اشتباهات رایج حسابداری : هرگز این اشتباهات را انجام ندهید!!

در تمام دوران‌ها و حتی همراه با پیشرفت هر روز علم و تکنولوژی، اشتباهات جزء جدانشدنی فعالیت‌ها و اموری است که انسان‌ها آن را انجام می‌دهد. علم حسابداری در طول زمان بسیار پیشرفت داشته و اکنون بسیاری از امور حسابداری توسط نرم‌افزارها و بدون دخالت افراد انجام می‌شود، اما بازهم یک سری خطا و اشتباهات رایج حسابداری وجود دارند که افراد به آن‌ها توجه کافی ندارند.

در این محتوا تلاش بر این است تا اشتباهات رایج حسابداری را با هم بررسی کنیم و چاره‌ای را هم برای هر کدام بیان کنیم، امیدواریم مطالعه محتوا برای دغدغه و سوالات ذهنی شما عزیزان مفید واقع شود.

با ما همراه باشید.

قبل شروع بهتر است به این نکته توجه داشته باشیم که اشتباهات رایج حسابداری که در صورت‌های مالی و یادداشت‌های پیوست آن‌ها رخ می‌دهد، بیشتر به دلیل بی‌دقتی، عدم توجه و نداشتن آگاهی کافی تهیه‌کنندگان آن‌ها ممکن است اتفاق بیفتد، زیرا انجام این امور و تهیه این گزارشات را به عنوان یک تکلیف می‌دانند و تمام تلاش آن‌ها برای رفع تکلیف است.
اشتباهات رایج حسابداری از امور مهمی است که کارفرمایان باید به آن‌ها توجه کافی را داشته باشند و برای جلوگیری از انجام این اشتباهات رایج حسابداری تمام تلاش خود را انجام دهند تا در نهایت خطا و اشتباهات موجود در اطلاعات آن‌ها به صفر برسد.

اشتباهات رایج حسابداری شامل چه مواردی است؟

عدم اهمیت کافی به ثبت تمام اطلاعات

یک حسابدار حرفه‌ای و مسئولیت پذیر کسی است که تمام جزئیات مربوط به معاملات کوچک و بزرگ را  به طور دقیق در دفاتر ثبت می‌کند. یک حسابدار حرفه‌ای می‌داند که ثبت صحیح و دقیق اطلاعات ربطی به مقیاس و بزرگی و کوچکی شرکت ندارد، بلکه برای او مدیریت دقیق و صحیح تمام حساب‌ها در الویت می‌باشد.

برای رفع این مشکل باید اهمیت و دقت لازم را برای استخدام پرسنل خود داشته باشید و برای بررسی نحوه فعالیت و همچنین مسئولیت‌ پذیری آنان، پیش از استخدام فعالیت آن‌ها را برای مدتی به صورت آزمایشی مورد بررسی و کنترل قرار دهید.

مدیریت حساب‌ها بدون تخصص‌

کسب و کارهای کوچک ممکن است هنگام آغاز فعالیت خود به دلیل اینکه دارای درآمد محدودی هستند، تصمیم بگیرند برای کاهش هزینه‌ها، امور مربوط به حسابداری را خودشان انجام دهند و فرد متخصصی را تحت عنوان حسابدار برای انجام این امور استخدام نکنند.
انجام چنین کاری ممکن است در ابتدا باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها شود اما به دلیل عدم آشنایی افراد غیرمتخصص با انواع هزینه‌هایی که در طول مسیر به شرکت تحمیل می‌شود، هزینه‌های بیشتر و چندبرابر میزان صرفه‌جویی را برای افراد به بار خواهند آورد. برای مثال تنها یک حسابدار از کسورات مالیاتی که ممکن است پیش بیاید باخبر است و به زیر و بم تمام امور مربوط به هزینه‌ها مسلط می‌باشد.

