آموزش حسابداریسپیدار همکاران سیستمنرم افزار حسابداری

اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار در نرم افزار سپیدار(بخش 1)

در این مقاله به ورود اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار در نرم افزار حسابداری سپیدارپرداخته ایم و با توجه به طولانی بودن مطالب در مقاله دیگری به تکمیل مباحث می پردازیم.

همچنین شما جهت دریافت دموی رایگان نرم افزار سپیدار به اینجا مراجعه بفرمایید.

1- تنظیمات تامین کنندگان و انبار

  • در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تنظیمات تامین کنندگان و انبار به طور کامل آشنا می شویم.
  • ابتدا از منوی عمودی سمت راست، وارد قسمت تنظیمات می شویم.
  • سپس از قسمت عملیات، تنظیمات را انتخاب می کنیم.
  • صفحه تنظیمات نرم افزار باز می شود و از بالای صفحه وارد تب تامین کنندکان و انبار می شویم.
تنظیمات اولیه تامین کنندگان و انبار در اطلاعات پایه تامین کنندگان و انبار سپیدار راهکاران سیستم
شکل1- تنظیمات اولیه تامین کنندگان و انبار

الف- معین های حسابداری انبار

  • اگر در نرم افزار از یکی از 4 کدینگ پیش فرض استفاده کنیم؛ تعدادی از فیلد های این قسمت که مربوط به کدینک حساب ها است، توسط سیستم تکمیل شده است.
  • همچنین 4 کدینگ پیش فرض عبارتند از: بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری
  • همچنین در صورتی که از کدینگ پیش فرض نرم افزار استفاده نکرده باشیم؛ باید در این فیلد ها حساب های معین مربوطه را انتخاب کنیم.
  • فیلد کار در جریان ساخت مربوط به کار های تولیدی است.
  • فیلد های اضافی و کسری اموال، مربوط به انبار گردانی است که در پایان دوره انجام می دهیم.
  • فیلد انتقال بین انبار، در واقع حساب واسط بین انبار ها است.

ب- کد و عنوان کالا

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تعریف کد و عنوان برای کالا در سپیدار آشنا می شویم.

  • در صورتی که بخواهیم چند کالا با یک عنوان کاملا مشابه در سیستم وارد کنیم؛ باید تیک امکان تعریف کالا با عنوان تکراری وجود داشته باشد؛ را فعال کنیم.
  • در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم، کد کالا به صورت پیش فرض از راست به چپ نوشته می شود.
  • در صورتی که بخواهیم نمایش کد کالا از سمت چپ به راست باشد، تیک این مورد را نیز فعال می کنیم.
  • گزینه کد گذاری اتوماتیک برای هنگامی است که بخواهیم سیستم به طور اتوماتیک به کالا های ما کد اختصاص دهد.
  • در فیلد نحوه کد گذاری اتوماتیک، می توان به دو حالت سریالی و گروه بندی، به کالا ها کد تخصیص داد.
  • در فیلد طول کد گروه، طول کد هر یک از گروه کالا های خود را مشخص می کنیم.

ج- صدور سند حسابداری خودکار

  • در این قسمت برای نرم افزار مشخص می کنیم که چه زمانی سندِ فرمی که ذخیره می شود، ثبت شود.
  • در صورتی که تیک هر یک از عنوان های این قسمت فعال باشد، پس از انجام عملیات مربوطه سند حسابداری آن به صورت خودکار صادر می شود و نیازی به صدور سند توسط کاربر نمی باشد.
  • در صورت فعال نبودن تیک این عنوان ها، بعد از ذخیره ی فرم، از بالای آن، روی آیکون صدور سند حسابداری کلیک می کنیم تا سند حسابداری مربوط به آن ثبت شود.
  • همانطور که مشاهده می کنیم؛ این امکان برای رسید انبار، فاکتور خرید خدمات و برگشت رسید انبار امکان پذیر است.

