اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار در نرم افزار سپیدار(بخش 1)

در این مقاله به ورود اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار در نرم افزار حسابداری سپیدارپرداخته ایم و با توجه به طولانی بودن مطالب در مقاله دیگری به تکمیل مباحث می پردازیم.

همچنین شما جهت دریافت دموی رایگان نرم افزار سپیدار به اینجا مراجعه بفرمایید.

1- تنظیمات تامین کنندگان و انبار

• در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تنظیمات تامین کنندگان و انبار به طور کامل آشنا می شویم.
• ابتدا از منوی عمودی سمت راست، وارد قسمت تنظیمات می شویم.
• سپس از قسمت عملیات، تنظیمات را انتخاب می کنیم.
• صفحه تنظیمات نرم افزار باز می شود و از بالای صفحه وارد تب تامین کنندکان و انبار می شویم.

الف- معین های حسابداری انبار

• اگر در نرم افزار از یکی از 4 کدینگ پیش فرض استفاده کنیم؛ تعدادی از فیلد های این قسمت که مربوط به کدینک حساب ها است، توسط سیستم تکمیل شده است.
• همچنین 4 کدینگ پیش فرض عبارتند از: بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری
• همچنین در صورتی که از کدینگ پیش فرض نرم افزار استفاده نکرده باشیم؛ باید در این فیلد ها حساب های معین مربوطه را انتخاب کنیم.
• فیلد کار در جریان ساخت مربوط به کار های تولیدی است.
• فیلد های اضافی و کسری اموال، مربوط به انبار گردانی است که در پایان دوره انجام می دهیم.
• فیلد انتقال بین انبار، در واقع حساب واسط بین انبار ها است.

ب- کد و عنوان کالا

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تعریف کد و عنوان برای کالا در سپیدار آشنا می شویم.

• در صورتی که بخواهیم چند کالا با یک عنوان کاملا مشابه در سیستم وارد کنیم؛ باید تیک امکان تعریف کالا با عنوان تکراری وجود داشته باشد؛ را فعال کنیم.
• در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم، کد کالا به صورت پیش فرض از راست به چپ نوشته می شود.
• در صورتی که بخواهیم نمایش کد کالا از سمت چپ به راست باشد، تیک این مورد را نیز فعال می کنیم.
• گزینه کد گذاری اتوماتیک برای هنگامی است که بخواهیم سیستم به طور اتوماتیک به کالا های ما کد اختصاص دهد.
• در فیلد نحوه کد گذاری اتوماتیک، می توان به دو حالت سریالی و گروه بندی، به کالا ها کد تخصیص داد.
• در فیلد طول کد گروه، طول کد هر یک از گروه کالا های خود را مشخص می کنیم.

ج- صدور سند حسابداری خودکار

• در این قسمت برای نرم افزار مشخص می کنیم که چه زمانی سندِ فرمی که ذخیره می شود، ثبت شود.
• در صورتی که تیک هر یک از عنوان های این قسمت فعال باشد، پس از انجام عملیات مربوطه سند حسابداری آن به صورت خودکار صادر می شود و نیازی به صدور سند توسط کاربر نمی باشد.
• در صورت فعال نبودن تیک این عنوان ها، بعد از ذخیره ی فرم، از بالای آن، روی آیکون صدور سند حسابداری کلیک می کنیم تا سند حسابداری مربوط به آن ثبت شود.
• همانطور که مشاهده می کنیم؛ این امکان برای رسید انبار، فاکتور خرید خدمات و برگشت رسید انبار امکان پذیر است.

د- کنترل موجودی

• در صورتی که بخواهیم موجودی کالا ها در انبار منفی نشود، تیک این قسمت را فعال کنید.

ه- بارکد

• در صورت داشتن بارکد خوان در مجموعه می توان آن را به سیستم متصل کرد و از مزایای آن بهره مند شد.
• در صورت فعال بودن گزینه ی نمایش بارکد کالا در اسناد انبار، با اسکن کالا ها بارکد آنها در تمامی اسناد ثبت می شود.
• در صورت فعال بودن گزینه بارکد وزنی فعال باشد، می توان کالا هایی که وزن آن ها در بارکد مشخص شده است را نیز به صورت صحیح اسکن کرد.
• در صورتی که بارکد بعضی از کالاهای ما دو خطی باشد(با اینتر جدا شده باشد)، تیک گزینه امکان ثبت بارکد با جداکننده اینتر را نیز فعال می کنیم.
• حداکثر زمان ثبت یک بارکد را می توان در این قسمت به سیستم وارد کرد.

