اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار در نرم افزار سپیدار(بخش2)

این مقاله بخش دوم مقاله اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار سپیدار است که در آن به تعریف انبار، کد گذاری کالا ها، سریال کالا و… پرداخته شده است.

همچنین شما جهت دریافت دموی رایگان نرم افزار سپیدار به اینجا مراجعه بفرمایید.

5- تعریف الگوی بار کد دو بعدی

• در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار با الگوی بارکد دو بعدی به طور کامل آشنا می شویم.
• الگوی بارکد دو بعدی برای شرکت هایی کاربرد دارد که باکد کالایشان علاوه بر خود کالا یک مشخصه دیگر مثل وزن را داراست.
• برای تعریف بارکد دو بعدی از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از قسمت عملیات، تعریف الگوی بارکد دو بعدی را انتخاب می کنیم.
• صفحه ی مربوط به الگوی بارکد دو بعدی باز می شود و شامل فیلد های مختلفی است که در ادامه هر یک را توضیح می دهیم.

الف- ورود اطلاعات کلی بارکد

• در فیلد کد الگو، برای الگری خود یک کد منحصر به فرد اختصاص می دهیم.
• در فیلد عنوان الگو، برای بار کد دوبعدی خود یک عنوان مشخص می کنیم.
• اگر بارکد های کالا ها دارای یک قسمت ثابت است، در فیلد شناسه الگو آن عدد را وارد می کنیم.
• در غیر این صورت این قسمت را خالی می گذاریم.
• در فیلد شروع شناسه از موقعیت، مشخص می کنیم که قسمت ثابت از چندمین رقم بارکد دو بعدی شروع می شود.

مثلا اگر بخواهیم قسمت ثابت بارکد از ابتدای بارکد ما شروع شود، در قسمت شروع شناسه از موقعیت، عدد 1 را وارد می کنیم.

• در قسمت بعدی باید مشخص کنیم که قسمت دوم(متغیر) بارکد دو بعدی، کد کالا است یا بارکد کالا.
• در فیلد شروع از رقم، باید رقمی را وارد کنیم که کالا از آن رقم به بعد کد گذاری شود.

مثلا اگر شناسه الگوی ما 2 رقم است باید در این قسمت عدد 3 را وارد کنیم.

• در فیلد به طول، مشخص می کنیم که کد های کالا ها چند رقمی است.
• فیلد های بعدی را بسته به نیازمان مشخص می کنیم.

ب- تست الگو

• در این قسمت می توانیم با وارد کردن یک بارکد به سیستم، الگوی تعریف شده را تست کنیم.
• در قسمت بارکد مورد نظر، بارکد خود را وارد می کنیم و از قسمت پایین صفحه اطلاعات آن را مشاهده می کنیم.
• در نهایت از بالای صفحه روی آیکون ذخیره کلیک می کنیم و الگوی بارکد دو بعدی ذخیره می شود.
• در فرم تعریف کالا می توانی الگوی بارکد دو بعدی تعریف شده را به کالا های دلخواهمان اختصاص دهیم.

6- تعریف انبار

• در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار با تعریف انبار در نرم افزار آشنا می شویم.
• برای تعریف انبار ابتدا از منوی عمودی سمت راست، وارد تامین کنندگان و انبار می شویم.
• سپس از قسمت عملیات، انبار جدید را انتخاب می کنیم.
• صفحه مربوط به انبار باز می شود که باید اطلاعات مربوطه را طبق توضیحات در آن وارد کنیم.