د- کنترل موجودی

  • در صورتی که بخواهیم موجودی کالا ها در انبار منفی نشود، تیک این قسمت را فعال کنید.

ه- بارکد

  • در صورت داشتن بارکد خوان در مجموعه می توان آن را به سیستم متصل کرد و از مزایای آن بهره مند شد.
  • در صورت فعال بودن گزینه ی نمایش بارکد کالا در اسناد انبار، با اسکن کالا ها بارکد آنها در تمامی اسناد ثبت می شود.
  • در صورت فعال بودن گزینه بارکد وزنی فعال باشد، می توان کالا هایی که وزن آن ها در بارکد مشخص شده است را نیز به صورت صحیح اسکن کرد.
  • در صورتی که بارکد بعضی از کالاهای ما دو خطی باشد(با اینتر جدا شده باشد)، تیک گزینه امکان ثبت بارکد با جداکننده اینتر را نیز فعال می کنیم.
  • حداکثر زمان ثبت یک بارکد را می توان در این قسمت به سیستم وارد کرد.

و- سایر تنظیمات

  • در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم، برای خروج اموال، بلافاصله بعد از تنظیم فرم نمی توان آن را ذخیره کرد.
  • زیرا خروج اموال در نرم افزار سپیدار پس از قیمت گذاری اسناد انبار، قیمت می گیرد.
  • بنابراین پس از قیمت گرفتن، می توان برای این اموال به صورت یکجا سند حسابداری صادر کرد.
  • برای این کار، تیک قسمت صدور سند حسابداری خروج انبار به صورت ماهانه را فعال می کنیم.
  • برای ثبت خودکار رسید انتقال بین انبار، تیک این قسمت را نیز فعال می کنیم.

ز- استقرار سیستم تامین کنندگان و انبار

  • در فیلد سال استقرار، سال مستقر کردن انبار در سیستم حسابداری سپیدار همکاران سیستم را وارد می کنیم.
  • در فیلد تاریخ کنترل، زمانی که می خواهیم کنترل های مربوطه را انجام دهد مشخص می کنیم.

ح- جداسازی دسترسی تعدادی و ریالی

  • در صورتی که بخواهیم کاربر اموال؛ فی، جمع کل و سایر اطلاعات مربوط به قیمت را مشاهده نکند و فقط تعداد را ببیند باید تیک این قسمت را فعال کنیم.

نکته: در صورت فعال کردن این قسمت، باید کاربران یک بار از سیستم خارج شده و مجددا وارد بشوند.

2- تعریف عامل و فرمول محاسبه

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تعریف عامل و فرمول محاسبه به طور کامل آشنا می شویم.

عامل و فرمول محاسبه در اطلاعات پایه تامین کنندگان و انبار سپیدار راهکاران سیستم
شکل2- عامل و فرمول محاسبه

الف- تعریف عامل جدید

  • گاهی اوقات واحد کالای ما تعداد نیست و ما میخواهیم واحد دیگری برای شمارش به نرم افزار معرفی کنیم.

برای مثال می خواهیم واحد مساحت را به نرم افزار به عنوان واحد فروش شیشه و آینه معرفی کنیم.

  • برای تعریف عامل جدید از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
  • سپس از منوی عملیات، عامل محاسبه جدید را انتخاب می کنیم.
  • در صفحه عامل محاسبه می توانیم به تعداد دلخواه نماد و عنوان به نرم افزار معرفی کنیم.

مثلا برای مثالی شیشه و آینه x و y را به ترتیب نماد های طول و عرض برای سیستم معرفی می کنیم.

ب- تعریف فرمول جدید

  • حال برای تعریف فرمول جدید از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
  • سپس از منوی عملیات، فرمول محاسبه جدید را انتخاب می کنیم.
  • صفحه مربوط به فرمول محاسبه باز می شود.
  • در این صفحه ابتدا در فیلد کد، یک کد منحصر به فرد به فرمول اختصاص می دهیم.
  • سپس در فیلد فرمول، فرمول مد نظر خود را وارد می کنیم.