و- سایر تنظیمات

• در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم، برای خروج اموال، بلافاصله بعد از تنظیم فرم نمی توان آن را ذخیره کرد.
• زیرا خروج اموال در نرم افزار سپیدار پس از قیمت گذاری اسناد انبار، قیمت می گیرد.
• بنابراین پس از قیمت گرفتن، می توان برای این اموال به صورت یکجا سند حسابداری صادر کرد.
• برای این کار، تیک قسمت صدور سند حسابداری خروج انبار به صورت ماهانه را فعال می کنیم.
• برای ثبت خودکار رسید انتقال بین انبار، تیک این قسمت را نیز فعال می کنیم.

ز- استقرار سیستم تامین کنندگان و انبار

• در فیلد سال استقرار، سال مستقر کردن انبار در سیستم حسابداری سپیدار همکاران سیستم را وارد می کنیم.
• در فیلد تاریخ کنترل، زمانی که می خواهیم کنترل های مربوطه را انجام دهد مشخص می کنیم.

ح- جداسازی دسترسی تعدادی و ریالی

• در صورتی که بخواهیم کاربر اموال؛ فی، جمع کل و سایر اطلاعات مربوط به قیمت را مشاهده نکند و فقط تعداد را ببیند باید تیک این قسمت را فعال کنیم.

نکته: در صورت فعال کردن این قسمت، باید کاربران یک بار از سیستم خارج شده و مجددا وارد بشوند.

2- تعریف عامل و فرمول محاسبه

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تعریف عامل و فرمول محاسبه به طور کامل آشنا می شویم.

الف- تعریف عامل جدید

• گاهی اوقات واحد کالای ما تعداد نیست و ما میخواهیم واحد دیگری برای شمارش به نرم افزار معرفی کنیم.

برای مثال می خواهیم واحد مساحت را به نرم افزار به عنوان واحد فروش شیشه و آینه معرفی کنیم.

• برای تعریف عامل جدید از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از منوی عملیات، عامل محاسبه جدید را انتخاب می کنیم.
• در صفحه عامل محاسبه می توانیم به تعداد دلخواه نماد و عنوان به نرم افزار معرفی کنیم.

مثلا برای مثالی شیشه و آینه x و y را به ترتیب نماد های طول و عرض برای سیستم معرفی می کنیم.

ب- تعریف فرمول جدید

• حال برای تعریف فرمول جدید از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از منوی عملیات، فرمول محاسبه جدید را انتخاب می کنیم.
• صفحه مربوط به فرمول محاسبه باز می شود.
• در این صفحه ابتدا در فیلد کد، یک کد منحصر به فرد به فرمول اختصاص می دهیم.
• سپس در فیلد فرمول، فرمول مد نظر خود را وارد می کنیم.

در مثال بالا می شود: x ضرب در y

• با کلیک بر روی آیکون ذخیره، فرمول مربوطه را در نرم افزار سپیدار ذخیره می کنیم.

ج- تخصیص فرمول به کالا

• پس از این مرحله باید به نرم افزار کالاهایی که قرار است با این فرمول محاسبه شوند را معرفی کنیم:
• برای این کار از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از فهرست، کالا/خدمات را انتخاب می کنیم.
• تمامی کالا ها به ما نمایش داده می شود.
• روی کالایی که می خواهیم واحد شمارش آن را تغییر دهیم دو بار کلیک می کنیم.
• صفحه مربوط به تعریف کالا/خدمت باز می شود.
• از تب های وسط صفحه، وارد تب گروهبندی می شویم:
• وارد فهرست فیلد های گروه فروش یا گروه خرید(بسته به نیازمان) می شویم.
• با کلیک راست بر روی صفحه ی جدید باز شده، یک گروه جدید باز می کنیم.
• در گروه بندی پس از تکمیل فیلد های موجودیت، کد و عنوان؛ از آخرین فیلد، فرمول محاسبه مقدار را انتخاب و تایید می کنیم.
• در نهایت از بالای صفحه از با کلیک روی آیکون ذخیره، تغییرات انجام شده را ذخیره می کنیم.
• این تغییرات را هنگام صدور فاکتور فروش می توانیم از قسمت واحد اصلی برای هر کالا وارد کنیم.

3- تعریف واحد سنجش

• در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تعریف واحد سنجش به طور کامل آشنا می شویم.
• برای این کار از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از قسمت عملیات، واحد سنجش جدید را انتخاب می کنیم.
• صفحه ی مربوط به واحد سنجش باز می شود.
• در این فرم کافی است در فیلد عنوان، عنوان مورد نظر خود را برای کالا/خدمت وارد کنیم.
• از بالای صفحه و با کلیک روی آیکون ذخیره، واحد سنجش را ذخیره می کنیم.
• برای مشاهده واحد های سنجش موجود، از قسمت فهرست تامین کنندگان و انبار، واحد های سنجش را انتخاب می کنیم.
• با این کار لیست تمامی واحد های سنجش به ما نمایش داده می شود.

3- تعریف کالا/خدمت

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تعریف کالا/خدمت در سپیدار آشنا می شویم.

