اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد(2)
ورود اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد از مهم ترین قسمت های نرم افزار است که در ادامه به توضیح در مورد ان می پردازیم.جهت دریافت دموی رایگان نرم افزار سپیدار به اینجا مراجعه بفرمایید.
9- ثبت قرارداد حقوق و دستمزد کارمند ها
در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد به توضیحاتی در مورد ثبت قرارداد حقوق و دستمزد کارمندان می پردازیم.
- ثبت قرارداد هر کارمند در یک مجموعه از مهم ترین قسمت های سیستم حقوق و دستمزد است.
- در این مقاله به شرح ادامه اطلاعات پایه ی سیستم حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری سپیدار می پردازیم.
- برای ثبت قرارداد در این نرم افزار از منوی سمت راست، وارد سیستم حقوق و دستمزد می شویم.
- سپس از قسمت عملیات، قرارداد جدید را انتخاب می کنیم.
- فرم مربوط به قرار داد جدید باز می شود که شامل بخش های مختلفی است.
الف- تب اطلاعات اصلی
- در فیلد نام کارمند تمام طرف حساب هایی را که از قبل در سیستم به عنوان کارمند تعریف کرده باشیم، می توانیم انتخاب کنیم.
- در فیلد بعدی، نوع قرارداد را انتخاب می کنیم.
- از نوع استخدام برای کارمندهایی استفاده می کنیم که برای اولین بار در مجموعه با ما همکاری می کنند.
- از نوع اصلاح قرار داد برای کارمند هایی استفاده می کنیم که نیاز به تغییرات جزئی در قرارداد آن ها داریم.
- در قسمت شماره، سیستم به طور خودکار بعد از ذخیره فرم عددی را برای قرارداد در نظر می گیرد.
- فیلد بعدی مربوط به تاریخ صدور و تاریخ اعتبار است.
- در واقع این تاریخ ها بازه زمانی است که محاسبات مربوط به قرارداد در آن انجام می گیرد.
- فیلد تاریخ پایان خدمت برای کارمندانی است که به هر دلیلی ترک خدمت کرده باشند.
- وارد کردن این تاریخ تا زمانی که شخص از مجموعه خارج نشده باشد، ضروری نیست.
ب- اطلاعات استخدامی
در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد به ورود اطلاعات استخدامی می پردازیم.
- فیلد تاریخ استخدام را متناسب با زمانی که فرد وارد مجموعه شده است انتخاب می کنیم.
- در فیلد نوع استخدام؛ قراردادی، رسمی، روز مزد، شرکتی و… را با توجه به کارمند وارد می کنیم.
- در فیلد محل خدمت، محل خدمت کارمند را از فهرست روبرویش انتخاب و یا در صورت نیاز تعریف می کنیم.
- در فیلد مرکز هزینه، مشخص می کنیم که هزینه های کارمند را به کدام مرکز هزینه ربط دهیم.
- برای این کار از فهرست روبروی این فیلد مرکز هزینه را انتخاب و در صورت عدم وجود آن را تعریف می کنیم.
- در فیلد شغل، از فهرست موجود شغل کارمند را انتخاب و یا در صورت نیاز شغل جدید تعریف می کنیم.
ج- تب حقوق و مزایای ثابت
- در این قسمت باید عواملی که شرکت با کارمند به عنوان مزایای ثابت پرداخت کرده است، مشخص شود.
- برای این کار به کمک علامت + زرد رنگ پایین صفحه، سطر جدید اضافه می کنیم.
- همه عواملی که در قسمت عوامل آن ها را فعال کرده باشیم در این قسمت به ما نمایش داده می شود.
- با انتخاب و تایید هر یک می توان آن ها را به قسمت حقوق و مزایای ثابت اضافه کرد.
- بعد از اضافه شدن هر یک از این عوامل باید مبلغ آن ها را مشخص کنیم.
د- تب سایر منابع
- در این قسمت می توانیم کسورات حقوق کارمند را انتخاب کرده و مبلغ آن ها را مشخص کنیم.
ه- تب سایر اطلاعات
در این قسمت از مقاله اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد به سایر اطلاعاتی که باید در سیستم وارد کنیم می پردازیم:
- در این تب می توانیم اطلاعات مربوط به گروه مالیاتی، بیمه تامین اجتماعی و بیمه تکمیلی را وارد کنیم.
