آموزش نرم افزار هلو (بخش سوم): عملیات مالی

مقدمه

در بخش اول و دوم مجموعه مقالات آموزش نرم افزار هلو، با روش ثبت عملیات ابتدای دوره، اطلاعات پایه و عملیات مرتبط به کالا آشنا شدیم. در این پست تلاش می کنیم تا شما را با چگونگی ثبت عملیات مالی در نرم افزار هلو آشنا کنیم. با سایت ما همراه باشید.

عملیات مالی

یکی از مهم ترین بخش های حسابداری هر واحد تجاری، عملیات مالی است. در نرم افزار هلو امکانات کاربردی و مناسبی برای ثبت این عملیات در نظر گرفته شده است. امکاناتی مانند امور مالی اتوماتیک، صدور سند حسابداری، ادغام اسناد و… که در این مقاله به
بررسی و آموزش این مطالب می پردازیم.

امور مالی اتوماتیک

امور مالی اتوماتیک پرکاربردترین بخش در عملیات مالی نرم افزار هلو است. این بخش از مسیر عملیات مالی/امور مالی اتوماتیک در دسترس است. در این بخش 12 نوع عملیات مالی به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به صدور سند دستی قابل انجام است که این امر کمک شایانی به حسابداران کرده است. با انتخاب هر یک از انواع عملیات مالی و کلیک بر روی گزینه ادامه وارد صفحه اطلاعات مورد
نیاز و سپس امور مالی می شوید. حال به بررسی نحوه انجام این عملیات ها در نرم افزار هلو می پردازیم.

بانک به بانک/صندوق

از این گزینه جهت ثبت انتقالات بین یک حساب بانکی و حساب بانکی دیگر و یا صندوق استفاده می شود. بعد از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه وارد پنجره زیر می شوید. در این قسمت حساب بانکی مبدأ، حساب بانکی و یا صندوق مقصد و مبلغ
واریزی را انتخاب کنید و بر روی گزینه ادامه کلیک کنید.

حال در پنجره باز شده (که همان پنجره امور مالی است) نحوه انتقال مبلغ را انتخاب کنید (نقد، کارتخوان، چک و… ) و بر روی گزینه
تایید کلیک کنید.

صندوق به بانک/صندوق

از این گزینه جهت ثبت انتقالات بین یک صندوق و صندوق دیگر و یا حساب بانکی استفاده می شود. بعد از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه وارد پنجره زیر می شوید. در این قسمت ابتدا مقصد انتقال و سپس مبلغ انتقال را مشخص کنید و بر روی
گزینه ادامه کلیک کنید.

پنجره باز شده (امور مالی) در واقع جهت مشخص نمودن مبدأ انتقال است. در این پنحره در قسمت مشخص شده صندوق مبدأ را
انتخاب کنید. سپس مبلغ انتقال را نیز وارد کرده و  بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

حواله طرف حساب

از این گزینه زمانی استفاده می شود که یکی از طرف حسابان مبلغی را به یکی از حساب های بانکی شما واریز کرده است و شما می خواهید ایم موضوع را ثبت کنید. بعد از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه وارد پنجره زیر می شوید. در این پنجره ابتدا نام طرف حساب و بانکی که مبلغ به آن واریز شده است را انتخاب کنید. با استفاده از گزینه سابقه مشتری می توانید وضعیت مالی
مشتری را مشاهده کنید. سپس مبلغ مورد نظر را وارد کنید و بر روی گزینه ادامه کلیک کنید.

در پنجره باز شده، در قسمت مبلغ حواله شده، مبلغ منتقل شده را وارد کنید و بر روی گزینه تایید کلیک کنید. دقت داشته باشید که تا
زمانی که مبلغ باقی مانده صفر نشود، گزینه تایید غیرفعال است.

دریافت از طرف حساب

از این گزینه زمانی استفاده می شود که مبلغی از یکی از طرف حساب ها دریافت شده باشد. در واقع تفاوت این مورد با مورد قبل (حواله طرف حساب) این است که در این گزینه می توان انواع حالات دریافت وجه (نقد، کارتخوان، چک) را انتخاب کرد. پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه، پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره نام طرف حساب، مبلغ دریافتی و در صورت نیاز معادل ارزی مبلغ را وارد کنید و سپس بر روی گزینه ادامه کلیک کنید. در این پنجره سابقه مشتری نیز قابل مشاهده است.

