حسابداری ابری
در دهه اخیر اکثریت کسب و کارها در حال تغییر متدها و روش‌های ذخیره و پردازش داده از سیستم های محلی به ابری هستند.
رایانش ابری به سیستم های مجازی اتلاق می‌شود که از طریق یک سخت افزار ساده امکانات ذخیره‌سازی و محاسباتی پیشرفته‌ای به فرد یا سازمان ارائه می‌شود.
این سیستم‌ها توسط سخت افزارهای قدرتمندی که ارائه دهنده‌ها در اختیار دارند پشتیبانی و به مشتریان ارائه می‌شود.
در این راستا بیشتر کسب و کارهای نوین در حال تغییر مدیریت و حسابداری خود به سوی برنامه حسابداری ابری هستند.
حسابداری ابری(Cloud Accounting) بر پایه تکنولوژی پردازش ابری کار می کند.
در حسابداری ابری یا حسابداری آنلاین بر روی سروری و یا به عبارت ساده تر مرکز میزبانی، نرم افزاری نصب و راه اندازی می‌شود که فرد می تواند در هر جای دنیا به اطلاعات حسابداری خود دسترسی داشته باشد.
مانند بعضی نرم افزارهای حسابداری که تحت وب است و مدیر و یا حسابدار می‌تواند از هر نقطه ای از دسترسی پر سرعت و کافی برخوردار باشند.
حسابداری ابری چیست؟
معمولا در کسب و کارهای مختلف عملیات های حسابداری با استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر سیستم عامل که به صورت دستی بر روی هارد دیسک کامپیوتر نصب شده است، انجام می‌شود.
در حالی که حسابداری ابری با استفاده از سامانه‌ای که از راه دور بر روی فضای ابری و به صورت آنلاین است، صورت می‌گیرد.
به عبارت دیگر حسابداری آنلاین جایگزین نرم‌افزار حسابداری قدیمی است که در کامپیوتر خود نصب می‌کنید.
برای درک بهتر درباره‌ی فضای ابری، تعریف رایانش ابری از زبان وبسایت PCMag در بیان شده‌است:
به زبان ساده رایانش ابری به معنای:
PCMag
ذخیره و دسترسی به داده‌ها و برنامه‌ها از طریق اینترنت به جای هارد دیسک کامپیوتر است.
ابر استعاره از اینترنت است. این استعاره به روزهای نمودارها و ارائه‌ها بر می‌گردد که زیرساخت‌های عظیم سرورهای اینترنت به صورت ابری سفید و متراکم برای پذیرش اتصالات و جمع آوری اطلاعات نمایش داده میشد.
فضای ابری طی چند سال گذشته بسیاری از صنایع را دگرگون کرده است
این رخداد به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا:
- کارآمدتر عمل کنند
- هزینه‌ها را کاهش دهند
- و نتایج را بهبود بخشند.
مزایای حسابداری ابری
چشم انداز سیستم‌های حسابداری ابری موارد بسیاری را شامل می‌شود که برای ارائه‌ی تعدادی از کارکردهای حسابداری طراحی شده‌اند.
استفاده از حسابداری ابری مزایای بسیاری دارد.
به‌روزرسانی‌ها به صورت خودکار انجام می‌شوند و سرورها به طور فعال کنترل، ایمن‌سازی و پشتیبانی می‌شوند.
این امر امنیت بسیار بالاتری نسبت به رویه سنتی و تا حدودی دستی برخی کسب‌وکارها را دارد.
برخی از مزایای برنامه‌های حسابداری ابری شامل موارد زیر است:
1- خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای حسابداری
خودکارسازی فرایندهای دستی حسابداران و مشتریان را قادر می‌سازد تا در وقت خود صرفه جویی کرده و راندمان را افزایش دهند.
همچنین به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا زمان بیشتری را برای رشد کسب‌وکارشان صرف کنند.
و از صحت انجام کارها اطمینان داشته باشند.
2- دسترسی مکانی و زمانی به داده‌ها
این امکان، خدمات از راه دور و ارتباط در هر زمان را تسهیل می‌کند و به ایجاد روابط محکم‌تر بین حسابدار و مشتری کمک می‌کند.
3- به روز رسانی و تغییر انی در داده‌ها
امکان دسترسی لحظه‌ای به داده‌ها و اطلاعات مالی ب باعث می‌شود تا مدیران مشاغل بتوانند به سرعت و با تکیه بر اطلاعات واقعی و به روز، تصمیمات آگاهانه بگیرند.
4- مقیاس‌پذیری آسان متناسب با کسب‌وکار
اغلب نرم‌افزارهای موجود در بازار متناسب با سطح مشاغل و بزرگی سیستم حسابداری طراحی شده‌اند.
سیستم‌های ابری قابلیت ارتقا در کمترین زمان و متناسب با ابعاد کسب‌وکار مد نظر را دارا هستند.
5- یکپارچگی با دیگر نرم افزارها
حسابداری ابری به اسانی به نرم افزارهای استاندارد و کاربردی متصل می‌شوند.
به این معنی که شما بدون هزینه های سنگین می توانید از مزایای یکپارچگی بین نرم افزارها و سرویسها استفاده کنید.
از اتصال به:
- درگاه‌های پرداخت اینترنتی
- نرم افزار CRM
- مایکروسافت
- افیس
- مستندات شیرپوینت
- و …
6- گزارش گیری در لحظه با اطلاعات به روز
در هر لحظه و شرایطی گزارش‌ها و داشبوردهای دلخواه در دسترس مدیران و افراد مربوطه هستند.
با تعیین سطح دسترسی به کاربران از هر نقطه‌ای از جهان می‌توان با امنیت بالا گزارشات درخواستی را تولید و برداشت کرد.
7- کاهش ریسک حذف اطلاعات
زمانی که شما از نرم افزار حسابداری ابری استفاده می کنید دیگر نگران از بین رفتن اطلاعات خود در اثر رخدادهایی چون:
- خطای انسانی
- مشکلات سخت افزاری
- ویروس
- باج افزار
- و …
نیستید.
از طرف دیگر امکان خراب کاری و حذف اطلاعات مالی شما حتی به صورت عمدی نیز وجود ندارد.
پردازش ابری به چه معناست؟
ممکن است بسیاری از ما تا به حال حتی نام پردازش ابری را نیز نشنیده باشیم اما جالب است بدایند همه‌ی ما به صورت روزمره از آن استفاده می‌کنیم.
تمام افرادی که دارای حساب‌های کاربری مثل جی‌میل، هات‌میل و… هستند اطلاعات خود را در تمام جهان از طریق فضای ابری رد و بدل می‌کنند و بدون اینکه شاید بسیاری از آنان بدانند در حال استفاده از پردازش ابری هستند.
آیا فضای ابری ایمن است؟
با توجه به حساسیت داده‌های حسابداری و مالی برای هر کسب‌وکار، مانند داده‌های بانکی و مالی، امنیت مسئله‌ی مهمی در فضای حسابداری ابری است.
در مقایسه با نرم‌افزار سنتی که در صورت سرقت، گم شدن یا آسیب کامپیوتر، ممکن است داده‌ها به خطر بیفتند، نرم‌افزار حسابداری ابری مزایای امنیتی زیادی دارد.
هر بخش از حسابداری ابری باید سیاست امنیتی خود را داشته باشد و چگونگی محافظت از داده‌های حساس را توضیح دهد.
استفاده از جدیدترین رویکردهای احراز هویت همچون:
تأیید هویت دو مرحله ای و بیومتریک، رمزگذاری اطلاعات مالی با استفاده از فناوری بلاکچین و …
امنیت اطلاعات در بالاترین سطح خود قرار می‌گیرد.
مقایسه حسابداری ابری با سیستم‌های سنتی
اگر در این مقایسه به نظر برسد که کفه‌ی ترازو به سمت برتری نرم افزار حسابداری ابری نسبت به نرم افزار حسابداری است، اصلا جای شگفتی ندارد.
زیرا در دنیای امروزی و با برقراری همه شرایط این برتری صرفاً موضوعی واقعی و بدون اغراق است.
در حقیقت مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر باعث شده است که این سیستم به یک پکیج تمام و کمال برای مدیریت و حسابداری انواع کسب و کارها تبدیل شده و به همین دلیل، پیروزی بر آن در رقابت با دیگر نرم افزارهای حسابداری سخت و دشوار باشد. اما همه مدیران ارشد، مدیران مالی و حتی صاحبان کسب و کارهای کوچک، باید بر اساس:
- شرایط تجاری
- اهدافی کسب و کار
- منابع در دسترس
تصمیم بگیرند که به چه نوع نرم افزاری برای مدیریت مالی کسب و کار خود نیاز دارند.
در این مقایسه و بررسی عوامل مهمی دخیل هستند که به ا‌ن‌ها اشاره می‌کنیم:
الف) دسترسی در محل یا دسترسی از راه دور
کار با نرم افزار حسابداری عموما در محل فروشگاه یا کسب و کار، با تمام داده ها و نرم افزارهای ذخیره شده بر روی سرور محلی، انجام می‌شود.