- گروه و حوزه مالیاتی را با توجه به جدول مالیاتی که قبلا در سیستم تعریف کرده ایم، وارد می کنیم.
- مبلغ قسط وام مسکن معاف از مالیات را نیز باید در فیلد مربوطه در همین قسمت وارد کنیم.
- در قسمت بیمه تامین اجتماعی در صورتی که شخص بیمه تامین اجتماعی باشد، باید اطلاعات را وارد کنیم.
- گزینه های مربوط به مشاغل سخت و معافیت های بیمه ای مختلف را با توجه به شرایط کارمند، تیک می زنیم.
- در قسمت بیمه تکمیلی، در صورتی که فرد دارای بیمه تکمیلی باشد باید شعبه مربوطه را از فهرست انتخاب و تایید کنیم.
و- تب شرح
- در صورتی که شرح و نکته خاصی برای قرارداد یک کارمند درنظر داشته باشیم، در این قسمت تایپ می کنیم.
- در نهایت از قسمت بالای صفحه فرم را ذخیره می کنیم.
- برای پرینت گرفتن قرارداد و یا قراداد کار از قسمت بالای صفحه روی آیکون پرینتر کلیک می کنیم.
- همچنین با کپی گرفتن از قرارداد، نیاز نیست برای یک کارمند جدید همه اطلاعات را مجدد وارد کنیم.
10- اطلاعات استقرار کارمند ها
در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد به شرح کاملی بر اطلاعات استقرار کارمند ها می پردازیم:
- در ادامه این مقاله به نحوه ثبت اطلاعات استقرار در نرم افزار سپیدار آشنا می شویم.
- برای این کار ابتدا از منوی سمت راست، وارد سیستم حقوق و دستمزد می شویم.
- سپس از قسمت عملیات، اطلاعات استقرار جدید را انتخاب می کنیم.
- در فرم باز شده باید اطلاعات خواسته شده را وارد کنیم؛ در ادامه به طور کامل به شرح فیلد های این فرم می پردازیم.
- در فیلد ماه استقرار، تاریخی را وارد می کنیم که از آن جا به بعد محاسبات را سیستم انجام دهد و ما اطلاعات قبل از این ماه را نداریم.
- برای حالتی که قبل از خرید نرم افزار حسابداری سپیدار، حقوق و دستمزد کارمندان را به صورت دستی پرداخت کرده ایم.
- در فیلد کارمند، تمام کارمندانی که برای آن ها قرارداد تعریف شده است نمایش داده می شود.
- از فهرست روبروی این فیلد کارمند یا کارمندان مورد نظر را انتخاب و تایید می کنیم.
- در قسمت حقوق لازم است جمع روزهای کاری، درآمد مشمول مالیات، مالیات پرداخت شده و مبلغ روند پرداخت نشده را وارد کنیم.
- توجه شود که این مبالغ مربوط به روز اول همان سال تا تاریخ ماه استقرار سیستم است.
- یعنی نباید مجموع روز ها، درآمد مشمول مالیات و مالیات سال های قبل کارمند را وارد کنیم؛ فقط همان سال جاری کافیست.
- در قسمت سنوات اطلاعات مربوط به سنوات کارمند را وارد می کنیم.
- فیلد تاریخ مبنا در واقع همان تاریخی است که از آن به بعد به کارمند سنوات تعلق می گیرد.
- روز ها و ذخیره سنوات خدمت را نیز باید در فیلد های بعدی این قسمت وارد کنیم.
- در قسمت عیدی، کارکرد عیدی هر کارمند را بر اساس روز وارد می کنیم.
- در نهایت در قسمت مانده مرخصی، مانده مرخصی کارمند را در موقع استقرار سیستم ثبت می کنیم.
- این مقدار بر اساس روز/ساعت/دقیقه در سیستم ثبت می شود.
- در نهایت بعد از ثبت اطلاعات فرم استقرار را ذخیره می کنیم.
11- تقسیط وام پرسنلی
- در این بخش با نحوه ثبت تقسیط وام پرسنلی کارمندان در ورود اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد نرم افزار حسابداری سپیدار آشنا می شویم.