برای جلوگیری از بروز مشکلاتی این چنین و همچنین از یکی از اشتباهات رایج حسابداری سعی کنید هرچند هزینه‌بر اما یک حسابدار را از همان ابتدا برای بنگاه تجاری خود استخدام کنید.

عدم انجام مغایرت گیری

برای جلوگیری از بروز اشتباهات رایج حسابداری یکی از اموری که همیشه و به‌طور مداوم باید انجام شود و توجه ویژه‌ای به آن داشته باشید، مغایرت‌گیری است و درواقع فرایندی است که به وسیله آن مانده حساب‌ها باتوجه به موارد ثبت شده در دفاتر با مانده واقعی در حساب بانکی شرکت تطبیق داده می‌شود و در صورت وجود مغایرت در دفاتر شرکت، حسابداران آن را تصحیح کرده یا اشتباهات انجام شده توسط بانک را به بانک اعلام می‌کنند.

عدم ثبت معاملات خرد و کوچک

درست است که معاملات نقدی کوچک دارای اهمیت بالایی نیستند، اما از آنجایی که یک بنگاه تجاری باید سابقه‌ای کامل از تمام هزینه‌های خود را داشته باشد باید حتی معاملات خرد و کوچک هم به طور دقیق ثبت و نگهداری شوند.
برای رفع این مشکل و جلوگیری از بروز چنین خطاهایی در محاسبات بهتر است ارتباط منظم و دقیقی با حسابداران خود داشته باشید و آن‌ها در جریان تمام معاملات شما باشند تا کوچک‌ترین هزینه‌ها برای خرید محصولات و…را نیز ثبت کنند.

مشخص نبودن بودجه برای هر پروژه

زمانی که هزینه لازم برای هر پروژه به طور دقیق مشخص نباشد و حسابدار شما اطلاعات دقیقی از بودجه مدنظر شما برای هر پروژه نداشته باشد، اجرای آن ممکن است هزینه‌ای بیش از هزینه مورد انتظار را برای شرکت ایجاد کند و عدم توجه به این امر در طولانی مدت هزینه اضافی زیادی را برای شما ایجاد خواهد کرد.

از این رو مراقب باشید که بودجه بندی برای هر حوزه را به طور دقیق انجام دهید و برای هر بخش هزینه‌ای مشخص و دقیق در نظر بگیرید تا از تحمیل هزینه‌های اضافی برای شما جلوگیری شود.

تفاوت در درآمد و سود

نکته مهمی که باید در این رابطه به آن توجه داشته باشید این است که قرار نیست هر درآمدی‌ به سود ختم شود.

درآمد افزایش سرمایه‌ای است که از ارائه خدمات یا فروش محصولات به مشتریان به صورت نقد یا نسیه حاصل می‌شود. اگر درآمدهای یک بنگاه تجاری بیشتر از هزینه‌های آن باشد بنگاه دارای سود است اما اگر هزینه‌ها بیشتر از درآمدها باشد علاوه بر اینکه کسب سود صورت نگرفته، بنگاه متحمل زیان هم شده است.
برای جلوگیری از این مشکل بهتر است ابتدا درآمد و هزینه خود را به خوبی بررسی و شناسایی کنید تا با تحمیل زیان‌های احتمالی غافلگیر نشوید.

ارائه به موقع گزارشات

حسابداران باید در تهیه به موقع گزارشات خواسته شده تمام تلاش خود را انجام دهند، زیرا بررسی گزارش‌ها به کارفرمایان این امکان را می‌دهد که وضعیت بنگاه تجاری و همچنین عملکرد حسابداران را مورد بررسی قرار دهند.
برای انجام این امر بهتر است مدیران و کارفرمایان یک برنامه دقیق و منظم را به حسابداران خود بدهند و نسبت به ارائه به موقع گزارشات بسیار حساس باشند تا حسابداران آن‌ها را در اسرع وقت آماده کنند و از غفلت در تهیه آنان جلوگیری شود. پس از آشنایی با اشتباهات رایج حسابداری بهتر است با دو روش کارآمد برای کاهش این اشتباهات و به حداقل رساندن زیان حاصل از آنان نیز آشنا شویم.