الف- تب انبار

• در فیلد کد و عنوان، باید کد و عنوان منحصر به فرد برای هر انبار را وارد کنیم.
• تکمیل فیلد هایی که * قرمز رنگ دارند ضروری است اما ضرورتی به تکمیل سایر فیلد ها نیست.
• در فیلد معین انبار، معین غیر قابل تفصیل پذیری را برای انبار تعیین می کنیم.
• تکمیل فیلد معین انبار نیز ضروری نیست و فقط در صورتی که نیاز است برای فرم های انبار سند حسابداری صادر شود، این فیلد را تکمیل می کنیم.
• اگر در یک شرکت چند انبار داشته باشیم، می توانیم برای همه انبار ها از یک حساب معین استفاده کنیم یا هر انبار حساب معین اختصاصی خود را داشته باشد.
• تفاوت این دو حالت در گزاش گیری در بخش حسابداری است.
• همچنین در فیلد فعال، می توانیم انبار مورد نظر خود را فعال یا غیر فعال کنیم.

ب- تب ارتباط انبار و کالا

• این قسمت برای زمانی است که در شرکت تعداد زیادی کالا و انبار وجود دارد.
• براری تفکیل و مشخص کردن اینکه هر کالا در کدام انبار وجود دارد از این تب استفاده می کنیم.
• ابتدا با علامت + زرد رنگ پایین صفحه، یک سطر ایجاد می کنیم.
• سپس کد یا عنوان کالای مورد نظر خود را وارد کرده و آن را به انبار مربوطه ارتباط می دهیم.

7- کد گذاری اتوماتیک کالا/خدمت

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار با کد گذاری اتوماتیک کالا/خدمات در نرم افزار سپیدار آشنا می شویم.

در نرم افزار سپیدار به دو روش می توانیم برای کالا یا خدمات کد گذاری انجام دهیم.

الف- روش دستی

• برای کد گذاری دستی ابتدا از منوی عمودی سمت راست، وارد تامین کنندگان و انبار می شویم.
• سپس از قسمت عملیات، کالا/خدمت جدید را انتخاب می کنیم.
• در فرم تعریف کالا/خدمت جدید، فیلد کل فعال است و به روش دستی می توانیم به هر کالا کد اختصاص دهیم.
• کد می تواند ترکیبی از اعداد و حروف باشد و هیچ محدودیتی در این باره وجود ندارد.

ب- روش اتوماتیک

• زمانی می توانیم به کد گذاری اتوماتیک دسترسی داشته باشیم که هیچ کالا/خدمتی را در سیستم وارد نکرده باشیم.
• همچنین باید نرم افزار را به روز رسانی کرده باشیم.
• برای کد گذاری اتوماتیک ابتدا از منوی عمودی سمت راست، وارد تنظیمات می شویم.
• سپس از قسمت عملیات، تنظیمات را انتخاب می کنیم.
• از تب های بالای صفحه، وارد تب تامین کنندگان و انبار می شویم.
• در بخش کد و عنوان کالا، کد گذاری اتوماتیک را فعال می کنیم.

نحوه کد گذاری نیز به دو صورت است:

الف- سریالی

• به صورت متوالی از یک عدد، کد گذاری کالا/خدمات توسط سیستم انجام می شود.
• در فیلد نحوه کد گذاری اتوماتیک، حالت سریالی را انتخاب می کنیم.
• فیلد طول جز متغیر کد کالا، فعال می شود.
• در این فیلد طول کد کالا را مشخص می کنیم که چند رقمی باشد.
• در فیلد شروع شمارنده، کدی که می خواهیم از آن عدد به بعد کد گذاری کالا انجام شود، را وارد می کنیم.
• در نهایت پس از تکمیل این فیلد ها، از بالای صفحه فرم را ذخیره و تایید می کنیم.
• حال اگر مجدد وارد قسمت کالا/خدمت جدید بشویم، فیلد کد غیر فعال خواهد بود و سیستم کد را به کالا/خدمت اختصاص می دهد.

ب- گروهبندی

• کالا ها را بر اساس گروهبندی هایی که در سیستم وارد کرده ایم، انجام می دهد.
• در فیلد نحوه کد گذاری اتوماتیک، حالت گروهبندی را انتخاب می کنیم.
• فیلد طول کد گروه، فعال می شود.
• در این فیلد طول کد گروه را انتخاب می کنیم.
• در فیلد تعداد کد خوانده شده از گروهبندی، باید تعداد ارقام کدی که می خواهیم سیستم از گروهبندی ها بخواند را وارد کنیم.
• خواندن این کد ها در سیستم از آخرین گروه وارد شده انجام می شود و تا جایی که به تعداد ارقام وارد شده برسد، خواند کد را ادامه می دهد.
• دقت کنید که این کد باید حتما مضربی از طول کد گروه باشد.
• در فیلد طول جز متغیر کد کالا، باید مشخص کنیم که قسمت متغیر کد کالای ما چند رقمی است.
• در فیلد شروع شمارنده، کدی که می خواهیم از آن عدد به بعد کد گذاری کالا انجام شود، را وارد می کنیم.
• در نهایت پس از تکمیل این فیلد ها، از بالای صفحه فرم را ذخیره و تایید می کنیم.

8- گروهبندی کالا/خدمات

• در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار با گروهبندی کال/خدمت در نرم افزار سپیدار آشنا می شویم.
• برای گروهبندی کالا و خدمات باید ابتدا از منوی عمودی سمت راست، وارد شرکت شویم.
• سپس از قسمت فهرست، گروه ها را انتخاب کنیم.
• فرم گروه ها برای می باز می شود.
• وارد گروهبندی گروه کالا/خدکت کد گذاری می شویم.
• برای ایجاد زیر شاخه برای این گروه، روی آن راست کلیک کرده و گزینه جدید را انتخاب می کنیم.
• صفحه مربوط به گروه بندی باز می شود.
• در این صفحه، در فیلد کد، کد گروه را متناسب با تعداد ارقامی که در تنظیمات برای آن مشخص کردیم، وارد می کنیم.
• در فیلد عنوان، عنوان مربوط به کالا/خدمت را وارد می کنیم.
• در نهایت از بالای صفحه، گروهبندی را ذخیره می کنیم.
• حال می توانیم برای هر یک از این زیر شاخه ها با همین روشی که گفته شد، مجددا زیر شاخه درست کنیم.
• فقط باید به این نکته توجه کرد که طول کد باید برابر یا کوچکتر از تعداد ارقامی باشد که در قسمت تنظیمات وارد کرده ایم.

9- مشخصات کالا

در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار با تعریف مشخصات کالا در نرم افزار سپیدار آشنا می شویم.

الف- تعریف مشخصه

• برای این کار از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از قسمت عملیات، فرم تعریف مشخصات کالا/خدمت را انتخاب می کنیم.
• صفحه مشخصات کالا/خدمت باز می شود.
• در ستون عنوان، می توانیم عنوان مشخصه خود را وارد کنیم.(مثلا برند یا رنگ یا…)
• حداکثر ده مشخصه می توان برای کالا/خدمت تعریف کرد.
• این عناوین بسته به شرکت و خدمات ما می تواند متفاوت از عناوین سایر شرکت ها باشد.
• در ستون فعال، تیک فعال را برای عناوین مورد نیاز می زنیم.
•  در ستون قابل انتخاب، می توانیم برای هر یک از مشخصات، فهرستی تهیه کنیم.
• برای تهیه فهرست از علامت + زرد رنگ پایین صفحه استفاده می کنیم و تک تک داده ها را وارد می کنیم.
• در نهایت از قسمت بالای صفحه مشخصات کالا/خدمت را ذخیره می کنیم.

ب- نسبت دادن مشخصات به کالا ها

• برای این کار پس از تعریف مشخصات کالا/خدمت از منوی عمودی سمت راست، وارد تامین کنندگان و انبار می شویم.
• سپس از قسمت فهرست، کالا/خدمت را انتخاب می کنیم.
• لیست کالا ها و خدمات به ما نمایش داده می شود.
• کالایی که می خواهیم برای آن مشخصه یا ویژگی را انتخاب کنیم را انتخاب می کنیم.
• با این کار وارد صفحه تعریف کالا/خدمت می شویم.
• حال از تب های وسط صفحه، تب مشخصات را انتخاب می کنیم.
• حال می توانیم برای مشخصه هایی که آن ها را فعال کرده ایم، مقدار مشخص کنیم.