در مثال بالا می شود: x ضرب در y

  • با کلیک بر روی آیکون ذخیره، فرمول مربوطه را در نرم افزار سپیدار ذخیره می کنیم.

ج- تخصیص فرمول به کالا

  • پس از این مرحله باید به نرم افزار کالاهایی که قرار است با این فرمول محاسبه شوند را معرفی کنیم:
  • برای این کار از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
  • سپس از فهرست، کالا/خدمات را انتخاب می کنیم.
  • تمامی کالا ها به ما نمایش داده می شود.
  • روی کالایی که می خواهیم واحد شمارش آن را تغییر دهیم دو بار کلیک می کنیم.
  • صفحه مربوط به تعریف کالا/خدمت باز می شود.
  • از تب های وسط صفحه، وارد تب گروهبندی می شویم:
  • وارد فهرست فیلد های گروه فروش یا گروه خرید(بسته به نیازمان) می شویم.
  • با کلیک راست بر روی صفحه ی جدید باز شده، یک گروه جدید باز می کنیم.
  • در گروه بندی پس از تکمیل فیلد های موجودیت، کد و عنوان؛ از آخرین فیلد، فرمول محاسبه مقدار را انتخاب و تایید می کنیم.
  • در نهایت از بالای صفحه از با کلیک روی آیکون ذخیره، تغییرات انجام شده را ذخیره می کنیم.
  • این تغییرات را هنگام صدور فاکتور فروش می توانیم از قسمت واحد اصلی برای هر کالا وارد کنیم.

3- تعریف واحد سنجش

  • در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تعریف واحد سنجش به طور کامل آشنا می شویم.
  • برای این کار از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
  • سپس از قسمت عملیات، واحد سنجش جدید را انتخاب می کنیم.
  • صفحه ی مربوط به واحد سنجش باز می شود.
  • در این فرم کافی است در فیلد عنوان، عنوان مورد نظر خود را برای کالا/خدمت وارد کنیم.
  • از بالای صفحه و با کلیک روی آیکون ذخیره، واحد سنجش را ذخیره می کنیم.
  • برای مشاهده واحد های سنجش موجود، از قسمت فهرست تامین کنندگان و انبار، واحد های سنجش را انتخاب می کنیم.
  • با این کار لیست تمامی واحد های سنجش به ما نمایش داده می شود.

3- تعریف کالا/خدمت

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تعریف کالا/خدمت در سپیدار آشنا می شویم.

تعریف کالا و خدمت در اطلاعات پایه تامین کنندگان و انبار سپیدار راهکاران سیستم
شکل3- تعریف کالا/خدمت

الف- اطلاعات اولیه کالا/خدمت

  • برای این کار از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
  • سپس از قسمت عملیات، کالا و خدمت جدید را انتخاب می کنیم.
  • صفحه مربوط به تعریف کالا/خدمات باز می شود.
  • ابتدا از بالای صفحه مشخص می کنیم که می خواهیم کالا، خدمت و یا دارایی ثابت را تعریف کنیم.
  • سپس در فیلد کد، کد مورد نظر برای کالا و خدمت را انتخاب می کنیم.
  • قبل از ورود اولین کالا یا خدمت باید روش کد گذاری(دستی یا اتوماتیک) را انتخاب کنیم.
  • در فیلد عنوان، عنوان مورد نظر برای کالا یا خدمت خود را انتخاب می کنیم.
  • در فیلد نرخ مالیات و عوارض، طبق استاندارد نرخ های مربوطه را وارد می کنیم.
  • در صورتی که در قسمت تنظیمات اولیه، نرخ مالیات و عوارض را وارد کرده باشیم، نیازی به ورود مجدد نرخ ها در این قسمت نیست.
  • در فیلد بارکد و ایران کد، می توانیم اطلاعات مربوط به کالا را در صورت وجود وارد کنیم.
  • همچنین در فیلد بارکد دو بعدی، در صورت تعریف بارکد دو بعدی برای کالا می توان آن را به سیستم وارد کرد.
  • فیلد معین هزینه خرید خدمت، در صورت انتخاب خدمت فعال می شود و از این قسمت می توانیم حساب معین مربوطه را به سیستم معرفی کنیم.
  • اگر کالا و خدمت ما معاف از مالیات و عوارض است، می توانیم از فیلد مربوطه آن را مشخص کنیم.

