرد.
همانطور که بالاتر اشاره شد در سند افتتاحیه باید همه حساب ها بر اساس ماهیتشان به حساب سند افتتاحیه ثبت شوند. یعنی ابتدا تمام دارایی ها را بدهکار کرده و سند افتتاحیه را بستانکار می کنیم. سپس بدهی ها و سرمایه شرکت را بستانکار و سند افتتاحیه را بدهکار می کنیم. با انجام این کار و اگر مانده ها و نحوه ثبت ها درست و بدون اشکال باشند،
مانده سند افتتاحیه با توجه به معادله اساسی حسابداری، برابر صفر است.
ثبت در شرکت های تازه تاسیس
پس از شروع به کار یک شرکت تازه تاسیس، اولین فرآیند حسابداری که باید انجام شود، ثبت سند افتتاحیه است و این ثبت حتما باید در صفحه اول دفاتر نوشته شود. در غیر این صورت دفاتر قانونی شرکت رد می شوند.
نحوه ثبت این اسناد به شکل زیر است:
| شرح سند | بدهکار | بستانکار |
| دارایی ها | XX | |
| سند افتتاحیه | XX |
| شرح سند | بدهکار | بستانکار |
| سند افتتاحیه | XX | |
| سرمایه اولیه و بدهی ها | XX |
ثبت در شرکت با بیش از یک سال سابقه فعالیت
نحوه ثبت سند افتتاحیه در این شرکت ها نیز مانند شرکت های تازه تاسیس است اما با یک تفاوت. در این سند مانده آخرین سطح حساب های دائمی و ریزترین ارقام موجود ثبت می شود، بنابراین سند افتتاحیه یک شرکت با سابقه بیش از
یک سال فعالیت بسیار طولانی بوده و دارای سطح های زیادی است.
ثبت در چند مرحله
در برخي موارد ثبت سند افتتاحيه در دو مرحله صورت مي گيرد. اين اتفاق معمولا در شرايطي رخ ميدهد كه تصويب و قبول
صورت سود و زيان شركت ها در تاريخي بعد از شروع سال مالي (معمولا در تير ماه) انجام مي گيرد.
در اين شرايط در مرحله اول و در ابتداي سال مالي حساب هايي كه مانده قطعي و نهايي دارند، مانند صندوق و بانك، در سند افتتاحيه ثبت مي شوند.
در اين زمان برخلاف ديگر حالات، سند افتتاحيه مانده صفر ندارد و تا انجام مرحله بعد داراي مانده است.
در مرحله دوم و پس از تصویب صورت سود و زیان شرکت و قطعی شدن مانده حساب های سود و زیان و سرمایه (مانده شرکا در شرکت های تضامنی و حقوق صاحبان سهام در شرکت های سهامی)، این حساب ها نیز در سند افتتاحیه درج شده و
این سند نهایی و در نتیجه در صورت درست انجام شدن عملیات، مانده آن صفر می شود.
ثبت سند افتتاحیه در نرم افزار های حسابداری
امروزه نرم افزار های حسابداری از ابزارها مهم و کاربردی در علم حسابداری هستند. همانند شروع کار حسابداری در یک شرکت تازه تاسیس، اولین گام در راه اندازی یک نرم افزار حسابداری نیز، وارد کردن اطلاعات اولیه واحد تجاری و ثبت سند افتتاحیه است.
همچنین در زمان باز کردن دفاتر در ابتدای یک سال مالی جدید نیز، ثبت این سند انجام می شود.
در این جا به بررسی نحوه ثبت این سند در چند نرم افزار حسابداری پرکاربرد می پردازیم.
نرم افزار هلو
نرم افزار هلو یکی از نرم افزار های پرفروش در بازار نرم افزار های حسابداری در ایران است. عملیات ثبت سند افتتاحیه پس از وارد کردن اطلاعات اول دوره صورت می گیرد که در مقاله “آموزش نرم افزار هلو:بخش اول، اطلاعات اول دوره” به صورت کامل آموزش داده شده است. ثبت سند افتتاحیه در نرم افزار هلو به دو صورت دستی و اتوماتیک صورت می گیرد.
دستی
جهت ثبت به صورت دستی از مسیر اطلاعات اول دوره / تنظیمات / امنیتی اقدام کرده و در این پنجره گزینه سند افتتاحیه را بر روی حالت دستی قرار دهید و برای اعمال تغییرات برنامه را بسته و دوباره باز کنید. پس از اجرای مجدد برنامه در منوی اطلاعات اول دوره گزینه ثبت سند افتتاحیه فعال می باشد و با کلیک بر روی آن صفحه ای برای شما نمایش داده
می شود که می توانید اطلاعات موردنظر را وارد کرده و این سند را به صورت دستی ثبت کنید.
اتوماتیک
جهت ثبت به صورت اتوماتیک باید از مسیر منوی اطلاعات اول دوره/انتهای عملیات اول دوره اقدام کنید. در پنجره باز شده ابتدا ارقام و اعداد موجود را با دقت بررسی کرده و در صورت درست بودن، تاریخ ثبت سند را انتخاب کنید و بر روی گزینه
تایید کلیک کنید.
نرم افزار سپیدار
نرم افزار سپیدار یکی از نرم افزار های تولیدی گروه همکاران سیستم است که به عنوان نرم افزار حسابداری شرکتی از آن یاد می شود. این نرم افزار با توجه به محیط ساده و جذاب و هم چنین امکانات کاربردی، تبدیل به یکی از پراستفاده ترین
نرم افزارهای حسابداری شرکتی شده است.