توجه: نیاز نیست همه مشخصات را برای یک کالا وارد کرد و می توان فیلد بعضی از مشخصات را خالی گذاشت.

• در نهایت از بالای صفحه کالا/خدمت را ذخیره می کنیم.
• حال مشاهده می کنیم که در فهرست کالا، ستونی با عنوان مشخصات کالا وجود دارد که مشخصات کالا را به ما نشان می دهد.
• در صورتی که عنوان کالا را وارد نکنیم ولی مشخصات را وارد کنیم، سیستم با توجه به مشخصات برای کالا عنوان در نظر می گیرد.
• در سیستم انبار، هنگام پرینت ها، گزارشات مرور و کاردکس کالا امکان مشاهده مشخصات کالا وجود دارد.

10- سریال کالا

• در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار با تعریف سریال کالا در نرم افزار سپیدار آشنا می شویم.
• برای ثبت سریال، از منوی عمودی سمت راست، سیستم تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از قسمت عملیات، تعریف کالا/خدمات را انتخاب می کنیم.
• در صورت نیاز به ثبت سریال، تیک مربوطه را از قسمت بالای صفحه فعال می کنیم.

ثبت سریال را به سه روش می توان انجام داد:

1. به صورت دستی در صفحه ثبت سریال وارد کنیم.
2. از اکسل یا فایل متنی به سیستم وارد کنیم.
3. درصورت داشتن دستگاه بارکد خوان، از آن استفاده کنیم.

• برای مشاهده لیست شماره سریال ها، از منوی عمودی سمت راست، تامین کنندگان و انبار را انتخاب می کنیم.
• سپس از قسمت عملیات، جستجوی سریال را باز می کنیم.
• در این صفحه گزارش جامعی از سریال های موجود در سیستم را می توانیم مشاهده و فیلتر کنیم.
• در اسناد ورود و خروج کالا در انبار؛ یعنی رسید انبار، خروج انبار و برگشت رسید می توانیم سریال را وارد کنیم.
• همچنین در سیستم فروش نیز می توانیم از این سریال استفاده کرد.

11- دسترسی تعدادی و ریالی انبار

• در این قسمت از مقاله ی اطلاعات پایه در سیستم تامین کنندگان و انبار نحوه جداسازی دسترسی ریالی و تعدادی انبار آشنا می شویم.
• در صورتی که بخواهیم انبار دار ما، اطلاعات ریالی مربوط به کالا ها را نداشته باشد، از این روش استفاده می کنیم.
• برای این کار، از منوی عمودی سمت راست، تنظیمات را انتخاب می کنیم.
• سپس از قسمت عملیات نیز، تنظیمات را انتخاب می کنیم.
• از تب های بالای صفحه، وارد تب تامین کنندگان و انبار می شویم.
• سمت چپ پایین فرم، فیلد اعمال دسترسی ریالی تعدادی انبار را فعال می کنیم.

توجه: در صورت اضافه شدن دسترسی تعدادی و ریالی لازم است تمامی کاربران برنامه را مجددا اجرا کنند.

• در نهایت از بالای صفحه فرم را ذخیره و تایید می کنیم.
• برای تغییر دسترسی هر یک از کاربران می توانیم مسیر زیر را طی کنیم:
• ابتدا از منوی عمودی سمت راست وارد تنظیمات می شویم.
• سپس از قسمت فهرست، روی کاربران کلیک کنیم.
• فهرست کاربر به ما نمایش داده می شود.
• با انتخاب هر یک از کاربر ها و ورود به تب حقوق دسترسی، می توانیم دسترسی به هر یک از فرم ها را برای هر کاربر فعال یا غیرفعال کنیم.