آموزش نرم افزار هلو (بخش پنجم): اصلاحات و تنظیمات
مقدمه
در بخش های قبلی مجموعه مقالات آموزش نرم افزار هلو با نحوه کار با نرم افزار در ابتدا و طی دوره آشنا شدیم. در آخرین پست از این مجموعه تلاش داریم تا شما را با امکانات بخش اصلاحات و همچنین تنظیمات نرم افزار هلو آشنا کنیم. با سایت ما همراه باشید.
اصلاحات
همانند تمامی مشاغل در حسابداری نیز اشتباهات و خطاهایی رخ می دهد که نیازمند اصلاح است. خطاهایی که توسط حسابدار انجام می شود مانند ثبت اشتباه اعداد یا حساب ها و یا خطاهایی که از طرف دیگر افراد انجام می شود بر امر حسابداری تاثیر می گذارد مانند ثبت اشتباه فاکتور از طرف انبار. به هر روی رخ دادن اشتباهات امری اجتناب ناپذیر است اما مهم اصلاح این خطاهاست.
در نرم افزار هلو نیز بخش اصلاحات برای انجام همین امر ایجاد شده است.
فاکتورها
جهت اصلاح فاکتورها در نرم افزار هلو از این گزینه استفاده می شود. پس از کلیک بر روی گزینه، در پنجره باز شده ابتدا باید شماره و
نوع فاکتور و یا شماره سند را وارد کنید و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
در پنجره بعدی اطلاعات فاکتور موردنظر نمایش داده می شود. شما می توانید با استفاده از گزینه های موجود در این پنجره، فاکتور را حذف و یا اصلاح کنید. با استفاده از گزینه اصلاح فاکتور می توانید تمامی اجزای فاکتور مانند کالا، قیمت و تعداد را اصلاح کنید. جهت تغییر نام طرف حساب فاکتور و شماره فاکتور از گزینه های اصلاح نام طرف حساب و اصلاح شماره فاکتور استفاده کنید.
اسناد
با استفاده از این گزینه می توانید اسناد را اصلاح کنید. همانند گزینه قبلی با کلیک بر روی این گزینه پنجره انتخاب شماره سند باز می شود. پس از وارد کردن شماره سند موردنظر و کلیک بر روی گزینه تایید، سند نمایش داده می شود. دقت داشته باشید که اگر شماره سند موردنظر مربوط سند ثبت فاکتور باشد، همان پنجره اصلاح فاکتور باز می شود اما اگر سند مربوط به رویداد دیگری باشد،
پنجره زیر نمایش داده می شود.
در پنجره بالا می توانید تمامی موارد موجود در سند مانند مبلغ، توضیحات، حساب و … را اصلاح کنید. جهت تایید سند اصلاح شده بر روی گزینه تایید کلیک کنید. همچنین می توانید با استفاده از گزینه حذف سند، سند موردنظر را حذف کنید. در صورت نیاز می توانید با گزینه های معرفی طرف حساب جدید و ثبت سرفصل جدید، طرف حساب و یا سرفصل حسابداری جدیدی را ایجاد کنید.
حذف گروهی اسناد
جهت حذف گروهی از اسناد از این گزینه استفاده کنید. در قسمت بالایی پنجره مربوط به این گزینه، می توانید شروط موردنظر جهت نمایش اسناد را انتخاب کنید. شروطی مانند تاریخ، شماره ثبت، مبلغ، نوع سند و … . پس از انتخاب شروط موردنظر، اسناد نمایش داده می شود. در ستون آخر می توانید اسناد موردنظر را علامت زده و سپس بر روی گزینه حذف اسناد کلیک کنید.