شرکت های کوچک و عمده‌ی استارتاپ‌های تازه کار، معمولا از روش های حسابداری سنتی استفاده می‌کنند.
این انتخاب اغلب به دلیل محدودیت بودجه و عدم اطمینان از درآمد بلندمدت است.
همچنین هنوز به درک درستی از مزایای بالقوه حسابداری تحت ابر نرسیده اند.
اما در حسابداری ابری، تمام داده‌ها و پردازش‌ها، بر روی سرورهای غیر محلی شرکت میزبان ذخیره و اجرا می‌شود.
این میزبانی بر اساس پرداخت یک اشتراک زمان دار است. مزیت اصلی این روش عدم نیاز نیاز به سخت افزار و نرم افزار در محل کسب و کار و هزینه‌های متعاقب ان است.
در حال حاضر گرایش به استفاده از این نوع سرویس برای مدیریت مالی و حسابداری کسب و کار بیش از گذشته شده است و کسب و کارهای مختلف با هر اندازه‌ای می‌توانند از آن بهره ببرند.
در حقیقت امروزه تقاضاها از سوی کسب و کارهای کوچک برای بهره گیری از نرم افزار حسابداری تحت ابر بسیار بیشتر از گذشته شده است؛
زیرا حسابداری تحت cloud می تواند دقیقا همان تجهیزاتی که برای یک استارتاپ 4 نفره استفاده می‌شود را برای یک شرکت بزرگ و چند شعبه‌ای نیز ارائه دهد.
ب) هزینه اولیه و نگهداری یا اشتراک ماهانه؟
درست یا نادرست هزینه و بده بستان خدمات و پرداختی در اکثریت کسب و کارها حرف اول را می‌زند.
در این مبحث ممکن است به نظر برسد که حسابداری ابری در برابر حسابداری سنتی حرفی برای گفتن نداشته باشد و هزینه‌های آن بسیار بالاتر باشد؛
اما برنامه حسابداری ابری در این مورد نیز دست بالا را گرفته است.
برای داشتن یک نرم‌افزار متمرکز حسابداری، باید :
- از سخت افزار و هم نرم افزار خاصی خرید و استفاده کنید
- برای آموزش کارکنان خود هزینه کنید
- هزینه های تعمیرات و نگهداری را که ضروری است، پرداخت کنید.
اما؛ هنگامی که شما حسابداری را بر روی سرورهای ابری انجام می دهید، تمام هزینه های آن در یک اجاره ی جزئی به صورت دوره‌ای خلاصه می شود.
زیرا شما با هر دستگاهی که در دسترس دارید (گوشی موبایل، تبلت، کارتخوان اندرویدی و هر نوع دستگاه دیگر) می توانید مدیریت مالی کسب و کار خود را به بهترین شکل انجام دهید.
هدف اصلی شرکت افزایش سود و حذف و کاهش هزینه ها درهر زمان ممکن است.
به همین ترتیب، کسب و کارهایی که در حال حاضر از نرم افزار حسابداری سنتی استفاده می کنند، باید تجزیه و تحلیل هزینه ها و سود خود را در انتقال به یک سیستم حسابداری ابر در نظر بگیرند.
در حالی که هزینه ها بر اساس اندازه و دامنه پروژه های حسابداری بر حسب متغیرها متغیر است.
ج) امنیت مبتنی بر تکنولوژی یا قول و زنجیر؟
در حالی که از امنیت اطلاعات به عنوان یکی از مزیت‌های حسابداری ابری یاد شده و این تکنولوژی قابلیت‌هایی همچون:
- رمز گذاری داده ها با بلاک چین
- تایید هویت بیومتریک و دو مرحله ای
- قابلیت تهیه نسخه پشتیبان از داده ها
- تعیین سطح دسترسی به کاربران
- و …
باز هم نگرانی هایی برای برخی از صاحبان مشاغل به وجود آمده استکه یکی از دلایل اصلی رو نیاوردن آن‌ها به نرم افزار ابری است.
57 درصد از شرکت‌های بزرگ و 38 درصد از شرکت‌های کوچک و متوسط اظهار داشتند که خطر نقض امنیت عاملی است که استفاده از رایانش ابری را برای آن‌ها محدود می کند.
براساس گزارشی که توسط Eurostat منتشر شده است،
یک تجزیه و تحلیل نشان داد که تقریباً 21 درصد از داده‌هایی که توسط شرکت ها در ابر بارگذاری می شوند،
حاوی داده های حساس از جمله مالکیت معنوی هستند.
این امر نه تنها خطر دستیابی به اطلاعات حساس را ایجاد کرده، بلکه خطر از دست دادن کسب و کار را نیز ایجاد می کند.