در پنجره بعدی اطلاعات نحوه دریافت مبلغ را وارد کنید. در صورتی که مبلغ دریافتی به صورت چک بوده است، از گزینه تعریف چک
استفاده کنید. سپس بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

پرداخت به طرف حساب

زمانی از این گزینه استفاده می شود که مبلغی به طرف حساب پرداخت شده باشد. پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره نام طرف حساب، مبلغ دریافتی و در صورت نیاز معادل ارزی مبلغ را وارد کنید و
سپس بر روی گزینه ادامه کلیک کنید. در این پنجره سابقه مشتری نیز قابل مشاهده است.

در پنجره بعدی اطلاعات نحوه دریافت مبلغ را وارد کنید. در صورتی که مبلغ دریافتی به صورت چک بوده است، از گزینه تعریف چک
استفاده کنید. هم چنین می توانید از گزینه خرج چک نیز استفاده کنید. سپس بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

سرمایه گذاری

از این گزینه جهت ثبت سرمایه گذاری در واحد تجاری استفاده می شود. پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره محل سرمایه گذاری (حساب بانکی که مبلغ به آن واریز شده است)، سرمایه گذار (فردی که سرمایه را وارد شرکت کرده است) و مبلغ را وارد کنید. سپس در قسمت بعدی نحوه واریز مبلغ (نقد، کارتخوان، چک) را مشخص کرده
و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

پرداخت به (هزینه)

از این گزینه جهت ثبت پرداخت هزینه های واحد تجاری استفاده می شود. پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه، در پنجره بعد نوع هزینه را از قسمت نوع حساب انتخاب کرده و مبلغ را وارد کنید. در پنجره بعد نحوه پرداخت مبلغ را وارد کرده و بر
روی گزینه تایید کلیک کنید.

دریافت از (درآمد)

از این گزینه جهت ثبت درآمدهای واحد تجاری استفاده می شود. پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه، در پنجره بعد نوع دریافتی را از قسمت نوع حساب انتخاب کرده و مبلغ را وارد کنید. در پنجره بعد نحوه پرداخت مبلغ را وارد کرده و بر روی گزینه
تایید کلیک کنید.

برداشت

از این گزینه جهت ثبت برداشت شرکا از صندوق و یا حساب بانکی واحد تجاری استفاده می شود. پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه، در پنجره بعد برداشت کننده و مبلغ برداشتی را وارد کنید. در پنجره بعد نحوه برداشت را مشخص کرده و بر روی
گزینه تایید کلیک کنید.

واریز سود بانکی

پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه، در پنجره بعد نوع درآمد به دست آمده را از قسمت نام حساب انتخاب کنید. سپس از قسمت به بانک، حساب بانکی که مبلغ به آن واریز شده را انتخاب کرده و مبلغ را وارد کنید. سپس بر روی گزینه ادامه کلیک
کنید و در پنجره بعدی نحوه واریز مبلغ را مشخص کرده و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

کارمزد بانک

از این گزینه جهت ثبت هزینه کارمزد بانکی استفاده می شود. پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه، در پنجره بعد در قسمت از بانک، حساب بانکی که کارمزد از آن کم شده را وارد کرده و مبلغ را وارد کنید. سپس بر روی گزینه ادامه کلیک کنید و در
پنجره بعدی نحوه برداشت مبلغ را مشخص کرده و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

پرداخت نقدی از بانک

این گزینه یکی از پرکاربردترین گزینه های امور مالی اتوماتیک است. از گزینه جهت ثبت پرداخت از حساب بانکی استفاده می شود. پس از انتخاب این گزینه و کلیک بر روی گزینه ادامه، در پنجره بعد در قسمت حساب، سرفصلی که واریز به آن صورت می گیرد را انتخاب کنید. در قسمت از بانک، حساب بانکی مورد نظر را انتخاب کرده و مبلغ را وارد کنید. سپس بر روی گزینه ادامه کلیک کنید و
در پنجره بعدی در قسمت مبلغ ارسال شده، مبلغ را وارد کرده و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

سرفصل جدید

جهت تعریف سرفصل های جدید از این گزینه استفاده کنید. سرفصل های حسابداری در سه دسته سرفصل های کل (به رنگ قرمز)،
سرفصل های معین (به رنگ سبز) و سرفصل تفصیلی (به رنگ آبی)، تقسیم شده است.
جهت ایجاد سرفصل جدید می توانید با فشردن کلید F7 یا کلیک بر روی گزینه تعیین حساب جدید، اقدام کنید. در این بخش سه گزینه ورود کد کل، ورود کد معین و ورود کد تفصیلی وجود دارد که با استفاده از آن ها می توانید سرفصل های حسابداری مورد نظر
را ایجاد کنید.