اصلاح ساعت فاکتور
پس از کلیک بر روی این گزینه پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره ابتدا باید شروط موردنظر جهت نمایش فاکتورها را وارد کنید. سپس در لیست فاکتورهای نمایش داده شده بر روی فاکتوری که قصد دارید زمان ثبت آن را تغییر دهید، کلیک کرده و سپس بر روی گزینه اصلاح کلیک کنید. در پنجره باز شده، ساعت موردنظر را وارد کنید و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
اصلاح لیستی مشخصات کالا
جهت اصلاح مشخصات کالاها در نرم افزار هلو از این گزینه استفاده می شود. پس از کلیک بر روی این گزینه، در پنجره باز شده ابتدا باید گروه اصلی و فرعی موردنظر را انتخاب کنید. سپس در هر سطر می توانید مشخصات کالا مانند نام، واحد و قیمت فروش را
اصلاح کنید. سپس جهت ثبت اصلاحات انجام شده بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
اصلاح لیستی طرف حساب
جهت اصلاح مشخصات طرف حساب ها از این گزینه استفاده می شود. نحوه کار با این گزینه همانند گزینه قبلی است. در پنجره باز شده ابتدا نوع طرف حساب (خریدار، فروشنده، واسطه، لیست سیاه) را انتخاب کرده و سپس در سطر اطلاعات موردنظر را اصلاح
کنید. سپس بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
اصلاح و حذف فاکتورهای کاربران تک فروشی
پس از کلیک بر روی این گزینه و در پنجره باز شده ابتدا کاربر موردنظر و سپس نوع فاکتور را انتخاب کنید. از لیست فاکتورهای نمایش داده شده، فاکتور موردنظر را انتخاب و در صورت نیاز حذف و یا اصلاح کنید. توجه داشته باشید که فاکتورهای تک فروشی تا قبل از تایید مدیر در این پنجره نمایش داده می شوند و پس از تایید توسط مدیر به فاکتور عمده فروشی تبدیل می شوند که در
بخش فاکتورها قابل اصلاحند.
حواله بین انبار
جهت اصلاح حواله های بین انبار از این گزینه استفاده می شود. در پنجره نمایش داده شده ابتدا باید شماره حواله موردنظر را انتخاب کنید و بر روی گزینه اصلاح فرم حواله کلیک کنید. در پنجره باز شده تغييرات مورد نظر را انجام داده و بر روی گزینه اصلاح کلیک کنید
تا تغییرات اعمال شوند.
تولید
جهت اصلاح تولید محصولات از این گزینه استفاده می شود. پس از کلیک بر روی این گزینه پنجره زیر نمایش داده می شود. ابتدا در قسمت بالایی این پنجره روندتولید موردنظر را انتخاب کنید. با انتخاب تولید جزئیات آن نمایش داده می شود.
سپس با استفاده از گزینه های اصلاح و حذف می توانید تغییرات موردنظر را ایجاد کنید.
اصلاح فرمول تولید
با استفاده از این گزینه می توانید فرمول های تولید تعریف شده در نرم افزار هلو را حذف و یا اصلاح کند. در پنجره باز شده ابتدا باید
نام محصول و فرمول موردنظر را انتخاب کرده و سپس از گزینه های موجود استفاده کنید.
اصلاح/حذف سفارش
پس از کلیک بر روی این گزینه، پنجره زیر نمایش داده می شود. در این قسمت بالایی این پنجره می توانید شروطی مثل نوع سفارش، طرف حساب سفارش و منطقه را برای نمایش سفارشات امتخاب کنید. دقت داشته باشید که در صورتی که هیچ شرطی انتخاب نشود، تمامی سفارشات نمایش داده می شود. در قسمت بعد می توانید سرتیتر و بیعانه سفارشات را مشاهده کنید. با انتخاب هر سفارش می توانید جزئیات بیشتری را در قسمت پایین این پنجره مشاهده کنید. پس از انتخاب سفارش موردنظر
می توانید از گزینه های اصلاح و حذف سفارش جهت اعمال تغییرات موردنظر استفاده کنید.
چک ها
جهت اصلاح مشخصات یا وضعیت چک های ثبت شده در نرم افزار هلو از گزینه های موجود در این بخش استفاده می شود.
اصلاح مشخصات و حذف چک
در این بخش ابتدا نوع چک (پرداختی یا دریافتی) را مشخص کنید. سپس می توانید برای یافتن چک موردنظر از گزینه های موجود استفاده کنید. پس از یافتن چک موردنظر بر روی آن کلیک کرده و با استفاده از گزینه های اصلاح و حذف تغییرات موردنظر را اعمال
کنید.
عودت از حالت وصول و عودت از حالت خرجی
از این دو گزینه جهت بازگشت چک های وصول و خرج شده استفاده می شود. نحوه کار با این گزینه دقیقا مانند گزینه قبل است.
پس از انتخاب چک موردنظر جهت برگشت چک از حالت وصول و یا خرجی، بر روی گزینه اصلاح کلیک کنید.