ب- تب های وسط صفحه

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار با تب های مرتبط با کالا/خدمت درنرم افزار سپیدار آشنا می شویم.

  • از وسط صفحه روی تب واحد های سنجش کلیک می کنیم.
  • همچنین از فیلد واحد اصلی، واحد مربوط به شمارش کالا را برای کالا/خدمت مورد نظرمان وارد می کنیم.
  • می توانیم برای کالا ها واحد سنجش دوم نیز انتخاب کنیم.
  • از وسط صفحه روی تب تصویر کالا کلیک می کنیم.
  • در این قسمت می توانیم تصویر مورد نظر برای کالا را انتخاب و یا حذف کنیم.
  • در صورت که نیاز ضروری به این کار ندارید، برای کالا تصویر انتخاب نکنید؛ زیرا باعث افزایش حجم نرم افزار می شود.
  • از وسط صفحه روی تب کنترل موجودی کلیک می کنیم.
  • در این قسمت در صورت نیاز می توانیم برای کالا ها حداکثر و حداقل موجودی را مشخص کنیم.
  • از وسط صفحه روی تب انبارهای مرتبط کلیک می کنیم.
  • در این قسمت انبار مورد نظر برای کالا را انتخاب کنیم.
  • یک کالا حداقل باید با یک انبار در ارتباط باشد و محدودیت دیگری ندارد.
  • از وسط صفحه روی تب گروهبندی کلیک می کنیم.
  • وارد فهرست فیلد های گروه فروش یا گروه خرید(بسته به نیازمان) می شویم.
  • با کلیک راست بر روی صفحه ی جدید باز شده، یک گروه جدید باز می کنیم.
  • در گروه بندی پس از تکمیل فیلد های موجودیت، کد و عنوان؛ از آخرین فیلد، فرمول محاسبه مقدار را انتخاب و تایید می کنیم.
  • از وسط صفحه روی تب مشخصات کلیک می کنیم.
  • در این قسمت می توانیم مشخصات مربوط به کالا را که قبلا در قسمت تعریف مشخصات کالا/خدمات تعریف کرده ایم، وارد کنیم.
  • از وسط صفحه روی تب قیمت فروش کلیک می کنیم
  • در این قسمت می توانیم قیمت کالای خود را تعیین کنیم.

نکته: کد و عنوان تکراری نمی تواند در سیستم وجود داشته باشد.

  • در نهایت از قسمت بالای صفحه، ذخیره را انتخاب می کنیم.

ج- مشاهده لیست کالا/خدمت

  • برای مشاهده لیست کالا و خدماتی که در سیستم تعریف کرده ایم، مسیر زیر را می رویم:
  • ابتدا از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
  • سپس از قسمت فهرست، کالا/خدمت را انتخاب می کنیم.
  • در این صفحه لیست تمامی کالا ها و خدمات قابل مشاهده است.
  • از پایین صفحه می توانیم از طریق الگوی دریافت و ارسال کالا/خدمت، کالا ها و خدمات خود را به اکسل یا به سیستم وارد کنیم.
  • در این مقاله در مورد اطلاعات پایه در سیستم توزیع کنندگان و انبار در نرم افزار حسابداری سپیدار توضیحاتی ارائه شد، در ادامه مقالات سایر قسمت های این بخش توضیح داده می شود.

نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا