آموزش نرم افزار هلو(بخش اول)
مقدمه
امروزه نرم افزارهای حسابداری نقش مهم و کاربردی در علم حسابداری دارند و احاطه داشتن بر این نرم افزارها از مهم ترین ویژگی های حسابداران مدرن است. در پست های قبلی با ویژگی های نرم افزار هلو آشنا شدیم و امروز می‌خواهیم در یک مجموعه مقاله با طرز کار با نرم افزار هلو آشنا شویم. در بخش اول آموزش نرم افزار هلو، با چگونگی ورود اطلاعات ابتدای دوره آشنا می شویم.
با سایت ما همراه باشد.
نکته: برای تصاویر این پست از نسخه آموزشی نرم افزارهلو استفاده شده که تفاوت چندانی با سایر نسخه ها ندارد.
مراحل کار با نرم افزار هلو
به طور کلی مراحل کار با نرم افزار هلو به سه بخش تقسیم می شود:
- عملیات اول دوره
- عملیات طی دوره
- بستن حساب ها
عملیات اول دوره
اولین مرحله کار با نرم افزار هلو، وارد کردن اطلاعات واحد تجاری جهت شروع به کار است.
این اطلاعات شامل سر فصل های حسابداری، موجودی کالای انبار یا فروشگاه، طرف حساب ها، حساب های بانکی، تنخواه گردان،
صندوق و چک ها هستند.
اکنون به بررسی روش ثبت این اطلاعات می‌پردازیم.
سرفصل های حسابداری
برای مشاهده و تعریف سر فصل های حسابداری در نرم افزار هلو باید از مسیر اطلاعات اول دوره/سرفصل جدید اقدام کنید. سرفصل های حسابداری در سه دسته سرفصل های کل (به رنگ قرمز)، سرفصل های معین (به رنگ سبز) و سرفصل تفصیلی (به رنگ آبی)، تقسیم شده است.
جهت ایجاد سرفصل جدید می توانید با فشردن کلید F7 یا کلیک بر روی گزینه تعیین حساب جدید، اقدام کنید.
در این بخش سه گزینه ورود کد کل، ورود کد معین و ورود کد تفصیلی وجود دارد که با استفاده از آن ها می توانید سرفصل های
حسابداری مورد نظر را ایجاد کنید.
معرفی کالاها
جهت سهولت در استفاده و جستجو، در نرم افزار هلو کالاها در 3 سطح طبقه بندی می شوند:
سطح اول: گروه اصلی
گروه اصلی اولین سطح طبقه بندی کالاها است و در نرم افزار هلو تا 100 گروه اصلی قابل تعریف است. در چگونگی گروه بندی دقت فراوانی نیاز است زیرا طی کار با برنامه به هیچ عنوان امکان تغییر گروه های اصلی کالاها وجود ندارد. چگونگی گروه بندی به نوع فعالیت و تشخیص حسابدار مربوط است. از گروه بندی اصلی می توان برای طبقه بندی قسمت های مختلف واحد تجاری (مثلا
تولیدی، خدماتی، بازرگانی و…) استفاده کرد.
سطح دوم: گروه فرعی
دومین سطح از طبقه بندی کالاها، گروه فرعی است. برای هر گروه اصلی 100 گروه فرعی قابل تعریف است.
از این گروه بندی می توان برای طبقه بندی بهتر محصولات و کالاها استفاده کرد.
براي تعريف گروه هاي اصلي و فرعي از مسير اطلاعات اول دوره/کالاي اوليه انبار / گروه بندي كالا اقدام نماييد.
در این پنجره میتوانید با انتخاب گروه اصلی یا فرعی و با فشردن کلید F7 و یا کلیک بر نماد مشخص شده گروه مورد نظر را تعریف کنید.
سطح سوم: تعریف کالا
بعد از تعریف گروه های اصلی و فرعی میتوانید تا 1000 کالا را در هر گروه فرعی تعریف کنید. جهت تعريف کالا بايد از مسير اطلاعات اول دوره/ کالاي اوليه انبار/ کالاي اوليه انبار اقدام نماييد. سپس در پنجره باز شده، گروه اصلی و فرعی مربوطه را انتخاب کنید و با فشردن کلید F7 و یا کلیک بر روی نماد مشخص شده، وارد پنجره معرفی کالا شوید. در این پنجره بابد نام و کد کالا را وارد کنید. اگر
تیک گزینه کد اتوماتیک فعال باشد سیستم به صورت خودکار به کالای وارد شده، کدی را تخصیص می دهد.