عودت از به حساب خواباندن
جهت برگشت چک های به حساب خوابانده شده از این گزینه استفاده می شود. در پنجره باز شده ابتدا باید حساب بانکی موردنظر را انتخاب کنید و در صورت نیاز شماره چک را وارد کنید.
پس از انتخاب چک های موردنظر بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
عودت چک های دریافتنی از حالت برگشتی
جهت اصلاح اعلام برگشت چک های دریافتنی از این گزینه استفاده می شود. نحوه کار با این گزینه دقیقا مانند گزینه اصلاح مشخصات و حذف چک است بنابراین از توضیح آن صرفنظر می کنیم. در این بخش سه گزینه برگشت به طرف حساب،
واگذار شده به بانک و چک های خرج شده وجود دارد:
- برگشت به طرف حساب: يعني چک دريافتي وصول نشده که نزد صندوق بوده است به اشتباه اعلام برگشتي شده باشد.
- واگذار شده به بانک: يعني چک به حساب خوابانده شده، به اشتباه اعلام برگشتي شده باشد.
- چک های خرج شده: يعني چکي خرج شده به اشتباه به صندوق برگشت شده باشد.
عودت چک های دریافتنی از حالت برگشتی
جهت اصلاح اعلام برگشت چک های پرداختنی از این گزینه استفاده می شود. نحوه کار با این گزینه دقیقا مانند گزینه اصلاح
مشخصات و حذف چک است بنابراین از توضیح آن صرفنظر می کنیم.
عودت از انتقال چک ها
جهت برگشت چکی که به اشتباه از صندوقی به صندوق دیگر منتقل شده باشد از این گزینه استفاده می کنیم. در پنجره باز شده ابتدا
نام صندوق را انتخاب کرده و پس از انتخاب چک موردنظر، بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
اول دوره
جهت اصلاح اطلاعات وارد شده در عملیات اول دوره از این بخش استفاده می شود. این نکته قابل ذکر است که ایجاد هرگونه تغییر
در اطلاعات اول دوره باعث مغایرت در سند افتتاحیه و اختتامیه خواهد شد.
موجودی و فی اول دوره کالا
جهت اصلاح موجودی کالاهای معرفی شده در ابتدای دوره از این گزینه استفاده می شود. پس از کلیک بر روی این گزینه و در پنجره باز شده، ابتدا گروه اصلی، گروه فرعی و نام کالای موردنظر را انتخاب کرده و سپس بر روی گزینه اصلاح کلیک کنید. در پنجره باز شده
موجودی و فی صحیح را وارد کرده بر روی گزینه تایید کلیک کنید تا تغییرات موردنظر اعمال شوند.
مانده ابتدای دوره اشخاص
از این گزینه جهت اصلاح تراز نسیه و مانده ابتدای دوره اشخاص استفاده می شود. در پنجره باز شده ابتدا شخص موردنظر را انتخاب کرده و سپس مبلغ مانده و نوع آن (بدهکار یا بستانکار) را مشخص کنید. جهت اعمال تغییرات بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
اصلاح موجودی بانک و صندوق
جهت اصلاح موجودی حساب های بانکی و صندوق ه از این گزینه استفاده می شود. در پنجره باز شده تمامی صندوق ها، تنخواه گردان ها و حساب های بانکی نمایش داده می شوند. پس از اعمال اصلاحات موردنظر بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
اصلاح تاریخ سند افتتاحیه
در پنجره باز شده تاریخ موردنظر جهت ثبت سند افتتاحیه را وارد کرده و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
افزودن چک
در صورتی که چک یا چک هایی را در عملیات ابتدای دوره ثبت نکرده اید در این قسمت می توانید آن ها را وارد کنید.
مرتب سازی
هنگام ثبت اطلاعات ممکن است متوجه اين موضوع شويد که يک سند، فاکتور و یا تولید ثبت نشده است و يا به دليل اشتباه کاربري و يا به هم ريختگي تاريخ سيستم، به شکل مميزدار ثبت شده اند. با استفاده از گزینه های موجود در این قسمت می توانید اسناد، فاکتورها و تولیدها را بر اساس شماره و یا تاریخ مرتب سازی کنید تا شماره ها از اين حالت خارج شوند.
دقت داشته باشید که استفاده از این گزینه کمی تخصصی است و به علت جا به جا شدن شماره اسناد پس از اعمال این تغییرات بهتر
است قبل از انجام این کار از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید.