لذا تعداد زیادی از کسب و کارها به اشتراک اطلاعات در فضای ابری اعتماد بالایی ندارند.
کم اینکه هر از گاهی خبری مبنی بر لو رفتن اطلاعات کسب و کارهای بزرگی همچون فیسبوک، گوگل، یاهو و … به گوش می‌رسد.
د) مقیاس پذیری و قابلیت دسترسی
همانگونه که در بخش مزایای حسابداری ابری ذکر شد،
سامانه های ابری در هر مکان و زمانی در دسترس افراد و سازمان ها بوده همچنین می‌تواند خدمات خود را متناسب با اندازه فعلی کسب و کار مربوطه تغییر دهد.
ویژگی اول برای شرکت‌های در حال توسعه رشد بالا و ویژگی دوم برای کسب و کارهایی با ارتباط بالا با مشتریان و ذی نفعان حیاتی و کاربردی است.
این دو امکان تنها در سامانه های ابری و با هزینه‌های به مراتب کمترب در دسترس است.
برخی معایب حسابداری ابری
حسابداری ابری در کنار تمامی مزایای خود، معایبی نیز دارد.
بر اساس همسن معایب است که با وجود پیشرفت ها و گسترش اخیر رایانش ابری هنوز هم مورد اقبال برخی کسب و کارها نیست:
- دسترسی از راه دور می‌توند همانقدر که یک ویژگی مثبت قلمداد شود،
یک ویژگی منفی نیز باشد. برخی از مشاغل دسترسی امن به شبکه و کنترل دقیق داده‌های حسابداری را در اولویت کار خود قرار می‌دهند. - اطلاعات کسب و کار که نگهداری می‌شوند بسیار حساس هستند و نقص امنیتی ارزش ریسک را ندارد.
- نامشخص بودن آینده‌ی کسب و کار در بسیاری از موارد، مانع تهیه نرم افزارهای حسابداری ابری برای کسب و کار می‌شوند.
زیر نرم افزار حسابداری ابری نیاز به امضای قرارداد در یک مدت مشخص دارد و ممکن است برای مشاغلی که از رشد و توسعه خود مطمئن نیستند، کاربردی نداشته باشد.
چه کسب و کارهایی از حسابداری ابری استفاده می‌کنند؟
نرم‌افزار حسابداری ابری از جمله نرم‌افزارهایی است که به استفاده‌کنندگان امکان دسترسی به طیف گسترده‌ای از برنامه‌ها و نرم‌افزارها را می‌دهد و به دلیل ساده بودن محیط آن تمام مشاغل بدون نیاز به کارشناسان می‌توانند از آن استفاده کنند.
بسیاری از کسب‌وکارهای نوپا و تازه تأسیس در ابتدای کار توانایی تهیه کامپیوترهای پیشرفته و آخرین سیستم را ندارند و حتی ممکن است نیازی به اینهمه هزینه در ابتدای شروع فعالیت نیز نباشد، چنین افرادی می‌توانند به راحتی سیستم حسابداری ابری را روی هر سیستم عاملی که در اختیار دارند پیاده سازی کنند و به انجام امور خود بپردازند.
نرم‌افزار حسابداری ابری دارای انعطاف پذیری بالا و همچنین امنیت بالایی است به طوری که علاوه‌بر قابل دسترس نبودن اطلاعات کیس‌هایی که از محل خارج می‌شوند امکان از دست نرفتن اطلاعات در زمان خرابی کیس و …نیز وجود دارد.
همچنین در در سیستم حسابداری ابری برای دسترسی به اطلاعات مورد نیاز هیچ محدودیت مکانی و زمانی وجود ندارد و شما تنها با دسترسی به اینترنت و سیستم کامپیوتری می‌توانید به اطلاعات دسترسی داشته باشید.
نتیجه گیری
شکی نیست که با گسترش تکنولوژی حرکت به سمت سامانه‌های ابری سرعت بیشتری می‌گیرد.
اما انچه مسلم است بر جای ماندن نگرانی‌های فعلی برخی کسب و کارها است.
نگرانی‌هایی که گاها نیاز به تضمین‌های امنیتی قوی تر و گاها نیاز به خدمات با تسهیلات ارزان‌تر دارند.
به پایان مقاله حسابداری ابری رسیدیم، امیدواریم این مقاله مفید واقع شده باشد.
ممنون از همراهیتان.
مجموعه AccTrain طی سالها تلاش ارايه کننده انواع نرم افزارحسابداری موجود در بازار می باشد،.
مفتخریم پاسخ گوی نیاز شما باشیم .
جهت کسب اطلاعات بیشتراز حسابداری و نرم افزارهای حسابداری با ما همراه شوید.