اجزای پنجره کالا
1- مشخصات کالاها
پنجره کالا برای وارد کردن مشخصات کالاها به سه سربرگ تقسیم شده است:
1- مشخصات اصلی: در این سربرگ، مشخصاتی مانند میانگین قیمت خرید، میانگین قیمت فروش، تعداد کالا و شرایط مالیات و
عوارض تعیین می شود.
نکته قابل توجه این است که ورود مستقیم اطلاعات در قسمت های قیمت خرید و تعداد تنها در ابتدای دوره قابل انجام است و بعد از پایان عملیات اول دوره تنها با ثبت فاکتور خرید قابل تغییر است. اگر کالا در ابتدای دوره موجودی داشته باشد، وارد کردن میانگین قیمت خرید الزامی است. منظور از قیمت فروش، قیمت فروش یک واحد از کالاست. در بخش توضيحات نیز مي توانيد توضيحاتي را
در رابطه با كالا ثبت نماييد.
2- مشخصات فنی: در این بخش اطلاعات فنی کالا ثبت می شود. در قسمت تاریخ، تاریخ ثبت کالا وارد می شود. در قسمت مکان، محل قرارگیری کالا ثبت می شود. در بخش مدل و سازنده نیز، مدل و سازنده محصول ثبت می شود.در قسمت مشخصات فني مي توانيد 6 مشخصه فني مختلف براي کالا ثبت نمود كه در گزارشات كالا از آنها استفاده مي شود. براي تغييرنام مشخصات فني
مي توانيد از مسير اطلاعات اول دوره/ تنظيمات نرم افزار/ كالا/ كار خدماتي اقدام نماييد.
3- مشخصات تنظیمی: در قسمت مشخصات تنظيمي تعداد حداقل و حداكثر كالا وارد می شود. در قسمت حداقل مقدار نقطه سفارش کالا یعنی حدي که تعداد کالا نبايد از آن کمتر شود و در قسمت حداكثر، مقدار حداکثر تعداد کالايي که مي تواند در انبار وجود داشته باشد، وارد مي گردد. چنانچه در اثر خرید یا فروش تعداد کالا از این تعداد کمتر یا بیشتر شود، برنامه پیغام خواهد داد.
اصلاح و حذف كالا
براي اصلاح نام کالا، آن را انتخاب و سپس بر روی گزینه اصلاح نام کليک نماييد. با كليك بر روي دكمه حذف كالا مي توانيد آن را
حذف نماييد.
امکانات
با کلیک بر روی امکانات و یا فشردن کلید F10 بخش امکانات باز می شود.
در این بخش شما می توانید از امکانات زیر استفاده کنید:
1- جستجوی کالا
با انتخاب اين گزينه يا فشردن كليد F3 يا وارد نمودن هركدام ازحروف صفحه كليد در قسمت نام كالا, فرم جستجو ظاهر مي شود. جستجو به صورت پيش فرض براساس عنوان کالا (حروف الفبا) است، جهت تغيير نوع جستجو از نام به کد و بالعکس از كليد F5
استفاده نماييد.
2- واحد کالا
جهت فعال نمودن امكان واحد كالا در اول دوره بايد گزينه نمايش واحد كالا را از مسير اطلاعات اول دوره/ تنظيمات نرم افزار/ فاكتور/ كالا را انتخاب كرده و سپس گزينه “نمايش واحد كالا در فاكتور” را فعال نماييد. سپس در قسمت اطلاعات اول دوره/ كالاي اوليه انبار/ كالاي اوليه انبار / امكانات/ واحد كالا با استفاده ازكليد Enter ، سطر جديدي ايجاد نماييد. ابتدا نام واحد اندازه گيري كالا، سپس در
ستون تعداد هر واحد، تعداد در يک واحد را وارد نماييد.
برای مثال، اگر در یک کارگاه نجاری، میخ ها هم به صورت عددی و هم به صورت بسته ای استفاده می شود، باید واحد کوچکتر(در اين جا با نام “عدد”) به عنوان واحد اصلي تعريف و تعداد در هرواحد 1 در نظر گرفته شود، سپس واحد بزرگتر که همان “بسته” باشد با تعداد در هر واحد برای مثال 100 تعريف گردد. حال در زمان وارد کردن تعداد کالا، اگر واحد عدد باشد با وارد کردن 3، سه عدد میخ
ثبت می شود و اگر واحد بسته باشد، 300 عدد میخ ثبت می شود.
3- کد های کالا
در این بخش میتوانید علاوه بر کد اولیه، کدهای دیگری نیز برای کالا ثبت کنید.