تعریف ماهیت و گروه های حساب ها

از این گزینه جهت تعریف و تغییر ماهیت حساب ها استفاده می شود. پس از انتخاب این گزینه، پنجره زیر نمایش داده می شود. در صورتی که می خواهید ماهیت یک حساب را تغییر دهید، در پنجره زیر ابتدا نوع حساب را انتخاب کنید و بر روی گزینه ویرایش کلیک کنید. در صورتی که می خواهید حساب جدیدی را تعریف کنید بر روی گزینه تعریف گروه جدید کلیک کنید. پس از انجام
تغییرات بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

تعریف صندوق و تنخواه گردان

جهت تعریف صندوق و تنخواه گردان از این گزینه استفاده می شود. نحوه تعریف صندوق و تنخواه گردان در قسمت اول آموزش
نرم افزار هلو: عملیات اول دوره، توضیح داده شده است.

صدور سند حسابداری

جهت صدور سند حسابداری به صورت دستی از مسیر عملیات مالی/صدور سند حسابداری اقدام کنید. پس از کلیک بر روی این گزینه، پنجره زیر نمایش داده می شود. دقت داشته باشید که سند حسابداری باید منطبق بر اصول حسابداری باشد (مبلغ بدهکار و بستانکار
آن برابر باشد) و حداقل دارای دو سطر باشد.

جهت ایجاد سند، ابتدا باید نام حساب را وارد کنید. جهت پیدا کردن حساب مورد نطر می توانید از طریق کد و یا نام حساب اقدام کنید. در بخش شرح، می توانید توضیح و شرح سند را وارد کنید. سپس در قسمت بدهکار-بستانکار مبلغ مورد نظر را وارد کنید. جهت رفتن به سطر بعد کلید اینتر را بزنید.
جهت تایید سند، بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

تبدیل اسناد موقت به دائم

تمام اسناد ثبت شده در برنامه به جز سند افتتاحیه (سند شماره 1) جهت وجود امکان اصلاح به صورت موقت ذخیره می شوند، که با استفاده از گزینه تبدیل اسناد موقت به دائم، می توان آن ها را قطعی کرد. دقت داشته باشید که امکان اصلاح اسناد پس از دائمی
کردن آن ها وجود ندارد و جهت اصلاح باید آن ها را از حالت دائم به موقت تغییر داد.

پس از انتخاب گزینه تبدیل اسناد موقت به دائم، پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره می توانید تمامی اسناد موقت را ببینید. در صورتی که سند خاصی موردنظر شماست می توانید با فعال کردن گزینه “نمایش اسناد بر اساس” از یکی از فیلترها استفاده
کنید. جهت دائمی کردن اسناد، ابتدا آن ها را انتخاب کنید و سپس بر روی گزینه قطعی نمودن اسناد کلیک کنید.

ادغام اسناد

از این گزینه جهت خلاصه کردن و ادغام اسناد استفاده می شود. پس از کلیک بر روی این گزینه پنجره زیر نمایش داده می شود. در صورتی که سند خاصی موردنظر شماست می توانید با فعال کردن گزینه “نمایش اسناد بر اساس” از یکی از فیلترها استفاده کنید.
جهت ادغام اسناد، ابتدا آن ها را انتخاب کنید و سپس بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

خروج از حالت ادغام اسناد

از این گزینه جهت خارج کردن اسناد از حالت ادغام استفاده می شود. پس از کلیک بر روی این گزینه پنجره زیر نمایش داده می شود. در صورتی که سند خاصی موردنظر شماست می توانید با فعال کردن گزینه “نمایش اسناد بر اساس” از یکی از فیلترها استفاده کنید. جهت خارج کردن اسناد از حالت ادغام ، ابتدا آن ها را انتخاب کنید و سپس بر روی گزینه خارج ساختن از حالت ادغام کلیک
کنید.

تسویه فاکتورها

از این گزینه جهت رسیدگی به امر تسویه فاکتورها استفاده می شود. تسویه فاکتورها خود به 3 بخش زیر تقسیم می شود:

1)تسویه فاکتورها

با کلیک بر روی این گزینه وارد پنجره زیر می شوید. ابتدا نوع فاکتور موردنظر را انتخاب کنید. در این پنجره می توانید فیلترهایی را برای نمایش فاکتور انتخاب کنید. فیلترهایی مانند نام طرف حساب، نام واسطه، نام منطقه و مهلت تسویه. پس از اعمال تغییرات لازم
بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

پس از کلیک بر روی گزینه تایید فاکتورهای انتخابی نمایش داده می شود. ابتدا در قسمت مبلغ دریافتی، وجه دریافتی جهت تسویه فاکتور را وارد کنید. سپس بر روی گزینه تایید کلیک کنید. با این کار پنجره امور مالی نمایش داده می شود که در این پنجره باید چگونگی دریافت یا پرداخت وجه را از یکی از حالات نقد، بانک و یا چک وارد کرده و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

2)تسویه فاکتور خاص

پس از کلیک بر روی این گزینه پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره ابتدا نوع و شماره فاکتور را انتخاب کرده و سپس بر
روی گزینه تایید کلیک کنید.

پس از کلیک بر روی گزینه تایید، نرم افزار در پیام زیر اطلاعات فاکتور را نمایش می دهد که با انتخاب گزینه تایید فاکتور مورد نظر
تسویه می شود.

3)خروج از حالت تسویه

از این گزینه جهت خارج کردن فاکتورهای تسویه شده از حالت تسویه استفاده می شود. پس از کلیک بر روی این گزینه پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره ابتدا نوع و شماره فاکتور را انتخاب کرده و سپس بر روی گزینه تایید کلیک کنید تا فاکتور از
حالت تسویه خارج شود.

چک ها

از این گزینه جهت مدیریت چک ها در نرم افزار هلو استفاده می شود که خود به گزینه های زیر تقسیم می شود:

1)اعلام وصول کلیه چک ها

پس از کلیک از بر روی این گزینه پنجره زیر باز می شود. در این پنجره ابتدا نوع چک موردنظر را از بین گزینه های مشخص شده انتخاب کنید. سپس در لیست چک های نمایش داده شده، چک یا چک های موردنظرتان را انتخاب کرده و بر روی گزینه تایید کلیک
کنید.

2)چک های امانی

از این گزینه جهت ثبت چک های امانی دریافتی و پرداختی استفاده می شود. پس از کلیک بر روی این گزینه پنجره زیر باز می شود. در این پنجره می توانید چک های امانی را مشاهده کرده و یا چک امانی جدیدی را وارد کنید. جهت ثبت چک امانی دریافتی و یا پرداختی جدید بر روی گزینه های مشخص شده کلیک کنید و پس از وارد کردن اطلاعات چک بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

3)ورود لیستی

اين گزينه ها براي ثبت چك ها به صورت ليستي و تسريع در عمليات تعريف چك ها در برنامه قرار داده شده است.
این گزینه خود به چهار گزینه تقسیم می شود که روش کار با آن ها مشابه است.

در ستون نام طرف حساب، نام شخص را از ليست طرف حسابهاي معرفي شده جستجو و تأييد نماييد. در ستون نام بانك، نام بانك و شماره حسابي را که در ليست حسابهاي بانكي، معرفي نموده ايد، انتخاب نماييد. در ستون شماره چك، شماره سند بانكي درج شده روي چك را وارد نماييد.در ستون تاريخ سررسيد، تاريخ سررسيد چك را درج کرده و در ستون مبلغ چك، مبالغ چكها را وارد نماييد. در قسمت انتهاي فرم، با استفاده از دو دكمه حذف كل ليست، حذف يك سطر، مي توان يک چك يا كل چک ها را حذف نمود.
پس از ورود این اطلاعات بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

اقساط

از این گزینه جهت مدیریت اقساط در نرم افزار هلو استفاده می شود که شامل موارد زیر است:

1)اعمال اقساط

جهت اعمال قسط ها بر روی این گزینه کلیک کنید. در پنجره باز شده ابتدا نام طرف حساب را انتخاب کنید. سپس یکی از گزینه های “اعمال قسط مشتری” و “اعمال قسط خودمان” را انتخاب کنید. در قسمت بعدی مبلغ، تعداد و تاریخ اولین قسط را تعیین کنید.

دقت داشته باشید که تاریخ اقساط به صورت پیش فرض از زمان اولین قسط به صورت 2 ماه یکبار محاسبه می شود. جهت تغییر این امر از گزینه تنظیمات استفاده کنید. پس از کلیک بر روی این گزینه، در پنجره باز شده می توانید بازه زمانی پرداخت چک را
مشخص کنید.

می توانید توضیحاتی در مورد علت قسط نیز وارد کنید. در قسمت بعدی تنظیمات دفترچه اقساط را تعیین کنید و سپس بر روی
گزینه تایید کلیک کنید.

2)حذف قسط

جهت حذف اقساط آتی از این گزینه استفاده می شود. در پنجره باز شده ابتدا نوع اقساط را (وصول قسط یا پرداخت قسط) انتخاب کنید. می توانید از دو فیلتر تاریخ و یا نام طرف حساب جهت نمایش اقساط موردنظر استفاده کنید. سپس اقساط موردنظر را انتخاب
کرده و بر روی حذف قسط کلیک کنید.

3)وصول قسط بدون ثبت در معين اشخاص

از این گزینه جهت ثبت وصول اقساط بدون ثبت سند حسابداری استفاده می شود.
در پنجره باز شده ابتدا نوع اقساط را (وصول قسط یا پرداخت قسط) انتخاب کنید. می توانید از دو فیلتر تاریخ و یا نام طرف حساب
جهت نمایش اقساط موردنظر استفاده کنید. سپس اقساط موردنظر را انتخاب کرده و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.

4)دریافت قسط (ثبت سند)

عملکرد این بخش مانند بخش قبلی است با این تفاوت که در این گزینه می توانید وصول نقدی اقساط را ثبت کنید. پس از انتخاب اقساط موردنظر، قسمتی از مبلغ قسط را که نقداً پرداخت شده در قسمت نقدی ثبت کرده و سپس صندوق و یا تنخواه گردانی که مبلغ به آن اضافه شده را انتخاب کنید. مابقی مبلغ قسط را در قسمت کارتخوان وارد کرده و بر روی دکمه تایید کلیک کنید.

5)اصلاح اعلام وصول

از این گزینه جهت اصلاح و عودت اقساط استفاده می شود.
در پنجره باز شده ابتدا نوع اقساط را (وصول قسط یا پرداخت قسط) انتخاب کنید. می توانید از دو فیلتر تاریخ و یا نام طرف حساب جهت نمایش اقساط موردنظر استفاده کنید.
سپس اقساط موردنظر را انتخاب کرده و بر روی گزینه اصلاح و عودت کلیک کنید.

محاسبه و تسویه مالیات بر ارزش افزوده

این بخش یکی از مهم ترین بخش های عملیات مالی به شمار می رود.
به موجب قانون ماليات بر ارزش افزوده موديان مكلفند اظهارنامه هر دوره مالياتي را ظرف مدت مقرر تسليم و ماليات متعلق به دوره را پس از كسر (تهاتر)، ماليات هايي كه پرداخت كرده اند و قابل كسر مي باشد به حساب تعيين شده سازمان امور مالياتي
واريز نمايند.
به جهت تسریع این امر امکاناتی در نرم افزار هلو قرار دارد که در این بخش بررسی می شود.

محاسبه

در پنجره باز شده می توانید با کلیک بر روی گزینه محاسبه و سپس انتخاب گزینه محاسبه، ریز عملیات مالیاتی واحد تجاری را
مشاهده کنید. با کلیک بر روی گزینه تایید مبلغ این فرم وارد پنجره مالیات بر ارزش افروده می شود.

سند تهاتر

پس از محاسبه مالیات بر ارزش افزوده باید سندی با نام سند تهاتر ثبت شود. جخت ثبت این سند ابتدا دوره مالی موردنظر را انتخاب کنید و سپس بر روی گزینه صدور سند حسابداری تهاتر و گزینه ثبت کلیک کنید. در پنجره بعدی با وارد کردن تاريخ و انتخاب سرفصل
و تاييد فرم، سند حسابداري تهاتر براي آن دوره مالياتي ثبت مي گردد.

سند تسویه

بعد از مرحله تهاتر و براي تسويه مانده حساب طرف حسابي كه با آن تهاتر انجام شده مي بايست سند تسويه ثبت شود. ابتدا دوره مالياتي مورد نظر را انتخاب کرده و با کليک بر روي دکمه تسويه و سپس گزينه ثبت، سند تسویه را ثبت کنید. سيستم فرم امور مالي
را نمايش داده كه با وارد کردن اطلاعات دريافت یا پرداخت، سند تسويه ثبت مي شود.

اظهارنامه مالیاتی

جهت ایجاد اظهارنامه مالیاتی در نرم افزار هلو ابتدا باید دوره مالیاتی موردنظر را انتخاب کرده و سپس  بر روی گزینه اظهارنامه مالیاتی و گزینه ثبت، کلیک کنید.
در پنجره نمایش داده شده، شماره تسلیم و تاریخ اظهارنامه را تعیین کرده و بر روی گزینه تایید کلیک کنید.
دقت داشته باشید که اين عمليات در سيستم اختياري بوده ، فقط حالت گزارشي دارد و براي آن سند حسابداري صادر نمي شود.

جمع بندی

عملیات مالی یکی از مهم ترین بخش های حسابداری واحد های تجاری به حساب می رود.
در این پست سعی شد تا نحوه ثبت عملیات مالی در نرم افزار هلو برای شما توضیح داده شود. امیدواریم که از مطالب این پست
استفاده کنید.