جهت ثبت سند افتتاحیه در نرم افزار سپیدار، ابتدا باید سال مالی جدید را از مسیر تنظیمات/ سال مالی جدید ایجاد کنید. سپس باید اطلاعات اولیه شرکت شامل مانده بدهکاران و بستانکاران، موجودی ابتدای دوره کالا، موجودی ابتدای دوره حساب های بانکی و صندوق و چک ها را وارد کنید. حال باید از مسیر شرکت/ عملیات اول دوره اقدام کرده و پس از تایید
اطلاعات وارد شده، تاریخ ثبت را وارد کرده و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
نرم افزار محک
یکی دیگر از نرم افزار های حسابداری شناخته شده در ایران، نرم افزار حسابداری محک است. این نرم افزار با ایجاد محیطی
زیبا، کاربردی و مناسب تبدیل به یکی از نرم افزارهای حسابداری پرکابرد شده است.
ثبت سند افتتاحیه در این نرم افزار به صورت خودکار و پس از ورود اطلاعات ابتدای دوره (شامل مانده صندوق و بانک، چک ها و مانده اشخاص بدهکار و بستانکار) صورت می گیرد. بهترین روش جهت ویرایش اطلاعات موجود در این سند در
این نرم افزار، ویرایش اطلاعات ابتدای دوره است.
نرم افزار پرنس
شرکت پژواک کامپیوتر از تولیدکنندگان نرم افزارهای حسابداری در ایران است که نرم افزارهای حسابداری جداگانه ای
برای مشاغل مختلف تولید کرده است. نرم افزار پرنس، نرم افزار حسابداری فروشگاهی این شرکت است.
جهت ثبت سند افتتاحیه در نرم افزار پرنس باید در صفحه اصلی این نرم افزار بر روی گزینه “سند افتتاحیه” کلیک کنید. در این پنجره ابتدا اطلاعات اول دوره را وارد کرده و سپس بر روی گزینه ثبت موجودی اولیه کلیک کنید. اطلاعات موجود در
این سند در طی سال مالی نیز از همین مسیر قابل ویرایش است.
نرم افزار قیاس
نرم افزار حسابداری قیاس یکی دیگر از نرم افزار های مورد استفاده در ایران است. این نرم افزار در نسخه های شرکتی،
فروشگاهی و وب موجود است.
جهت ثبت سند افتتاحیه در این نرم افزار باید از منوی حسابداری و از بخش عملیات، گزینه سند افتتاحیه را انتخاب کنید. سپس در پنجره باز شده شماره، تاریخ و شرح سند را وارد کرده و شروع به ثبت مانده ابتدای دوره کنید.
پس از کامل شدن فرآیند، با کلیک بر روی گزینه ثبت سند، سند را ثبت کنید.
نرم افزار پارسیان
یکی دیگر از نرم افزارهای حسابداری پرکاربرد، نرم افزار حسابداری پارسیان است. این نرم افزار در سال 1383 طراحی و تولید شده و دارای محیط کاربری ساده و کارآمدی است.
جهت ثبت سند افتتاحیه در این نرم افزار، از منوی امکانات و زیرمنوی اعمال آخر سال اقدام کرده و در این بخش گزینه صدور سند افتتاحیه را انتخاب کنید. سپس سال موردنظر را انتخاب کرده و اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید.
چند نکته مهم
در ثبت سند افتتاحیه به نکات زیر دقت کنید:
- بهتر است تاریخ ثبت سند، اولین روز سال مالی (مثلا اگر سال مالی از ابتدای سال شمسی آغاز می شود، 13X1/1/1 ) باشد.
- جهت شناسایی سریع تر و بدون مشکل در صورت نیاز، بهتر است شرح سند به صورت “ثبت سند افتتاحیه” باشد.
- باید در ثبت مانده حساب های دائمی شامل دارایی ها (جاری و غیرجاری)، بدهی ها(جاری و غیرجاری) و سرمایه، دقت مضاعفی داشت چون این مبالغ به عنوان مانده ابتدای سال این حساب ها محسوب می شوند و در صورت رخ دادن خطا در ثبت این مبالغ، تمامی مانده ها در طول سال اشتباه می شوند.
- همانطور که در بالاتر اشاره شد، ممکن است در برخی از شرکت ها ثبت سند افتتاحیه در چند مرحله صورت گیرد و تا تیر ماه زمان ببرد. باید دقت داشت که مانده حساب این سند تا زمان نهایی شدن فرآیند ثبت آن، صحیح نبوده و قابل استناد نیست.
جمع بندی
در فرآیند حسابداری واحدهای تجاری، اسناد متعددی دخیل هستند، اما سند افتتاحیه یکی از مهم ترین این اسناد است. این نشان دهنده شروع فعالیت یا شروع یک سال مالی جدید برای یک واحد تجاری است. ثبت اشتباه این سند می تواند تمامی عملیات حسابداری آینده واحد تجاری را با مشکل روبرو کند. بنابراین یادگیری ماهیت و نحوه ثبت این سند برای حسابداران امری مهم و حیاتی است. در این پست تلاش کردیم تا شما را با نحوه حسابداری این سند چه در حالت سنتی و چه در نرم افزار های حسابداری بیشتر آشنا کنیم. امیدواریم در تحقق این مهم، موفق بوده باشیم.
