تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم
اسناد حسابداری به چندین حالت مختلف از جمله موقت و دائم می‌توانند وجود داشته باشند، در اینجا سعی داریم ابتدا هر کدام از اسناد موقت و دائم را بررسی کرده و نحوه تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزار سپیدار را شرح دهیم. جهت دریافت دموی رایگان این نرم افزار به لینک اینجا مراجعه بفرمایید. همچنین سایر آموزشهای این نرم افزار نیز اینجا قرار دارد.
تعریف اسناد موقت در حسابداری
اسناد حسابداری به صورت موقت، اولین و ابتدایی ترین حالت یک سند حسابداری می‌باشد.
درواقع زمانی که یک سند حسابداری در نرم افزار حسابداری توسط حسابدار ثبت شود آن سند معمولا بصورت پیش فرض در نرم افزار حسابداری موقت خواهد بود.
کاربر ثبت کننده‌ی اسناد موقت می‌توانند اطلاعات سند موقت ثبت شده را تغییر داده و یا آن را حذف کند.
تعریف اسناد دائم در حسابداری
بعد از آنکه کاربر بررسی نهایی سند موقت ثبت شده در نرم افزار حسابداری را انجام داد در مرحله بعد جهت انجام برخی فرآیندهای مالی بعدی و یا ثبت سندهای مرتبط از جمله صدور سند اختتامیه، همچنین جلوگیری کردن از برخی تغییرات ناخواسته سند موقت را به سند دائمی تبدیل می‌کنند. زمانی که در نرم افزار حسابداری سند موقت به دائم تبدیل شد، دیگر امکان اعمال تغییرات وجود ندارد.
این موضوع در مواردی نظیر:
- ویرایش سند،
- نادیده ماندن خطا هنگام ثبت سند،
- وجود اختلاف در حسابها
و مواردی این چنین ممکن است حسابدار را هنگام ثبت سند دچار مشکل کند اما قابلیت بازگشت و تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزار سپیدار و برعکس در نرم افزار حسابداری سپیدار می‌تواند این مشکل را به خوبی حل کند.
کاربر می‌تواند پس از اعمال تغییرات و رفع خطا در سند حسابداری آن را مجددا به حالت داِئم تبدیل نماید.
تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزار سپیدار
برای تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزارحسابداری سپیدار ابتدا باید مسیر زیر طی شود:
منوی حسابداری —> عملیات —> تبدیل اسناد موقت به دائم
سپس با تب زیر مواجه می‌شوید، تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزار سپیدار را می‌توان با استفاده از تاریخ و یا شماره اسناد انجام داد.
اگر بخواهیم از روش “تاریخ اسناد”جهت دائمی کردن اسناد حسابداری استفاده کنیم، باید تاریخ مورد نظر جهت دائمی شدن اسناد ثبت شده موقت را تا آن تاریخ وارد کنیم.
- اما ممکن است هنگامی که اطلاعات اسناد را بررسی می‌نمایید، آخرین سندی که درستی اطلاعات آن مورد تایید است؛
- آخرین سند حسابداری ثبت شده در همان تاریخ نیست بنابراین نیاز است که ما تا آن تاریخ بررسی شده دائمی شوند
- در اینجا از روش دوم ” شماره سند ” را انتخاب می‌نماییم به این صورت که شماره سند مورد نظر در مرحله قبل که اسناد حسابداری باید تا آن تاریخ دائمی شوند را وارد می‌نماییم.
- سپس بر روی علامت قفل بسته در تب باز شده کلیک می‌نماییم.
اکنون این سوال پیش می‌آید که شماره گذاری اسناد حسابداری بهم ریخته چگونه مرتب می‌شوند؟
- در تبدیل اسناد موقت به دائم، عملیات شماره گذاری و مرتب سازی مجدد اسناد توسط خود سیستم انجام می شود.
- این فرایند به صورت خودکار و کاملا اتوماتیک انجام می شود
- اسناد حسابداری بسته به روش انتخاب شده توسط کاربر تا تاریخ و یا شماره ای که توسط کاربر انتخاب شده، دائم می‌شوند.