4- پرینت بارکد
در این قسمت میتوانید بارکد کالاها را چاپ کنید.
5- عکس کالا
در این بخش میتوانید برای کالا عکس انتخاب کنید.
معرفی طرف حساب ها
بعد از معرفی کالاها، اکنون نوبت معرفی طرف حساب هاست. جهت معرفی طرف حساب ها باید از مسیر اطلاعات اول دوره/معرفی طرف حساب ها اقدام نمایید. سپس می توانید در پنجره باز شده با فشردن کلید F7 و یا کلیک بر گزینه طرف حساب جدید، وارد
پنجره معرفی طرف حساب جدید شوید. در این پنجره می توانید نام و تراز نسیه اول دوره طرف حساب را وارد کنید.
منظور از تراز نسيه اول دوره این است که اگر شخصي، به شما بدهکار يا از شما بستانکار است در اين قسمت باید مبلغ و نوع آن را در پايين نام او وارد مي کنيد. توجه داشته باشید که اين گزينه فقط در اول دوره فعال مي باشد و در طی دوره تنها با ثبت های
حسابداری می توان این مبلغ را تغییر داد.
اجزای پنجره طرف حساب
مشخصات طرف حساب
پنجره طرف حساب جهت وارد کردن مشخصات به چهار سربرگ تقسیم شده است:
1- مشخصات شخصی: در این سربرگ می توانید اطلاعات تماس، اطلاعات شخصی، کد اقتصادی، شغل و آدرس طرف حساب را وارد کنید. همچنین در بخش طبقه بندی می توانید طرف حساب ها را بر اساس منطقه دسته بندی کنید. برای ایجاد منطقه جدید باید از
مسیر امکانات/طبقه بندی جدید اقدام کنید.
2- مشخصات مالی: اطلاعات مالی طرف حساب مانند درصد تخفیف، جمع تخفیفات تاکنون و همچنین حد اعتبار در این سربرگ نشان داده می شود. درصد تخفیف وارد شده در این بخش در تمامی فاکتورهایی که در آینده به نام طرف حساب مورد نظر ثبت می شود،
منظور می گردد. همچنین در بخش مانده بدهکار می توانید تراز نسیه اول دوره را تغییر دهید.
3- تعریف نوع حساب: در این سربرگ اطلاعاتی مانند نوع رابطه واحد تجاری با طرف حساب (خریدار، فروشنده و یا واسطه)، حقیقی
یا حقوقی بودن، ایرانی یا خارجی بودن و وضعیت حضور در لیست سیاه ثبت می شود.
4- مشخصات بانکی: در این سربرگ می توانید با کلیک روی گزینه مشخصات بانکی جدید، مشخصات بانکی طرف حساب مانند نام
بانک، شماره حساب، شماره شعبه و… را وارد کنید.
معرفی صندوق و تنخواه گردان
چهارمین مرحله از مراحل آماده سازی نرم افزار در ابتدای دوره، معرفی صندوق ها و تنخواه گردان های واحد تجاری است. در این
مرحله با دو قسمت گروه صندوق و گروه تنخواه گردان مواجه می شویم.
گروه صندوق
قبل از معرفی صندوق ها، ابتدا باید گروه صندوق مورد نظر را تعریف کنید. شما می توانید از مسیر اطلاعات اول دوره/صندوق و تنخواه گردان/گروه صندوق وارد پنجره گروه صندوق شوید. در نرم افزار هلو یک گروه صندوق پیشفرض به نام “صندوقها” وجود دارد. شما می توانید گروه های دیگری را نیز با فشردن دکمه F7 و یا کلیک بر روی گزینه “جدید”، ایجاد کنید.
صندوق
پس از افزودن گروه صندوق مورد نظر، جهت ایجاد صندوق باید از مسیر اطلاعات اول دوره/صندوق و تنخواه گردان/صندوق،
اقدام نمایید. در پنجره باز شده بعد از انتخاب گروه صندوق مورد نظر، می توانید با فشردن کلید F7 و یا کلیک بر روی گزینه جدید، صندوق
جدیدی را ایجاد کنید.
گروه تنخواه گردان
همانند معرفی صندوق، جهت معرفی تنخواه گردان ابتدا باید گروه تنخواه گردان مورد نظر را ایجاد کرد.
شما می توانید از مسیر اطلاعات اول دوره/صندوق و تنخواه گردان/گروه تنخواه گردان وارد پنجره گروه تنخواه گردان شوید. در این پنجره مثل گروه صندوق یک گروه پیش فرض به نام “تنخواه گردانها” وجود دارد و شما می توانید با فشردن کلید F7 و یا کلیک بر
روی گزینه جدید، گروه جدیدی را ایجاد کنید.
تنخواه گردان
پس از افزودن گروه تنخواه گردان مورد نظر، جهت ایجاد تنخواه گردان باید از مسیر اطلاعات اول دوره/صندوق و تنخواه گردان/ تنخواه گردان، اقدام نمایید. در پنجره باز شده بعد از انتخاب گروه تنخواه گردان مورد نظر، می توانید با فشردن کلید F7 و یا کلیک بر
روی گزینه جدید، تنخواه گردان جدیدی را ایجاد کنید.
معرفی حساب های بانکی
پس از معرفی صندوق و تنخواه گردان نوبت به معرفی حساب ها می رسد.جهت معرفی حساب های بانکی واحد تجاری از مسیر اطلاعات اول دوره/ معرفي حساب ها و چك ها / افتتاح حساب بانکي اقدام کنید. در پنجره باز شده، با فشردن کلید F7 و یا کلیک بر
روی گزینه افتتاح حساب می توانید حساب جدیدی را تعریف کنید.
در پنجره باز شده، در قسمت “نام بانک”، نام بانکی که در آن حساب دارید را وارد کنید. اگر بانک مورد نظر شما در لیست بانک های پیش فرض نرم افزار نبود، می توانید با فشردن کلید F9 و یا کلیک بر روی گزینه بانک جدید، بانک مورد نظر خود را وارد کنید.
در بخش “گروه بانک” می توانید بانک ها را گروه بندی کنید. در نرم افزار هلو به صورت پیش فرض گروه بانک های ریالی وجود دارد اما شما می توانید با کلیک بر روی گزینه “گروه بانک جدید”، گروه بانک های دیگری را نیز تعریف کنید. همچنين بايد سرفصل معين اسناد پرداختني و سرفصل معين اسناد دريافتني كه مي خواهيد اين حساب زير مجموعه آنها قرار بگيرد را انتخاب نماييد. با کلیک بر
روی گزینه های “گروه اسناد دریافتنی” و “گروه اسناد پرداختنی” می توانید گروه های جدیدی را تعریف کنید.
اطلاعات ديگري از قبيل شماره حساب، نام شعبه و شماره شعبه و در انتها نوع حساب جاري يا پس انداز را مشخص نماييد. دقت فرماييد در صورت انتخاب گزينه پس انداز، امكان تعريف چك از اين حساب وجود ندارد و فقط مي توان وجه نقد به آن واريز نموده
و يا برداشت نماييد.
در صورتی که حساب بانکی مورد نظر به کارت خوان متصل است، می توانید با فعال سازی گزینه “حساب متصل به کارت خوان” این مسئله را در نرم افزار ثبت کنید. پس از فعال سازی این گزینه باید اطلاعاتی مانند کارمزد، سقف قیمت و تنظیمات کارت خوان را نیز
وارد کنید.
ثبت موجودی حساب های بانکی، صندوق و تنخواه گردان
پس از معرفی حساب های بانکی، صندوق و تنخواه گردان، باید موجودی اول دوره آن ها را وارد کنید.
جهت انجام این کار، از مسیر اطلاعات اول دوره/معرفی حساب ها و چک ها/موجودی بانک ها و صندوق ها اقدام کنید.
معرفی چک ها
جهت معرفی چک ها باید از مسیر عملیات اول دوره/معرفی حساب ها و چک ها/چک ها اقدام کنید.
در عملیات اول دوره در نرم افزار هلو چک ها به دو دسته “چك هاي داده شده و گرفته شده – سال قبل” و “چک هاي داده شده يا
گرفته شده از سرفصل سال قبل” تقسیم شده اند.
چك هاي داده شده و گرفته شده – سال قبل
در این فرم چک ها گرفته شده و داده شده به طرف حساب ها که هنوز وصول نشده، ثبت می شود. اما چون مبلغ این چک ها قبلا در معین طرف حساب محاسبه شده، مبلغ چک مربوطه به معین طرف حساب اضافه یا از معین طرف حساب کسر نمی شود. در واقع این فرم برای روشن شدن این موضوع است که چک به نام چه کسی است و در سابقه هر مشتری بتوان چک های مربوطه به وی را
مشاهده کرد.
چک هاي داده شده يا گرفته شده از سرفصل سال قبل
در این فرم چک های گرفته شده یا داده شده وصول نشده در سال قبل، که به نام طرف حساب نیست و هزینه خاصی با آن پرداخت
شده، ثبت می شود. برای مثال جهت خرید اثاثیه یا تجهیزات از آن استفاده شده است.
