دفاتر قانونی به دفاتر کل، روزنامه و مشاغل گفته میشود که جهت ثبت روندها و روال‌های مالی باید هر بنگاه تجاری که ملزم به پرداخت مالیات است آنها استفاده کند.
در دفاتر قانونی تمام عملیات‌های مالی شرکت یا بنگاه‌های تجاری ثبت می شود و پس از تکمیل آن باید آن را به اداره مالیات تحویل دهید.
تحریر دفاتر قانونی یعنی چه؟
تحریر دفاتر قانونی یعنی حسابدار یک بنگاه تجاری وظیفه دارد تمام رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری به دفتر حسابداری منتقل کند که به این امر تحریر دفاتر قانونی گفته میشود. همچنین تنظیم دفاتر قانونی پلمپ شده شرکت‌هایی که مشمول مالیات تکلیفی هستند، امری الزامی است و باید هزینههای سالانه بر اساس استاندارهای حسابداری در آن درج شود و در پایان سال مالی به سازمان امور مالیاتی ارائه شود.
برای تحویل دفاتر قانونی چقدر وقت دارید؟
برای تحویل دفاتر قانونی به دارایی تا پایان سال مالی فرصت دارید و باید پس از تعیین حوزه مالیاتی، این دفاتر را در اداره ثبت شرکت‌ها شماره گذاری کنید و سپس نسبت به پلمپ کردن آن اقدامات لازم را انجام دهید.
ممیز مسئول رسیدگی پرونده شما به استناد برگ درخواست اسناد و مدارک ماده ٩٧ قانون مالیاتهای مستقیم، درخواست برای ارائه اسناد و مدارک شما را انجام می‌دهد و حدودا ٣ یا ۴ ماه پس از ارسال اظهارنامه در هر سال، برگه درخواست برای مودیان مالیاتی ارسالی میشود.
اگر اشتباهی در تحریر دفاتر قانونی صورت بگیرد می‌توان آنها را اصلاح کرد؟
باید گفت بله می‌توان اشتباهات مرتکب شده را اصلاح کرد اما با توجه به اشتباهی که شما مرتکب شده‌اید، روشهای مختلفی برای اصلاح اشتباه در تحریر دفاتر وجود دارند که به وسیله متخصصین این امور انجام میشود.
اما به یک نکته مهم برای تحریر دفاتر توجه داشته باشید، بهتر است تحریر دفاتر را با خودکار سیاه یا روان‌نویس انجام دهید، البته تحریر دفاتر با خودکار آبی هم مشکلی ایجاد نمی‌کند اما نکته قابل توجه این است که اطلاعات به نحوی درج شوند که به راحتی نتوان آنها را پاک کرد.
جریمه عدم تحویل دفاتر قانونی چیست؟
مودیان مالیاتی که دفاتر روزنامه و دفتر کل شرکت خود را ارائه نکنند، مشمول پرداخت ٢٠ درصد جریمه خواهند شد، همچنین اگر دفاتر را ارائه کنند اما رد دفاتر انجام شود مشمول پرداخت ١٠ درصد جریمه خواهند شد.
آيين نامه تحرير دفاتر قانونی شامل 10 فصل و 17 ماده میباشد که در ادامه با توجه به موارد ذکر شده در سایت سازمان امور مالیاتی کشور به طور خلاصه آورده شده است.
فصل اول_تعاریف
ماده 1
در این آیین نامه اصطلاحات زیر در معانی مشروح ذیل، به کار می روند.
سازمان:
سازمان امور مالیاتی کشور
قانون:
قانون مالیاتهای مستقیم مصوب سال 1366 و اصلاحیههای بعدی آن.
دفتر روزنامه:
دفتر روزنامه دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی و محاسباتی با رعایت اصول و ضوابط مربوط به تنظیم دفاتر تجاری مربوط به تنظیم دفاتر تجاری موضوع قانون تجارت، اصول و ضوابط و استاندارددهای حسابداری، در آن ثبت میگردد.
دفتر مذکور میتواند بصورت دستی یا ماشینی باشد.
دفتر کل:
دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت میشود، به ترتیبی که تنظیم صورتهای مالی لازم از آن امکان پذیر باشد. دفتر مذکور می تواند بصورت دستی یا ماشینی باشد.
دفتر روزنامه و کل مشترک:
دفتری است که دارای ستونهایی برای سرفصل حسابهای متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و صورتهای مالی لازم تهیه نمایند.
دفتر معین:
دفتری است دستی یا ماشینی که برای تفکیک و مجزا ساختن هریک از حسابهای دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود.
کارت‌های حساب در حکم دفاتر معین است.