تنظیمات
آخرین بخش آموزش نرم افزار هلو، بخش تنظیمات نرم افزار است. در این بخش می توانید تغییرات مختلفی در ظاهر نرم افزار هلو و هم چنین عملکرد آن ایجاد کنید. این بخش از مسیر تنظیمات مدیریتی/تنظیمات نرم افزار در دسترس است.
حال به بررسی گزینه های موجود در این پنجره می پردازیم.
امنیتی
- رمز عبور: با استفاده از این بخش می توانید برای استفاده از نرم افزار رمز عبور تعیین کنید.
- تنظیمات امنیتی: در این بخش می توانید تنظیمات مربوط به پشتیبان گیری شامل تعیین زمان اعلام هشدار پشتیبان گیری و
پشتیبان گیری اتوماتیک را مشخص کنید. - عملیات بستن حساب ها: با کلیک بر روی گزینه موجود در این بخش کلیه حساب های موقت صفر شده و به حساب های دائمی منتقل می شوند و حساب ها بسته می شوند.
- حل مشکلات حروفی: از این گزینه جهت حل مشکل نمایش حروف در نسخه های قدیمی تر ویندوز استفاده می شود.
- اوقات شرعی: در این قسمت می توانید تنظیمات اوقات شرعی را تغییر دهید.
تنظیمات عمومی
- مشخصات شخصی: در این قسمت می توانید مشخصات شخصی و همچنین مشخصات و نوع شرکت استفاده کننده از نرم افزار را مشخص کنید.
- تاریخ: جهت اصلاح مغایرت تاریخ نرم افزار با تاریخ روز می توانید از این گزینه استفاده کنید.
- عناوین سیستمی: در این بخش گزینه هایی جهت تغییر عناوین سیستمی قرار دارد که در صورت نیاز استفاده می شود.
- بزرگنمایی: جهت بزرگنمایی فاکتور، تیک این گزینه را بزنید.
- بانک های اطلاعاتی نرم افزار: در این بخش می توانید مشخص کنید که اطلاعات شما در کدام بانک اطلاعاتی ذخیر شود.
- ذخیره اطلاعات: مسیر ذخیره و بازیابی اطلاعات در این بخش قابل تغییر است.
- نحوه محاسبه سود: در این بخش نحوه محاسبه سود ناشی از تخفیف خرید تعیین می شود. شما می توانید از دو گزینه محاسبه در زمان خرید و محاسبه در زمان فروش استفاده کنید.
- عناوین کلی: در این بخش تنظیمات عناوین کلی موجود در نرم افزار مانند درج شماره چک، نمایش چک های وصول نشده، نمایش چک فاکتور های تسویه نشده، اجازه ورود چک تکراری و … قرار دارد که در صورت نیاز می توانید آن ها را تغییر دهید.
- محاسبه شماره پشت نمره چک: در این بخش می توانید از بین گزینه های موجود نحوه محاسبه شماره پشت نمره چک ها را تعیین کنید.
- نحوه ثبت سند در عملیات بانک به بانک/صندوق: عملیات بانک به بانک/صندوق در قسمت عملیات مالی توضیح داده شده است. در این قسمت می توانید نحوه صبت سند این رویداد را از بین گزینه های موجود تعیین کنید.
کالا/کار خدماتی
- عناوین کالا: در بخش معرفی کالاها مشاهده کردید که جهت تعریف یک کالای جدید به عناوینی مانند نام، گروه اصلی، مدل، مکان و مشخصات فنی نیاز است. در این قسمت می توانید عناوین موجود در بخش معرفی کالا را تغییر دهید تا هر چه بیشتر با شغل شما خوانایی داشته باشد.
- نحوه نمایش نام کالا: شکل نمایش نام کالا در این بخش قابل تغییر است. این عنوان به صورت پیشفرض نام کالا است اما شما می توانید با استفاده از گزینه های موجود گروه اصلای یا فرعی را نیز به نام نماش داده شده، اضافه کنید.
- انتخاب عناوین: در این بخش گزینه های مختلفی در مورد ثبت کالاها، تبدیل سفارشات، معرفی کالا، مدت تسویه و … وجود دارد که در صورت نیاز می توانید آن ها را تغییر دهید.
طرف حساب
- امکان ثبت کد حسابداری طرف حساب: جهت جداسازی سرفصل بدهكاري و بستانكاري طرف حساب ها يا تعریف آن ها در سطح معین یا تفصیلی از این گزینه استفاده می شود.