الف- اطلاعات اولیه کالا/خدمت

• برای این کار از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از قسمت عملیات، کالا و خدمت جدید را انتخاب می کنیم.
• صفحه مربوط به تعریف کالا/خدمات باز می شود.
• ابتدا از بالای صفحه مشخص می کنیم که می خواهیم کالا، خدمت و یا دارایی ثابت را تعریف کنیم.
• سپس در فیلد کد، کد مورد نظر برای کالا و خدمت را انتخاب می کنیم.
• قبل از ورود اولین کالا یا خدمت باید روش کد گذاری(دستی یا اتوماتیک) را انتخاب کنیم.
• در فیلد عنوان، عنوان مورد نظر برای کالا یا خدمت خود را انتخاب می کنیم.
• در فیلد نرخ مالیات و عوارض، طبق استاندارد نرخ های مربوطه را وارد می کنیم.
• در صورتی که در قسمت تنظیمات اولیه، نرخ مالیات و عوارض را وارد کرده باشیم، نیازی به ورود مجدد نرخ ها در این قسمت نیست.
• در فیلد بارکد و ایران کد، می توانیم اطلاعات مربوط به کالا را در صورت وجود وارد کنیم.
• همچنین در فیلد بارکد دو بعدی، در صورت تعریف بارکد دو بعدی برای کالا می توان آن را به سیستم وارد کرد.
• فیلد معین هزینه خرید خدمت، در صورت انتخاب خدمت فعال می شود و از این قسمت می توانیم حساب معین مربوطه را به سیستم معرفی کنیم.
• اگر کالا و خدمت ما معاف از مالیات و عوارض است، می توانیم از فیلد مربوطه آن را مشخص کنیم.

ب- تب های وسط صفحه

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تب های مرتبط با کالا/خدمت درنرم افزار سپیدار آشنا می شویم.

• از وسط صفحه روی تب واحد های سنجش کلیک می کنیم.
• همچنین از فیلد واحد اصلی، واحد مربوط به شمارش کالا را برای کالا/خدمت مورد نظرمان وارد می کنیم.
• می توانیم برای کالا ها واحد سنجش دوم نیز انتخاب کنیم.
• از وسط صفحه روی تب تصویر کالا کلیک می کنیم.
• در این قسمت می توانیم تصویر مورد نظر برای کالا را انتخاب و یا حذف کنیم.
• در صورت که نیاز ضروری به این کار ندارید، برای کالا تصویر انتخاب نکنید؛ زیرا باعث افزایش حجم نرم افزار می شود.
• از وسط صفحه روی تب کنترل موجودی کلیک می کنیم.
• در این قسمت در صورت نیاز می توانیم برای کالا ها حداکثر و حداقل موجودی را مشخص کنیم.
• از وسط صفحه روی تب انبارهای مرتبط کلیک می کنیم.
• در این قسمت انبار مورد نظر برای کالا را انتخاب کنیم.
• یک کالا حداقل باید با یک انبار در ارتباط باشد و محدودیت دیگری ندارد.
• از وسط صفحه روی تب گروهبندی کلیک می کنیم.
• وارد فهرست فیلد های گروه فروش یا گروه خرید(بسته به نیازمان) می شویم.
• با کلیک راست بر روی صفحه ی جدید باز شده، یک گروه جدید باز می کنیم.
• در گروه بندی پس از تکمیل فیلد های موجودیت، کد و عنوان؛ از آخرین فیلد، فرمول محاسبه مقدار را انتخاب و تایید می کنیم.
• از وسط صفحه روی تب مشخصات کلیک می کنیم.
• در این قسمت می توانیم مشخصات مربوط به کالا را که قبلا در قسمت تعریف مشخصات کالا/خدمات تعریف کرده ایم، وارد کنیم.
• از وسط صفحه روی تب قیمت فروش کلیک می کنیم
• در این قسمت می توانیم قیمت کالای خود را تعیین کنیم.

نکته: کد و عنوان تکراری نمی تواند در سیستم وجود داشته باشد.

• در نهایت از قسمت بالای صفحه، ذخیره را انتخاب می کنیم.

ج- مشاهده لیست کالا/خدمت

• برای مشاهده لیست کالا و خدماتی که در سیستم تعریف کرده ایم، مسیر زیر را می رویم:
• ابتدا از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از قسمت فهرست، کالا/خدمت را انتخاب می کنیم.
• در این صفحه لیست تمامی کالا ها و خدمات قابل مشاهده است.
• از پایین صفحه می توانیم از طریق الگوی دریافت و ارسال کالا/خدمت، کالا ها و خدمات خود را به اکسل یا به سیستم وارد کنیم.
• در این مقاله در مورد اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار در نرم افزار حسابداری سپیدار توضیحاتی ارائه شد، در ادامه مقالات سایر قسمت های این بخش توضیح داده می شود.