سایر دفاتر:
دفاتری که به استناد مقررات قانونی مربوط از جمله قانون محاسبات عمومی و قانون شهرداریها به عنوان دفاتر مورد استفاده قرار میگیرند.
اظهارنامه مالیاتی:
اظهارنامه مالیاتی فرمی است به منظور اظهار درآمدها، هزینهها، داراییها، بدهیها، سرمایه، معافیتها، درآمد مشمول مالیات، مالیات، بخشودگی مالیاتی و همچنین اطلاعات هویتی و مکانی حسب مورد که برای صاحبان مشاغل و اشخاص حقوقی موضوع قانون مالیاتهای مستقیم، بر حسب نوع و حجم فعالیت اشخاص مذکور مطابق نمونههایی که توسط سازمان، تهیه و اعلام میشود.
سند حسابداری:
فرمی است کاغذی یا ماشینی که یک یا چند رویداد مالی و محاسباتی طبق اصول و ضوابط حسابداری در آن ثبت و حاوی تجزیه حسابها و توضیحات مربوط، متکی به مدارک بوده و با تأیید اشخاص مجاز، قابل ثبت در دفاتر میباشد.
مدارک حساب:
عبارت از مستنداتی است دستی یا ماشینی که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری یا دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر میگردد.
صورتحساب فروش کالا یا ارائه خدمات:
فرمی است که در موارد فروش کالا یا ارائه خدمات بصورت دستی یا شماره سریال چاپی و یا ماشینی با شماره سریال ماشینی و یا توسط سامانه صندوق فروش، صندوق ماشینی مکانیزه فروش صادر میگردد.
سامانه صندوق فروش یا صندوق ماشینی مکانیزه فروش در دفاتر قانونی:
پایانهای است شامل سخت افزار و نرم افزار با امکان اتصال به سامانه سازمان، که قابلیت لازم از قبیل، ثبت خرید و فروش کالا و خدمات و هزینهها را حسب نوع و اندازه فعالیت واحد کسب و کار دارد.
مصرف کننده نهایی:
شخص حقیقی است که کالا و خدمات را متناسب با نیاز خود برای مصارف شخصی خریداری کند و از آن برای عرضه کالاها و خدمات به دیگران استفاده نماید.
سامانه ثبت برخط معاملات:
سامانه ای است که فروشنده از طریق ورود به آن اقدام به صدور صورتحساب الکترونیکی نموده و خریدار با ورود به سامانه مزبور در صورت تأیید آن صورتحساب مربوطه، صورتحساب نهایی شده و برای آن کد رهگیری صادر می گردد.
فصل دوم_گروه بندی مودیان صاحبان مشاغل در دفاتر قانونی
ماده 2
صاحبان مشاغل براساس شاخصها و معیارهایی از قبیل نوع و یا حجم فعالیت به شرح ذیل گروه بندی می شوند.
الف) حجم فعالیت
- گروه اول
مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر مشمول مالیات قطعی شده، طبق آخرین برگ مالیات قطعی عملکرد سال ١٣٩١ به بعد که تا تاریخ پایان دی ماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از سی میلیارد و بیشتر باشد. - گروه دوم
مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر مشمول مالیات قطعی شده، طبق آخرین برگ مالیات قطعی عملکرد سال ١٣٩١ به بعد که تا تاریخ پایان دی ماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از مبلغ ده میلیارد تا سی میلیارد ریال باشد. - گروه سوم
مودیانی که در دسته اول و دوم نیستند شامل گروه سوم می‌شوند.
ب) نوع فعالیت
اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت موضوع بند الف فوق از لحاظ انجام تکالیف موضوع این آیین نامه جزء مودیان گروه اول محسوب می شوند.
- دارندگان کارت بازرگانی
- صاحبان کارخانهها، واحدهای تولیدی، بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذیربط
- صاحبان هتلهای سه ستاره و بالاتر
- صاحبان بیمارستان ها، زایشگاهها و کلینیک های تخصصی
- صاحبان مشاغل صرافی
- فروشگاههای زنجیره ای دارای مربوط فعالیت از وزارتخانه ذیربط
فصل سوم- اظهارنامه مالیاتی و نحوه ارائه آن
ماده 3
فرم اظهارنامههای مالیاتی برای صاحبان مشاغل موضوع این آییننامه برای هریک از گروه‌های اول، دوم و سوم باید حداقل شامل موارد زیر باشد.
گروه اول:
- اطلاعات هویت
اطلاعات هویتی و مکان
مجوزهای فعالیت اقتصادی - درآمد مشمول مالیات، بخشودگی های مالیاتی، معافیت های قانونی و مالیات متعلق
- موجودی مواد و کالا در اول و پایان دوره
- واردات و صادرات کالاها و خدمات
- صورت حساب سود و زیان
- ترازنامه.