- سایر موارد: سایر تنظیمات مربوط به طرف حساب ها شامل تیپ قیمت، اخطار سقف اعتبار، نحوه ورود کد طرف حساب و … در این بخش قرار دارند.
فاکتور
کالا
- تخفیفات: در این قسمت گزینه های فراوانی برای تغییر و تنظیم نوع و نحوه اعمال تخفیف قرار دارد که با کمک آن ها شما می توانید تخفیفات موردنظر خود را اعمال کنید.
- جست و جوی کالا: در این بخش مشخص می توانید نحوه جست و جو برای کالا را از بین حالات نام کالا، نام و گروه اصلی، نام و گروه اصلی و فرعی انتخاب کنید.
- انتخاب کالاها در فاکتور فروش: در اذین قسمت می توانید مشخص کنید که گروه خاصی از کالاها در فاکتور فروش نمایش داده شوند یا نه.
- نوع فعالیت در فاکتور: در این بخش تنظیمات نحوه پر کردن فاکتور وجود دارد. تنظیمات از قبیل نحوه محاسبه جمع کل، ترتیب پرش مکان نما، نمایش واحد کالا و … در این بخش قابل تغییرند.
مالی
- محاسبه عوارض و مالیات بر ارزش افزوده: با انتخاب این گزینه عوارض شهرداری و مالیات بر ارزش افزوده فعال می شود. در این بخش می توانید تنظیمات مختلفی مانند فاکتورهای مشمول محاسبه، درصد مالیات و عوارض و تنظیم سرفصل های پیش دریافت و پیش پرداخت مالیات و عوارض را مشخص کنید.
- سرفصل تخفیفات نقدی برگشت از فروش: در این بخش می توانید سرفصل مربوط به تخفیفات نقدی فروش را از بین گزینه های تخفیفات نقدی فروش و تخفیفات نقدی برگشت از فروش مشخص کنید.
- ثبت هزینه در فاکتورها: در این بخش می توانید ثبت یا عدم ثبت هزینه و همچنین نحوه سرشکن کردن هزینه ها را مشخص کنید.
- انتخاب فی در فاکتور: نحوه محاسبه فی کالاها در فاکتور در این بخش مشخص می شود. گزینه هایی مانند قیمت از آخرین خرید، قیمت از میانگین خریدها و قیمت از فروش در این بخش وجود دارند.
- دریافت و پرداخت فاکتور: در صورت نیاز می توانید با فعال کردن گزینه های موجود در این بخش، فاکتورها را به صورت خودکار و به شکل مشخص شده (نقد، کارتخوان، نسیه) دریافت و یا پرداخت کنید.
- واسطه ها: تنظیمات مربوط به واسطه ها در فاکتور در این بخش قرار دارند. تنظیماتی از قبیل تعداد واسطه های هر فاکتور، محل واریز مبلغ پورسانت، کد حسابداری در زمان ثبت فاکتور و نحوه محاسبه پورسانت.
چاپ
در ابن بخش می توانید تنظیمات مربوط به چاپ رسیدها و فاکتورها را تغییر داده و همچنین پرینتر موردنظر را برای نرم افزار تعریف کنید.
- گزارشات حسابداری: در این قسمت اطلاعاتی که در انتهای گزارشات حسابداری اضافه می شود قابل تنظیم است. اطلاعاتی مانند توضیحات انتهای صفحه معین اشخاص و نام تنظیم کننده و مدیر مالی و مدیر عامل در انتهای گزارشات حسابداری.
- رسید: در این بخش می توانید تنظیمات مربوط به چاپ رسیدهای امور مالی اتوماتیک شامل ترتیب نمایش چک ها، نحوه درج مشخصات، نمایش مانده حساب و نوع برگه چاپی را تغیر دهید.
جمع بندیh2
نرم افزار حسابداری هلو، ابزاری کارآمد، سریع، جامع و آسان برای برطرف کردن نیازهای حسابداری واحدهای تجاری است. یادگیری و تسلط بر استفاده از این نرم افزار برای حسابداران امری ضروری است. در مجموعه پست های آموزش نرم افزار هلو، تلاش کردیم تا مهم ترین بخش های این نرم افزار را با ساده ترین بیان برای شما دوستان عزیز توضیح دهیم. امیدواریم که از مطالب بیان شده در این مجموعه آموزشی بهره لازم را برده باشید.