برای به حداقل رساندن اشتباهات رایج حسابداری امور زیر را انجام دهید.

حذف فرآیندهای دستی

یک توصیه مهم و کاربردی به شما کارفرمایان این است که سعی کنید تاجایی که ممکن است امور بنگاه تجاری خود را از حالت ثبت سنتی و دستی خارج و انجام فرایندها را به صورت اتوماسیون درآورید.
برای مثال فرض کنید ثبت اطلاعات مربوط به ساعات کاری کارکنان در یک بنگاه تجاری توسط تعدادی از پرسنل به صورت دستی انجام می‌شود، آنان در ابتدا باید این اطلاعات را در نرم‌افزاری مثل اکسل ثبت کنند، سپس این اطلاعات را به ایمیل حسابدار ارسال و آن‌ها این اطلاعات را در سیستم پرداخت حقوق و دستمزد ثبت کنند.

بنابراین برای جلوگیری از انجام چندباره یک کار بهتر است امور مربوط به این کار را اتوماسیون کنیم تا با هزینه و وقت کم‌تر ثبت اطلاعات موردنظر صورت بگیرد.

بکارگیری فرآیندهای استانداردشده

زمانی که فرایندها استاندارد باشند از انجام موارد غیرضروری و غیرلازم خودداری می‌شود و این امر باعث ایجاد رشد اقتصادی چشمگیری در انجام فعالیت‌ها خواهد شد. استانداردسازی باعث پایداری بیشتر کسب و کار شما خواهد شد و انجام اشتباهات رایج حسابداری نیز به حداقل خود خواهد رسید، حتی ممکن است اشتباهات احتمالی امور نیز کاملا از بین بروند.

نتیجه گیری

در این محتوا اشتباهات رایج حسابداری و راه‌های جلوگیری ازبروز آنان را مورد بررسی قرار دادیم، سپس دو مورد را بیان کردیم تا با رعایت آنان بتوانید تا حد ممکن از بروز اشتباهات رایج حسابداری جلوگیری به عمل آورید.
امیدواریم که مطالب فوق برای شما کارآمد و مفید واقع شود، در صورت وجود هرگونه سوال و ابهام می‌توانید از طریق درج نظرات با ما در ارتباط باشید.

به پایان مقاله اشتباهات رایج حسابداری رسیدیم، امیدواریم این مقاله مفید واقع شده باشد.

ممنون از همراهیتان.
مجموعه AccTrain  طی سالها تلاش  ارايه کننده انواع نرم افزارحسابداری موجود در بازار می باشد،.
مفتخریم پاسخ گوی نیاز شما باشیم .

جهت کسب اطلاعات بیشتراز حسابدار‌‌ی و نرم افزارهای حسابداری با ما همراه شوید.

مباحث مرتبط :

• مفهوم دقیق مالیات قطعی ، چرا باید اسرع وقت پرداخت کنید؟!
• صورت مغایرت بانکی و هرآنچه باید در رابطه با آن بدانید.
• نهادهای مالی : سرمایه شما در دست چه کسانی است؟
• مفاصا حساب بیمه : برای درخواست مفاصا حساب چه مدارکی لازم است؟
• قیمت گذاری : قیمت کالا و خدمات خود را چگونه تعیین کنیم؟
• ضرورت مدیریت دارایی چیست؟ با 7 مزیت مدیریت دارایی آشنا شوید.
• مفهوم دقیق حسابداری دولتی و تفاوت آن با حسابداری بازرگانی چیست ؟
• کاربرگ‌ بیمه : نرخ حسابرسی در کاربرگ ‌های بیمه چگونه است؟
• مفهوم حسابرسی داخلی چیست؟ با وظایف اصلی حسابرس داخلی آشنا شوید.
• چگونگی انحلال شرکت و بررسی مالیات شرکت منحل شده.