الف- اطلاعات کلی وام و کارمند
- برای این کار ابتدا از منوی سمت راست، وارد سیستم حقوق و دستمزد می شویم.
- و در قسمت عملیات، گزینه تقسیط وام های پرسنلی جدید را کلیک می کنیم.
- در فرم باز شده نیاز است اطلاعاتی در مورد وام را وارد کنیم که در ادامه به توضیح هر یک می پردازیم.
- فیلد شماره، این قسمت با توجه به روش های شماره گذاری که از قبل انتخاب کرده ایم، به صورت خودکار یا دستی تکمیل می شود.
- در صورتی که نوع شماره گذاری در قسمت روش های شماره گذاری در حالت خودکار تنظیم شده باشد، این فیلد غیر فعال می باشد.
- در صورتی که این آیتم فعال باشد، می توانیم به صورت دستی به آن شماره ای را اختصاص دهیم.
- نکته قابل توجه این است که حتی در حالت دستی، در صورت عدم درج شماره و ذخیره فرم سیستم به صورت خودکار به آن شماره اختصاص می دهد.
- در فیلد نوع وام باید مشخص کنیم که وام ما در کدام دسته قرار دارد.
- با توجه به موضوع مقاله باید نوع وام را، وام کارمندی انتخاب کنیم.
- در فیلد مربوط به، می توانیم انواع وام هایی که در سیستم تعریف کرده ایم را مشاهده و تایید کنیم.
- در فیلد طرف مقابل، می توانیم لیست تمامی پرسنلی که معرفی کرده ایم را مشاهده کنیم.
- نام هر یک از پرسنل که وام گرفته اند را می توانیم از فهرست انتخاب و تایید کنیم.
- در فیلد ارز، ارز مبادلاتی خود را انتخاب می کنیم؛ که ب طور معمول ریال انتخاب می شود.
- در قسمت سمت چپ فرم، فیلد های مربوط به تقسیط وام را مشاهده می کنیم.
- در فیلد تاریخ، زمان شروع عملیات تقسیط را وارد می کنیم.
- در فیلد بعدی مبلغ اصلی وام را وارد می کنیم.
- مبلغ بهره، کل و مانده را سیستم به صورت خودکار هنگام پرداخت اقساط مشخص می کند و این فیلد ها برای ما غیر فعال است.
- در فیلد های نهایی باید حساب معین بهره و معین جریمه را به سیستم معرفی کنیم.
ب- ایجاد اقساط
در ادامه مقاله ی اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد به توضیح در مورد ایجاد اقساط می پردازیم.
- در مرحله ی بعد از قسمت پایین فرم(+ زرد رنگ) برای وارد کردن اقساط، سطر جدید ایجاد می کنیم.
- راه کار بهتر برای تقسیط وام، استفاده از گزینه ایجاد اقساط از پایین فرم باز شده است.
- پس از کلیک بر روی ایجاد اقساط، فرم جدید برای مان با ز می شود که مبلغ اصلی وام را مطابق آن چه در فرم قبلی وارد کرده ایم، آورده است.
- در این فرم مدت، تعداد و بهره اقساط را مشخص می کنیم.
- نوع بهره می تواند ماهیانه یا سالانه باشد و مقدار آن ر می توانیم به صورت دستی در فیلد مربوطه وارد کنیم.
- همچنین در فیلد بعدی می توانیم مبلغ هر قسط به اندازه دلخواه خود رند کنیم.
- همچنین می توانیم نرخ جریمه را در صورت وجود به صورت دستی در فیلد مربوطه وارد کنیم.
- در قسمت سمت چپ فرم، تاریخ شروع اقساط را مشخص می کنیم.
- همچنین می توانیم مشخص کنیم که مانده به قسط اول یا قسط آخر انتقال داده شود.
- در نهایت با کلیک بر روی گزینه محاسبه می توانیم از قسمت پایین همین فرم، نتایج را مشاهده کنیم.
- برای ثبت اطلاعات گزینه تایید را می زنیم و می توانیم تمامی اقساط را در صفحه اقساط مشاهده کنیم.
- همه ی اقساطی که در لیست به ما نمایش داده شده است، در حالت تسویه نشده قرار دارد.