- اطلاعات شرکا.
- اطلاعات حسابهای بانکی مربوط به فعالیت شغلی.
گروه دوم:
علاوه بر موارد ذکر شده برای گروه اول باید شامل:
- صورت درآمد و هزینه (اطلاعات خرید و فروش کالا و خدمات و هزینههای مربوط).
- اطلاعات اموال و داراییها مربوط به فعالیت شغلی.
گروه سوم:
مانند گروه دوم
ماده 4
مودیان موضوع این آییننامه مکلفند اظهارنامه مالیاتی خود را برای هر سال مالیاتی (بصورت انفرادی یا مشارکت) در موعد مقرر قانونی بصورت الکترونیکی از طریق درگاههای الکترونیکی سازمان تسلیم نمایند.
سازمان میتواند در مواردی که مقتضی بداند تسلیم اظهارنامه غیر الکترونیکی را بپذیرد.
فصل چهارم_مشخصات دفاتر قانونی
ماده 5
انواع دفاتر موضوع این آییننامه عبارتند از
- دفتر روزنامه
- دفترکل
- دفتر روزنامه و کل مشترک
- دفتر معین
- سایر دفاتر
فصل پنجم_تکالیف مودیان درخصوص نگهداری دفاتر قانونی و یا اسناد و مدارک
ماده 6
مقررات مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک
صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار میگیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر میباشند.
الف
- رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
- مودیانی که دفاتر دستی نگهداری مینمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند.
در مواردی که دفاتر ثبت شده هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال میباشند. - مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی، باید از نر افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند.
- نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذیربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.
- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است، در دفاتر دستی ممنوع است.
- دفاتر و اسناد حسابداری میبایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.
- تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.
- اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روشهای حسابداری مورد عمل ،خلاصه عملیات شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یکبار و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.
ارائه دفاتر سفید و نانوی در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب میشود.
مودیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند.
ب
صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار میگیرند، مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینههای انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم پیوست 1 بر اساس آن تنظیم نمایند.
پ
صاحبان مشاغل گروه سوم باید همان موارد گروه ب را به شرح فرم پیوست 2 بر اساس آن تنظیم نمایند.
ت
مودیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی ثبت و نگهداری مینمایند، به استثنای مودیان گروه اول، نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند.
نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.
فصل ششم- تکالیف صاحبان مشاغلی که از سامانه صندوق فروش (صندوق ماشینی) مکانیزه (فروش) استفاده می نمایند.
ماده 7
صاحبان مشاغلی که نسبت به نصب و استفاده از سامانه صندوف فروش اقدام مینمایند در صورت رعایت آییننامه اجرایی موضوع تبصره 2 ماده 169 قانون در نگهداری و ارائه اطلاعات مربوط، تکلیفی برای نگهداری دفاتر موضوع این آیین نامه نخواهند داشت.
*اشخاص حقوقی مشمول حکم این ماده نمیباشند.
فصل هفتم: صورتحساب فروش و نحوه صدور و ارائه آن
ماده 8
مودیان موضوع این آییننامه باید در موارد فروش کالا و یا ارائه خدمات صورتحساب نوع اول یا نوع دوم حسب مورد به شرح زیر صادر و نگهداری نمایند.
- صورتحساب نوع اول باید دارای شماره سریال چاپی یا ماشینی حسب مورد، تاریخ و حداقل در برگیرنده اطلاعات هویتی شامل نام، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شماره اقتصادی، نشانی کامل و کدپستی فروشنده و خریدار و مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده، مقدار و مبلغ آن باشد.
- صورتحساب نوع دوم که صرفا در موارد استفاده از سامانه صندوف فروش صادره میشود باید دارای شماره سریال ماشینی، تاریخ و حداقل دربرگیرنده اطلاعات هویتی شامل نام، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شماره اقتصادی، نشانی کامل و کدپستی فروشنده و مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده، مقدار و مبلغ آن باشد.
- صورتحساب نوع سوم دارای شماره سریال ماشینی، تاریخ و حداقل دربرگیرنده اطلاعات هویتی شامل نام، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شماره اقتصادی، نشانی کامل و کد پستی فروشنده و خریدار و مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده، مقدار و مبلغ بوده و از طریق سامانه ثبت برخط معاملات صادر و دارای کد رهگیری سازمان امور مالیاتی کشور میباشد.
فصل هشتم- سایر مقررات
ماده 9
تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی حسب مورد مجاز نخواهد بود.