اطلاعات ورودی جهت معرفی چک ها
جهت ورود چک ها، اطلاعات زیر باید وارد شود:
- پشت نمره: در این بخش شماره رديف دفتر اسناد دريافتني که پشت نمره چک نيز ناميده مي شود، درج مي گردد.
از این گزینه می توان جهت دسترسی آسان و سریع به چک ها استفاده کرد. - تاریخ صدور: تاريخي است كه چك را به طرف حساب پرداخت يا از وي دريافت نموده و مي تواند تاريخ سند افتتاحيه باشد.
- نام طرف حساب: در اين قسمت بايد نام طرف حساب مورد نظر، از ليست طرف حسابهاي معرفي شده جستجو، انتخاب و تأييد
گردد. وارد کردن این بخش تنها در “چك هاي داده شده و گرفته شده – سال قبل” لازم است. - نام بانک: در ليست اسناد پرداختي يا دريافتي، مي توان نام بانك را فقط از ليست حسابهاي بانكي كه در فرم معرفي حسابها و
اسناد معرفي گرديده، انتخاب نمود. - شماره چک: در این بخش شماره سند بانکی چک مربوطه را وارد کنید.
- شماره حساب: در این بخش شماره حساب مورد نظر را وارد کنید.
- تاریخ سررسید: در این قسمت تاریخ سررسید چک را وارد کنید.
- مبلغ چک: مبلغ چک مورد نظر را در این بخش وارد کنید.
تهیه نسخه پشتیبان
در نرم افزار هلو جهت جلوگیری از دست رفتن اطلاعات وارد شده به علت مشکلات نرم افزاری یا سخت افزاری امکان تهیه نسخه
پشتیبان وجود دارد. جهت تهیه نسخه پشتیبان باید از مسیر اطلاعات اول دوره/تهیه و بازیابی کپی پشتیبان اقدام کنید.
شما می توانید نسخه پشتیبان را تنها مخصوص یک شماره سریال نرم افزار تهیه کنید. در این صورت این نسخه تنها توسط شماره
سریال مربوطه باز می شود.همچنین می توانید نسخه پشتیبان را رمزگذاری کنید.
انتهای عملیات اول دوره
شما می توانید جهت مشاهده و بررسی تمامی اطلاعات وارد شده از مسیر عملیات اول دوره/انتهای عملیات اول دوره اقدام کنید. در این فرم تمامی اطلاعات وارد شده اعم از کالاها، طرف حساب ها، حساب های بانکی و چک ها نمایش داده می شود. همچنین شما می توانید تاریخ تنظیم سند افتتاحیه را در این فرم وارد کنید. توجه فرمایید که در طی دوره قبل از تاریخ نمی توانید سندی را ثبت
کنید.
در صورتی که از صحت اطلاعات مربوطه اطمینان حاصل شد، ابتدا یک نسخه پشتیبان تهیه کنید (جهت جلوگیری از اشتباهات
احتمالی) و سپس بر روی گزینه تایید کلیک کنید. سند افتتاحیه با شماره 1 به شکل اتوماتیک ثبت می شود و برنامه بسته می شود.
پس از بازکردن دوباره برنامه کلیه منوها فعال شده است و برنامه آماده ورود اطلاعات طی دوره است.
ثبت سند افتتاحیه به صورت دستی
اگر باتوجه به سيستم حسابداي خود نياز داريد تا سند افتتاحيه را خودتان به صورت دستي تنظيم نماييد بايد از منوي اطلاعات اول دوره/ تنظيمات نرم افزار/امنيتي/ ثبت سند افتتاحيه را روي گزينه “دستي” تنظيم نموده و از برنامه خارج و دوباره وارد شويد. در اين حالت منو اطلاعات اول دوره تغيير خواهد نمود و گزينه “ثبت سند افتتاحيه” اضافه خواهد شد. توجه داشته باشید که استفاده از این
گزینه تنها زمانی پیشنهاد می شود که از یک حسابدار خبره جهت ورود اطلاعات اول دوره استفاده می کنید.
جمع بندی
ورود اطلاعات اول دوره اولین و مهم ترین بخش از روند کار با نرم افزار هلو است. ورود اطلاعات اول دوره به عنوان یک پروژه حسابداری در بازار کار حسابداری شناخته می شود و فرصتی مناسب برای درآمدزایی دانشجویان و حسابداران پاره وقت است.
امیدواریم از این پست آموزشی بهره لازم را برده باشید. منتظر بخش دوم آموزش نرم افزار هلو باشید.