- در صورتی که به هر دلیلی بخواهیم وضعیت آن ها را به تسویه شده تغییر دهیم، پس از انتخاب قسط دلخواه از پایین فرم گزینه تسویه دستی را کلیک می کنیم.
- پس از انتخاب این مورد، صفحه تسویه دستی باز می شود.
- در این صفحه باید تاریخ تسویه و توضیحات مربوطه را وارد و در نهایت تایید کنیم.
- در صورتی که نیاز به برگرداندن یک قسط به حالت تسویه نشده باشد؛ با انتخاب آن قسط از پایین فرم گزینه بازگشت تسویه را کلیک می کنیم.
توجه: سیستم حقوق و دستمزد به صورت خودکار مبلغ قسط را از حقوق کارمندان کم می کند.
12- ورود اطلاعات پایه ماهانه هر کارمند
در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد به توضیحاتی در مورد ورود اطلاعات کارمندان به سیستم می پردازیم.
- در این قسمت از مقاله با نحوه ثبت ورود اطلاعات ماهانه مربوط به حقوق و دستمزد آشنا می شویم.
- ابتدا از منوی سمت راست، وارد سیستم حقوق و دستمزد می شویم.
- سپس از قسمت عملیات، اطلاعات ماهانه را انتخاب می کنیم.
- در فرم باز شده، ابتدا ماه مورد نظر برای ثبت اطلاعات را وارد می کنیم روی نمایش کارمندان کلیک می کنیم.
- توجه: راهنمای رنگ ها در قسمت پایین فرم قرار گرفته است.
- برای ثبت اطلاعات در هر یک از فیلد ها اطلاعات را وارد می کنیم.
- فرمت هر یک از فیلد ها با دیگری متفاوت است و با قرار دادن موس روی علامت ؟ کنار فیلد، فرمت آن فیلد به ما نمایش داده می شود.
- در نهایت می توانیم از قسمت بالای صفحه، فرم را ذخیره کنیم.
- گزینه دریافت اطلاعات در بالای صفحه برای حالتی است که اطلاعات کارمندان را به صورت فایل متنی در اختیار داریم.
- در صفحه دریافت اطلاعات، ستون های فایل اکسل را به ترتیب وارد کرده می کنیم.
- سپس از فیلد انتخاب فایل، فایل اکسل اطلاعات کارمندان را در سیستم وارد می کنیم.
13- تنظیم عوامل موثر بر حقوق کارمندان
- در آخرین مورد از تنظیمات اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد در نرم افزار سپیدار به تنظیم عوامل پرداخته ایم.
- برای این کار ابتدا از منوی سمت راست، وارد سیستم حقوق و دستمزد می شویم.
- سپس از قسمت عملیات، تنظیم عامل را انتخاب می کنیم.
- در فرم باز شده با کلیک بر روی هر یک از عوامل می توانیم فرمول محاسبه آن را در بالای فرم مشاهده کنیم.
- در ستون هایی که در این فرم وجود دارد، اولین بخش مربوط به اطلاعات عامل(عنوان، طبقه و نوع) است.
- ستون های بعد مربوط به اطلاعات بیمه و مالیات است که عوامل مشمول در این ستون ها دارای تیک فعال می باشند.
- ستون بعدی تمام عوامل قراردادی که در سیستم فعال هستند را نمایش می دهد؛ که از این ستون در فرمول ها استفاده می شود.
- ستون بعدی مربوط به کار کرد های موثر در سیستم می باشد و در فرمول از آن ها استفاده می کنیم.
- در این قسمت می توان مبنای محاسبه برای هر عامل را مشخص کرد.(روزانه، ساعتی و درصد/عدد)
- در ستون سایر نیز سایر اطلاعات مربوط به فرمول ها در محاسبه ی هر یک از عوامل را مشخص می کنیم.
- در نهایت با تنظیم فرمول همه عوامل، از بالای صفحه فرم را ذخیره می کنیم.
در این مقاله ائامه توضیحات مربوط به اطلاعات پایه سیستم حقوق و دستمزد به صورت جامع و کامل مرور شد.
ادامه مطالب مربوط به آموزش نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم را از اینجا بخوانید.