ماده 10
هریک از دفاتر مزبور میتواند به صورت ماشینی و دستی نگهداری شود و مودیانی که از هریک از روشهای فوق استفاده مینمایند مکلف به رعایت الزامات مربوط طبق این آییننامه در هریک از روشهای مذکور حسب مورد میباشند.
ماده 11
سازمان میتواند تمام یا برخی از مودیان موضوع این آییننامه را طبق اعلام کتبی به مودی ذیربط حداکثر تا شش ماه پس از پایان هر سال مالیاتی جهت اجرا از ابتدای سال مالی بعد به نگهداری دفاتر و اسناد حسابداری به صورت ماشینی مکلف نماید.
ماده 12
شخاصی که دفاتر و اسناد حسابداری خود را به صورت ماشینی نگهداری مینمایند مکلفند حسب درخواست کتبی مأموران مالیاتی ذیربط، هنگام رسیدگی ضمن ارائه دستورالعمل نحوه کار با نرم افزار مالی و حسابداری مربوط، رمز دسترسی لازم به اطلاعات نرم افزار را ارائه نمایند، در غیر اینصورت در حکم عدم تسلیم دفاتر خواهد بود.
ماده 13
مودیانی که از دفاتر و اسناد حسابداری ماشینی استفاده مینمایند مکلفند حسب درخواست کتبی ماموران مالیاتی ذیربط، اطلاعات مورد نیاز برای رسیدگی را در لوح فشرده، به ماموران یادشده ارائه نمایند.
ماده 14
مودیانی که از دفاتر و اسناد حسابداری دستی استفاده مینمایند مکلفند حسب درخواست کتبی ماموران مالیاتی ذیربط دفاتر و اسناد و مدارک را برای رسیدگی به ماموران مالیاتی یادشده ارائه نمایند.
فصل نهم_نحوه ارائه دفاتر قانونی و اسناد و مدارک
ماده 15
دفاتر، صورت درآمد و هزینه ماهانه، خلاصه درآمد و هزینه سالانه و اسناد و مدارک حسب مورد با درخواست کتبی اداره امور مالیاتی و یا گروه رسیدگی در روز و محل تعیین شده در برگ درخواست ارائه دفاتر و یا اسناد و مدارک، تحویل و توسط اداره امور مالیاتی صورت مجلس میگردد.
فصل دهم: موارد رد دفاتر قانونی
ماده 16
تخلف از تکالیف مقرر در این آئیننامه در موارد زیر موجب رد دفاتر میباشد.
- در صورتی که دفاتر ارائه شده نزد مراجع ذیربط به ثبت نرسیده باشد یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز
- تأخیر تحریر دفاتر روزنامه بیش از 15 روز و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مندرج در این آئیننامه
- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات این آئیننامه
- در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تأیید بالاترین مسئول اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.
- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی بااطلاعات موجود در سیستمهای ماشینی و یا سامانه ثبت برخط معاملات در مورد اشخاصی که از سیستمهای مذکور استفاده و یا مکلف به استفاده از سامانه یادشده میباشد.
- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده اعم از تحریر شده و نانویس.
- تغییر نرم افزار حسابداری مورد استفاده در طی سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی اداره امور مالیاتی ذی ربط.
- تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی
- تحریر دفاتر به غیر از پول رایج کشور و زبان فارسی
- حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی
ماده 17
هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم، در صورتی که با توجه به دلایل توجیهی مودی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطرح شده از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی‌نماید، مکلف است نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمایند.
به پایان آيين نامه تحرير دفاتر قانونی رسیدیم، امیدواریم این مقاله مفید واقع شده باشد.
ممنون از همراهیتان.
مجموعه AccTrain طی سالها تلاش ارايه کننده انواع نرم افزارحسابداری موجود در بازار می باشد،.
مفتخریم پاسخ گوی نیاز شما باشیم .
جهت کسب اطلاعات بیشتراز حسابداری و نرم افزارهای حسابداری با ما همراه شوید.
مباحث مرتبط :
- قانون مالیات بر ارزش افزوده (بخش اول)
- قانون مالیات بر ارزش افزوده (بخش دوم)
- باب سوم قانون مالیاتهای مستقیم (بخش دوم)
- باب سوم قانون مالیاتهای مستقیم (بخش اول)
- باب اول و دوم قانون مالیاتهای مستقیم
- قوانین حسابداری ، حسابداران بدانند!
- حسابداری مالی
- حسابداری نقدی و تعهدی
- حسابداری آنلاین : نرم افزارهای آنلاین
- انواع نرم افزار حسابداری و کاربردهای آنها
